Office Manager till Pembroke

2 days ago

Stockholm, Sweden Academic Work Sweden AB Full time

Är du en självgående och ansvarsfull lagspelare med en passion för god service? Pembroke söker en högmotiverad Office Manager till sitt Stockholmskontor Här får du chansen att hantera alla administrativa och operativa uppgifter, stödja Nordenchefen och skapa en härlig arbetsmiljö för dina kollegor. Här har du möjligheten att växa i en dynamisk och inkluderande arbetsmiljö. Sök redan idag - Urval sker löpande

OM TJÄNSTEN
Pembroke är en internationell fastighetsrådgivare som förvärvar, utvecklar och förvaltar fastigheter och deras närliggande områden. De söker nu en högmotiverad Office Manager för att hantera alla administrativa och operativa uppgifter för Stockholmskontoret samt agera administrativt stöd till Nordenchefen. Detta inkluderar att tillhandahålla både allmän kontorshantering och administrativt stöd, inklusive kalenderhantering, resebokning, hantering av utgifter och fakturor, budgethantering, underhåll av kontorsmaterial och filer, kontakt med leverantörer och konsulter samt att välkomna kontorsgäster. Du är med och skapar en härlig arbetsmiljö för dina kollegor, vilket kan handla om allt från att piffa mötesrum och gemensamma ytor så att de ser trevliga och välkomnande ut, till att säkerställa att tekniken på kontoret fungerar.

Hos Pembroke erbjuds du bland annat en arbetsgivare med lika möjligheter. De anser att det mest effektiva sättet att attrahera, utveckla och behålla en mångsidig arbetskraft är att bygga upp en bestående kultur av inkludering och tillhörighet.

ARBETSUPPGIFTER

Arbetsuppgifter

Den ena dagen kommer inte att vara den andra lik, därför är det viktigt att du trivs i en roll där du är spindeln i nätet, arbetar självständigt och kan ta egna initiativ för att hitta lösningar på problem. Övriga administrativa arbetsuppgifter som ingår i rollen:
- Besvara telefon, ta emot/beställa leveranser, posthantering.
- Administrativt stöd till Nordenchefen, vilket innebär att koordinera och planera rese- och mötesarrangemang samt ha helhetsansvar för kalender och planering av chefens tid
- Vara ansvarig för informationshantering, inklusive Teams och Box online-arkivering, manuell arkivering av kontorsrelaterade dokument och arkivering av kontrakt och andra dokument (digitala och papperskopior).
- Tillhandahålla allmänt administrativt stöd till det lokala Pembroke-kontoret och interna besökare samt samordna affärsresor till Stockholm med andra globala Pembroke-assistenter.
- Ansvara/planera event vid t ex personalaktiviteter, frukostar, onboarding av nya medarbetare etc.
- Stödja samordningen av hyresgästarrangemang.
- Hantera introduktionen av nya medarbetare.

VI SÖKER DIG SOM
- Har minst 3 års arbetslivserfarenhet inom liknande roll eller inom en administrativ och koordinerande roll som exempelvis Executive Assistant där ansvar och god service gentemot kunder och kollegor varit ledorden.
- Har avancerad kunskap om alla Microsoft Office-produkter, specifikt Word, Excel, PowerPoint och Project
- Har mycket goda kunskaper i det svenska och engelska språket i tal och skrift. Engelska är koncernspråket.
- Har utmärkta organisatoriska och projektledningsfärdigheter samt stark uppmärksamhet på detaljer.

Det är meriterande för tjänsten om du har:
- Erfarenhet inom gästfrihets- och/eller fastighetsbranschen.

För att lyckas i rollen har du följande personliga egenskaper: Du brinner för god service och är en ansvarsfull och självgående lagspelare med en kommunikativ förmåga att på ett professionellt sätt interagera med ledning/chefer på hög nivå, både internt och externt. Du har ett intresse för att lära dig mer om fastighetsbranschen och en hög organisations- och projektledningsförmåga där du gillar att arbeta effektivt med flera projekt och åtaganden samtidigt. Dessutom bör du sträva efter att följa Pembrokes kärnvärden som är att sträva efter excellens, uppnå med integritet och alltid samarbeta.

Vår rekryteringsprocess

Denna rekryteringsprocess hanteras av Academic Work och vår kunds önskemål är att alla frågor rörande tjänsten skickas till Academic Work. Vi tillämpar löpande urval och kommer plocka ner annonsen när tillräckligt många kandidater har nått slutskedet i rekryteringsprocessen. Rekryteringsprocessen innehåller två urvalstest: ett personlighetstest och ett test i kognitiv förmåga. Testerna är ett verktyg för att kunna hitta den kandidat med högst potential för tjänsten samt främja jämlikhet, mångfald och en rättvis rekryteringsprocess.

INFORMATION OM FÖRETAGET
Pembroke är specialiserade på centralt belägna kontorsfastigheter och fastigheter som innehåller en blandning av kontor, butiker och lägenheter i ledande storstäder runtom i världen. Med kontor i Stockholm, Boston, London, München, Sydney, Tokyo, San Francisco och Washington DC förvaltar de fastigheter i Nordamerika, Europa och Asien- Stillahavsområdet med en totalyta på cirka 802 000 kvadratmeter.

  • Högmotiverad Office Manager

    19 hours ago

    Stockholm, Stockholm, Sweden Academic Work Sweden AB Full time

    Vår grundtank är att skapa en positiv arbetsmiljö där alla anställda har möjlighet att växa och utvecklas inom sin roll. Vi söker nu en högmotiverad Office Manager till sitt Stockholmskontor som kan bidra till vår vision.FörutsättningarMinst 3 års arbetslivserfarenhet inom liknande roll eller inom en administrativ och koordinerande...

  • Administrativt Stöd i Stockholmskontoret

    19 hours ago

    Stockholm, Stockholm, Sweden Academic Work Sweden AB Full time

    Pembroke är en internationell fastighetsrådgivare som driver affärsverksamhet världen över. Vår strategi bygger på att skapa långsiktiga vänskapsrelationer med våra kunder, vilket gör det möjligt för oss att hjälpa dem att utveckla och förvalta deras fastigheter.ArbetsuppgifterBesvara telefon, ta emot/beställa leveranser,...

  • Office Manager

    2 weeks ago

    Stockholm, Sweden Broadridge Trading and Connectivity Solutions AB Full time

    Broadridge is hiring! We are seeking an Office Manager to join our growing team in Stockholm! We are looking for someone to assist the Site Leader, local Leadership Team, HR, IT Support and associates when they need help. Responsibilities · Own the security and reception zone; · Day-to-day contact with property managers, suppliers and vendors; ·...

  • Front Office Operations Manager

    5 days ago

    Stockholm, Stockholm, Sweden Sheraton Stockholm Hotel Full time

    OverviewThe Sheraton Stockholm Hotel is a renowned luxury hotel in the heart of Sweden's capital, offering an exceptional guest experience. We are seeking a highly motivated and experienced Front Office Manager to lead our front desk operations and ensure seamless service delivery.This role involves overseeing daily front office operations, managing the...

  • Office Manager

    2 weeks ago

    Stockholm, Sweden Ninjas in Pyjamas Gaming AB Full time

    We are Ninjas in Pyjamas, probably the worlds most legendary esports team.Born in 2000 with Counter-Strike in our blood, we have pioneered the esports scene since its inception. We earned our stripes by competing at the very top level across almost a dozen game titles and we never lose — we only win or learn. Our vision is to bring gaming culture to a...

  • Grants Manager

    21 hours ago

    Stockholm, Sweden Insamlingsstift Kvinna Till Kvinna Full time

    Do you have a passion for international development and experienced in handling donor relations and ensuring compliance? Do you speak fluent French? Then this could be the role for you! We are looking for a skilled and detail-oriented Grants Manager to step in and support our team during a maternity cover. This is a opportunity to contribute to our mission...

  • Front Office Manager

    1 week ago

    Stockholm, Sweden Förvaltnings AB Tegelbacken Full time

    Step into a role that redefines excellence at the Sheraton Stockholm Hotel, a hallmark of hospitality since 1971 in the heart of Sweden's bustling capital. Aligned with our innovative owners Archer Hotel Management and Marriott International, we merge rich cultural history with modern luxury and a deep dedication to sustainability. We are now looking for...

  • Office Manager Roll med Ansvar

    7 days ago

    Stockholm, Stockholm, Sweden Rp Rekrytering Bemanning AB Full time

    I rollen som Office Manager ansvarar du för den dagliga driften på kontoret för båda bolagen. Du skapar en trivsam arbetsmiljö och sprider energiDe huvudsakliga arbetsuppgifterna innefattar:Daglig drift på kontoret genom att se till att det ser rent och snyggt ut.Sätta på kaffe och ta in/ut från diskmaskin.Ansvara för inköp av kontorsmaterial,...

  • Accounting Manager

    2 days ago

    Stockholm, Sweden Insamlingsstift Kvinna Till Kvinna Full time

    Are you an experienced Accounting Manager with a passion for sustainable financial management? Kvinna till Kvinna is looking for a detail-oriented and strategic Accounting Manager to lead our accounting operations and financial systems. If you thrive in a collaborative environment and want to make a real impact, we’d love to hear from you! Deadline for...

  • Office Operations Coordinator

    6 days ago

    Stockholm, Stockholm, Sweden Academic Work Sweden AB Full time

    Company OverviewWe are a leading international company in the gaming industry, dedicated to creating innovative and engaging experiences for our clients. Our Stockholm office is a hub of activity, with a dynamic and social work environment that fosters collaboration and creativity.Job DescriptionAs an Office Coordinator, you will play a critical role in...

  • Compliance Officer Manager

    2 days ago

    Stockholm, Stockholm, Sweden ASSA ABLOY AB - Stockholm Full time

    Job Description:We are seeking an experienced Chief Compliance Officer to oversee the implementation of our compliance policies, directives, and guidelines within areas of Anti-trust and Competition law, Anti-Bribery and Corruption, and Trade Compliance.Key Responsibilities:Create Key Performance Indicators (KPIs) for measuring the effectiveness of our...

  • Office Manager

    1 week ago

    Stockholm, Sweden Seemly Finance & Search AB Full time

    Next Advokater söker en trygg och självgående Office Manager med ansvar för att hålla kontoret välorganiserat och fungerande. Rollen passar dig som trivs med att kombinera service och administration.Du hanterar kontorets behov och avlastar ekonomichef, advokater och jurister. Rollen innefattar även att samordna vår studentpool (utan personalansvar)....

  • Chief Treasury Officer

    4 days ago

    Stockholm, Stockholm, Sweden Interim Search Full time

    Job Title: Chief Treasury OfficerWe are looking for a skilled Chief Treasury Officer to lead our expanding treasury team. As the Head of Treasury, you will be responsible for driving the treasury agenda, managing liquidity across our group companies, and overseeing hedging instruments.About UsInterim Search is a leading provider of interim management...

  • Office Manager till uppdrag på tre månader!

    2 weeks ago

    Stockholm, Sweden Rp Rekrytering Bemanning AB Full time

    SNABBFAKTA Omfattning: HeltidArbetstider: Måndag till fredag kl.08-17.00.Ort:Centrala StockholmStartdatum: OmgåendeAnställningsform:Särskild visstidsanställning.Detta är ett konsultuppdrag via Inte Bara Post Bemanning som sträcker sig tre månader fram.Arbetet utförs på kontoret, ej hybrid. DIN FRAMTIDA ARBETSPLATS Våra kunders...

  • Office Manager till uppdrag på tre månader!

    1 week ago

    Stockholm, Sweden Rp Rekrytering Bemanning AB Full time

    SNABBFAKTA Omfattning: HeltidArbetstider: Måndag till fredag kl.08-17.00.Ort:Centrala StockholmStartdatum: OmgåendeAnställningsform:Särskild visstidsanställning.Detta är ett konsultuppdrag via Inte Bara Post Bemanning som sträcker sig tre månader fram.Arbetet utförs på kontoret, ej hybrid. DIN FRAMTIDA ARBETSPLATS Våra kunders...

  • Front Office Chef

    19 hours ago

    Stockholm, Stockholm, Sweden Grand Hôtel Stockholm - Stockholm Full time

    Rollbeskrivning Senior Front Office SupervisorVi letar efter en erfaren och engagerad Senior Supervisor som vill ta ansvar för driften och ledningen av vår reception tillsammans med Front Office och Assistant Front Office Manager. I den här rollen kommer du att vara en central person i det dagliga arbetet med att utveckla och genomföra rutiner och...

  • Office Coordinator to a tech-company in the gaming industry!

    7 days ago

    Stockholm, Sweden Academic Work Sweden AB Full time

    In the role as Office Coordinator, you will be an important part of the relationship with all occupants and visitors within the company. This is a short assignment of about one month. We are looking for someone who thrives in a social environment, is outgoing, and a natural morale booster! If this sounds like an exciting opportunity, don't hesitate to apply...

  • Senior Engineering Manager

    5 days ago

    Stockholm, Stockholm, Sweden Stockholm Office Full time

    Role SummaryWe are seeking an experienced Tech Lead to join our team in Stockholm. As a key member of our engineering organization, you will be responsible for leading a team of developers and making technical decisions that drive business outcomes.As a remote cloudmorian, you will have the support of our Architecture Guild and collaborate with Quality...

  • Chief Business Officer

    4 days ago

    Stockholm, Stockholm, Sweden Safello Full time

    Safello is seeking an experienced leader to join our team as a Chief Operating Officer. In this key role, you'll be responsible for managing our daily operations and collaborating closely with the CEO to shape strategic decisions.Key Responsibilities:Oversee day-to-day operations to ensure efficiency, risk management, and alignment with the company's...

  • Data Protection Officer

    5 days ago

    Stockholm, Stockholm, Sweden QBtech AB Full time

    Job SummaryWe're seeking an experienced Data Protection Officer to join our team at Qbtech AB.In this role, you will be responsible for developing and implementing Qbtech's information security strategy to protect sensitive healthcare information and maintain customer trust.You'll work closely with various teams to ensure compliance with regulatory...