Ärendesamordnare arkiv och diarium

1 week ago

Linköping, Östergötland, Sweden Linköpings kommun Full time
Tjänsten är placerad inom Socialförvaltningen som är en av åtta förvaltningar i Linköpings kommun. Socialförvaltningen ansvarar för myndighetsutövning, beställning av insatser och egen regi inom områdena individ- och familjeomsorg, LSS och socialpsykiatri. Vi säkerställer att alla invånare får det stöd som de har rätt till.Vill du förgylla vardagen och förbättra livskvaliteten för Linköpingsborna? Hos oss kan du göra en viktig skillnad och bidra till att göra Linköping till en bättre plats. Välkommen till oss

Dina arbetsuppgifter
Tjänsterna som ärendesamordnare innebär att vara verksamhetens ärendecontroller. Som ärendesamordnare förväntas du ta eget ansvar för ditt arbete och driva dina processer vidare.

Vi söker två ärendesamordnare, en till vårt diarium och en till vårt arkiv och ni kommer ha ett nära samarbete med varandra och med era övriga kollegor.

I vårt arkiv kommer du ha rollen arkivsamordnare och ingå i ett team med tre administratörer/arkivredogörare som arbetar på socialförvaltningens när- och mellanarkiv. Tillsammans ansvarar ni för den dagliga arkivverksamheten för att hålla god arkivvård. I arbetet ingår att hantera utlämnanden om allmän handling, inklusive sekretessbedömningar, iordningställa leveranser till kommunens stadsarkiv, arbeta med informationshanteringsplaner, genomföra gallringsutredningar samt att ge stöd, vägledning och svara på frågor från medarbetare rörande informationshantering. I uppdraget ingår även att utbilda medarbetare inom arkivfrågor och vara behjälplig i verksamheternas resa mot mer digitala arbetssätt, bland annat leda arbetet med omställning till e-arkiv där du samverkar med övriga professioner inom förvaltningen. Övriga administrativa arbetsuppgifter som ingår i rollen som ärendesamordnare förekommer också.

I vårt diarium kommer du ha rollen som registrator och ingå i ett team med två administratörer/registratorer. Du arbetar tillsammans med dina kollegor för att se till att socialförvaltningen hanterar allmänna handlingar på korrekt sätt. Det innebär registrering, diarieföring och inventering i myndighetens ärende- och dokumenthanteringssystem, samt att lämna ut handlingar vid behov. Du kommer bland annat att bevaka e-postlådor, ta hand om inkommande post och diarieföra både inkommande och upprättade handlingar – både allmänna offentliga och sekretessbelagda samt arkivering. Utöver det har du en viktig roll i att stötta handläggare i frågor som rör utlämnande av allmänna handlingar och annan ärendehantering. Du kommer även vara delaktig i att utbilda enskilda handläggare och grupper inom området. Övriga administrativa arbetsuppgifter som ingår i rollen som ärendesamordnare förekommer också.

Din arbetsplats
Socialförvaltningen är en ny förvaltning som bildades januari 2024. På Socialförvaltningen arbetar cirka 1500 personer och det är cirka 60 chefer.

Förvaltningens verksamhet är fördelad inom fyra avdelningar samt förvaltningsövergripande verksamhetsstöd. Det förvaltningsövergripande stödet består av enheter för ekonomi, HR, kommunikation, lokal- och säkerhet, administration samt enheten kvalitet, utveckling och digitalisering. Organiseringen av dessa stödfunktioner är under översyn. För närvarande kommer ärendesamordnare ha sin tillhörighet under enheten ekonomi, på enheten förvaltningsstöd. På förvaltningsstöd är vi en enhetschef, 17 medarbetare och en enhetssamordnare som leder det dagliga operativa arbetet. Vi har i uppdrag att ge administrativt stöd till hela förvaltningen. Utöver beskrivning av diarium och arkiv, bemannar vi dagligen en reception och har övriga administrativa uppgifter.

Enheten kommer under hösten 2025 att flytta till nybyggda lokaler i centrala Linköping.

Arbetstiden är förlagd till vardagar under kontorstid och vi tillämpar flextidsavtal för att ge dig större flexibilitet. Det finns även möjlighet till distansarbete.

Du som söker
Vi söker dig som har eftergymnasial utbildning inom exempelvis administration, juridik, offentlig förvaltning, statsvetenskap eller arkivvetenskap. Det är meriterande om du har tidigare erfarenhet av offentlig verksamhet och arbete med offentlighet och sekretess samt diarieföring och/eller arkivering beroende på vilken tjänst du söker. I tjänsten kommer du att agera administrativt stöd åt förvaltningen samt komma i kontakt med medborgare via funktionsbrevlådor vilket kräver goda kunskaper i svenska såväl muntligt som skriftligt. Du hanterar digitala verktyg och lär dig lätt nya system.

Vi ser att du som söker är självgående och noggrann, du lägger ner stor vikt vid att ditt utförda arbete håller hög kvalitet. Du planerar, organiserar och prioriterar arbetet på ett effektivtsätt. Vidare är du lugn och tillmötesgående i ditt bemötande samt har intresse och förmåga att hjälpa andra och bidrar till att leverera lösningar. Du tillför entusiasm och lust i arbetet och du påverkar såväl diskussionens inriktning som andra personers motivation. Som person ser du helheten och förstår hur din roll som ärendesamordnare påverkar den kommunala verksamheten.

Varmt välkommen med din ansökan

Övrig information
När du söker en tjänst i Linköpings kommun registrerar du din ansökan genom inloggning via e-legitimation (såsom BankID eller FrejaID) istället för e-postadress. Saknar du e-legitimation? Vänligen kontakta ansvarig HR-konsult eller chef, så hjälper de dig att registrera din ansökan.

Tillträde: Enligt överenskommelse

Anställningsform: Tillsvidareanställning

Sysselsättningsgrad: 100%

Antal lediga befattningar: 2

Ref. nr: 14663

I denna ansökan bifogar du inget personligt brev

Tillsammans formar vi framtidsstaden
Linköping är en av Europas mest innovativa städer och möjligheternas kommun. Med energi, mod och hjärta gör vi vår stad ännu bättre. Vi drivs av nyfikenheten och viljan att hitta nya lösningar. Och av att förgylla vardagen och förbättra livskvaliteten för våra invånare.

  • Enhetschef för Museisamlingar

    1 day ago

    Linköping, Östergötland, Sweden Sententia Rekrytering & Konsult AB Full time

    Vi söker nu en engagerad och framåtblickande enhetschef för att leda och utveva enheten för samlingsförvaltning. Du kommer att ha ansvaret för att bevara, tillgängliggöra och utveckla våra fantastiska samlingar.Arbetsuppgifter:Leda och utveva enheten för samlingsförvaltningHava personal- och budgetansvar för enhetens medarbetare och...

  • Enhetschef för Samlingar

    2 weeks ago

    Linköping, Östergötland, Sweden Sententia Rekrytering & Konsult AB Full time

    Välkommen till Östergötlands museum - en livfull mångsidig verksamhet som förutom att förvalta och visa konst- och kulturhistoria också bjuder in besökarna till guidade visningar, kulturevenemang, workshops, museibutiker, restaurang, konferenser samt studiecirklar och nätverk. Vi har också affärsverksamhet inom arkeologi, konservering och...

  • NSC växer och söker en effektiv och ansvarsfull administratör

    1 week ago

    Linköping, Östergötland, Sweden Linköpings Universitet Full time

    Vi har kraften från över 40 000 studenter och medarbetare. Studenter som ger framtidshopp. Medarbetare som varje dag bidrar till att Linköpings universitet tar sig an samtidens utmaningar. Vår värdegrund vilar på trovärdighet, tillit och trygghet. Genom att vara modiga, tänka fritt och göra nytt skapar vi tillsammans, med stora och små handlingar,...

  • Verkstadskoordinator

    1 day ago

    Linköping, Östergötland, Sweden Hedin Automotive Göteborg AB Full time

    Beskrivningar av jobben">Du kommer att arbeta med planering, ledning och fördelning av det dagliga arbetet för verkstaden.Upplösningen av problemen i min fokus enhet producerar de tvivelaktiga effekterna och affärsmedvetandet hos ansvarsfulla åtgärder för leverans, hantering och arkivering kan leda till stabila nyttigheter och lönsamhet.I din roll...

  • Nämndsekreterare

    3 weeks ago

    Linköping, Östergötland, Sweden Linköpings kommun Full time

    Tjänsten är placerad inom Utbildningsförvaltningen som är en av åtta förvaltningar i Linköpings kommun. Vi arbetar för att erbjuda en utbildning med hög kvalitet, från förskola till vuxenutbildning, som ger Linköpingsborna de bästa förutsättningarna att växa, utveckla sina kunskaper och nå sin fulla potential.Vill du förbättra vardagen,...

  • Administrativ Kontorsmedarbetare

    4 days ago

    Linköping, Östergötland, Sweden Wasicom AB Full time

    Wasicom AB är ett mindre, växande konsultbolag med en tydlig vision om att utöka vår verksamhet. Vi arbetar i en dynamisk miljö där innovation och samarbete värdesätts. Som en del av vår fortsatta expansion söker vi nu en administrativ assistent.ArbetsbeskrivningSom administrativ assistent hos oss kommer du att ha en roll i att stödja den dagliga...

  • Administrativ Assistent

    4 days ago

    Linköping, Östergötland, Sweden Wasicom AB Full time

    Wasicom är ett mindre, växande konsultbolag med en tydlig vision om att utöka vår verksamhet. Vi arbetar i en dynamisk miljö där innovation och samarbete värdesätts. Som en del av vår fortsatta expansion söker vi nu en administrativ assistent.Arbetsbeskrivning:Som administrativ assistent hos oss kommer du att ha en roll i att stödja den dagliga...

  • Samordnare med inriktning forskarutbildning och forskningssamordning

    3 weeks ago

    Linköping, Östergötland, Sweden Linköpings Universitet Full time

    Vi har kraften från över 40 000 studenter och medarbetare. Studenter som ger framtidshopp. Medarbetare som varje dag bidrar till att Linköpings universitet tar sig an samtidens utmaningar. Vår värdegrund vilar på trovärdighet, tillit och trygghet. Genom att vara modiga, tänka fritt och göra nytt skapar vi tillsammans, med stora och små handlingar,...

  • SFHM söker medarbetare för digitiseringsprojekt på Flygvapenmuseum

    3 weeks ago

    Linköping, Östergötland, Sweden Statens Försvarshistoriska Museer Full time

    Statens försvarshistoriska museer söker medarbetare för digitiseringsprojekt på Flygvapenmuseum dnr 116-2.3.9/25Statens försvarshistoriska museer (SFHM)SFHM är en statlig myndighet under Kulturdepartementet som har till uppgift att sprida kunskapen om det svenska försvaret genom tiderna och om försvarets roll i samhällsutvecklingen. I SFHM ingår...

  • SFHM söker en museiassistent för låne-administration på Flygvapenmuseum

    2 weeks ago

    Linköping, Östergötland, Sweden Statens Försvarshistoriska Museer Full time

    Statens försvarshistoriska museer (SFHM)SFHM är en statlig myndighet under Kulturdepartementet som har till uppgift att sprida kunskapen om det svenska försvaret genom tiderna och om försvarets roll i samhällsutvecklingen. I verksamheten ingår Flygvapenmuseum och Armémuseum, en avdelning för verksamhetsstöd samt Försvarets traditionsnämnd....

  • Administratör till Saab

    7 days ago

    Linköping, Östergötland, Sweden SAAB AB Full time

    Vi tror att framsteg och möjligheter skapas bäst tillsammans. Välkommen till en plats där samarbete gör skillnad.Din rollSom administratör hos oss får du en varierande roll där du spelar en viktig del i att stötta dina kollegor inom avdelningen i det dagliga arbetet. Du kommer att ansvara för en mängd olika administrativa uppgifter, såsom...

  • Avdelningschef Informationshantering

    7 days ago

    Linköping, Östergötland, Sweden Tekniska verken Full time

    Är du vår nya Avdelningschef för Informationshantering?Vill du vara med och leda utvecklingen av informationshantering i en dynamisk och framåtblickande organisation där du får arbeta med både hjärna och hjärta? Vi söker nu en engagerad och strategisk avdelningschef för informationshantering som vill bidra till att förbättra och utveckla våra...

  • Löneadministratör till kund i Linköping

    3 weeks ago

    Linköping, Östergötland, Sweden Poolia AB Full time

    Är du en person med passion för löneadministration och har en god systemvana? Vill du vara med på en spännande utvecklingsresa?Vi söker nu för kund i Linköping en engagerad nyfiken medarbetare till deras lön- och systemavdelning.Om tjänstenVi söker en noggrann, flexibel och engagerad löneadministratör för ett konsultuppdrag hos vår kund i...

  • Samordnare med inriktning forskningssamordning

    3 weeks ago

    Linköping, Östergötland, Sweden Linköpings Universitet Full time

    Vi har kraften från över 40 000 studenter och medarbetare. Studenter som ger framtidshopp. Medarbetare som varje dag bidrar till att Linköpings universitet tar sig an samtidens utmaningar. Vår värdegrund vilar på trovärdighet, tillit och trygghet. Genom att vara modiga, tänka fritt och göra nytt skapar vi tillsammans, med stora och små handlingar,...

  • Software Developer

    1 week ago

    Linköping, Östergötland, Sweden Idainfront Full time

    Software Developer - Gör skillnad på riktigtJoin to apply for the Software Developer - Gör skillnad på riktigt role at Ida Infront AB.Vi driver utvecklingen av nästa generations hållbara informationssamhälle. Ida Infront är ett väletablerat företag som verkar inom offentlig sektor i Norden. Med produkter baserade på iipax erbjuder vi nutidens och...

  • Administrativ chef till Linköpings Universitet

    1 week ago

    Linköping, Östergötland, Sweden Singpost AB Full time

    Administrativ chef till Linköpings UniversitetKunniga och engagerade medarbetare med goda förutsättningar är en av de absolut viktigaste framgångsfaktorerna för Linköpings universitet. Lärare och forskare är vår kärnkompetens, men ett framgångsrikt universitet behöver erfarna och motiverade medarbetare inom många områden. Alla roller är...

  • Registrator

    3 weeks ago

    Linköping, Östergötland, Sweden Försvarets Materielverk Full time

    Är du registrator och har intresse eller erfarenhet av att arbeta inom försvarssektorn? Är du en person som har väl grundade och tydliga värderingar och en förmåga att ta ansvar för din uppgift? Vill du arbeta i kvalificerade projekt med syfte att bidra till att göra Sverige och världen säkrare? Då kan du vara den vi söker.Om tjänsten Som...

  • Praktisk administratör sökes till SiS Folåsa

    4 weeks ago

    Linköping, Östergötland, Sweden Statens Institutionsstyrelse Full time

    Statens institutionsstyrelse, SiS, är en myndighet som ansvarar för individuellt anpassad tvångsvård för ungdomar och för vuxna med missbruk. SiS verkställer även sluten ungdomsvård. Det gör vi på ungdomshem och hem för vuxna med missbruk, över hela landet. Hos oss på SiS blir ditt arbetsliv en spännande utmaning. Oavsett var i vår...