Administrativ assistent till Stadsbyggnadskontoret i Malmö stad
3 days ago
Ref: 20250222
Arbetsuppgifter
Som administrativ assistent med registratorsfunktion arbetar du med att hantera både analoga och digitala handlingar inom stadsbyggnadskontoret. Du ansvarar för att diarieföra och postregistrera inkommande handlingar i dokument- och ärendehanteringssystemet Platina samt säkerställa att all dokumentation hanteras korrekt och effektivt.
Rollen innebär även att hantera inkommande förfrågningar, samordna utskick till externa parter och sköta den fysiska posthanteringen. Som en central del av informationsflödet på förvaltningen säkerställer du att allmänna handlingar är tillgängliga enligt offentlighetsprincipen och besvarar frågor från både anställda och allmänheten.
Tjänsten är en heltidstjänst med visstidsanställning fram till den 31 december 2025.
Kvalifikationer
Vi söker dig som har en gymnasieutbildning med inriktning samhälle, ekonomi eller liknande.
Det är ett krav att du har minst ett års erfarenhet av arbete som registrator, administrativ assistent eller liknande och att du har goda kunskaper i offentlighetsprincipen och sekretess. Vidare förväntas du ha goda kunskaper i Microsoft Office samt vara förtrogen med digitala verktyg och ärendehanteringssystem.
Erfarenhet av arbete som registrator eller administrativ assistent inom offentlig verksamhet ses som meriterande, likaså kunskap och erfarenhet av dokument- och ärendehanteringssystemet Platina.
Du är en strukturerad, självgående och serviceinriktad person som effektivt planerar, organiserar och prioriterar ditt arbete. Du har en lugn och tillmötesgående attityd, med ett starkt fokus på att hjälpa andra och leverera lösningar.
Din specialistkunskap är viktig, och det förväntas att du kontinuerligt utvecklar din kompetens för att fungera som en kunskapsresurs inom organisationen.
Om arbetsplatsen
Arkiv & kansli är en av enheterna på avdelningen för ledning och verksamhetsstöd. Enheten skapar förutsättningar för organisationen att upprätthålla offentlighetsprincipen och legalitetsprincipen samt erbjuder administrativt stöd inom ärendehantering. Enheten ansvarar för juridiskt stöd och sekreterarskap till stadsbyggnadsnämnden, juridiskt stöd till kontorets verksamheter samt post- och diariehantering. Dessutom hanterar enheten kontorets arkivhållning, informationssäkerhet och informationsförvaltning, där enhetschefen är arkivansvarig. Arkiv & kansli har även arkivets kunddisk som är en viktig servicefunktion för Malmöborna.
Ledning & Verksamhetsstöd är en avdelning med cirka 40 medarbetare som arbetar med att leda, samordna och stötta stadsbyggnadskontorets verksamhet. Här finns yrkesroller inom bland annat juridik, ekonomi, HR, IT och kommunikation. Avdelningen ansvarar för att samordna stödfunktioner, budget- och personalplanering samt kommunikations- och IT-stöd. Dessutom hanterar avdelningen arkiv och driver kontorsövergripande processer såsom planering, uppföljning och kompetensförsörjning. Genom sitt arbete bidrar avdelningen till att stadens gemensamma strategier och processer används och utvecklas. Ledning & Verksamhetsstöd består av fyra enheter.
Stadsbyggnadskontoret är en myndighet för plan-, bygg- och lantmäterifrågor. Förvaltningen arbetar med översiktlig planering, detaljplanering, fastighetsbildning, bygglov, mätning och kartläggning. Stadsbyggnadskontoret arbetar för Malmöborna, byggmarknadens olika aktörer och övriga verksamma i Malmö. Tillsammans med andra förvaltningar skapar våra 230 medarbetare förutsättningar för en stad som är hållbar och attraktiv att bo och verka i. Hos oss får du alla förmåner av trygghet och flexibilitet man kan förvänta sig av en offentlig arbetsgivare. Den allra största förmånen, som vi ser det, är att tillsammans med professionella kollegor få göra skillnad på riktigt för Malmö och Malmöborna.
Malmö stads verksamheter är organiserade i 14 förvaltningar. Vårt gemensamma uppdrag är att skapa välfärd och hållbar samhällsutveckling. Tillsammans med Malmöborna utvecklar vi en ännu bättre stad att bo, verka och vara i; olikheter, livserfarenheter och talanger gör Malmö till en smart stad i hjärtat av Europa. Världens kunskap finns här.
Läs om Malmö stad som arbetsgivare här malmo.se/jobb
Information om tjänsten
Anställningsform: Tidsbegränsad anställning tom 31-dec-2025
Omfattning: Heltid
Antal tjänster: 1
Tillträde: snarast, enligt överenskommelse
Övrigt
Observera att vi i Malmö stad tagit bort det personliga brevet från ansökningsprocessen och ersatt det med urvalsfrågor, detta för en mer inkluderande rekryteringsprocess och en effektiv kandidatupplevelse för dig som söker jobb hos oss. Dina svar blir en viktig del i vårt urvalsarbete.
Malmö stad strävar efter att medarbetarna ska representera den mångfald som finns i vår stad. Vi välkomnar därför sökande som kan bidra till att vi som arbetsgivare kan uppfylla Malmöbornas behov.
Dina ansökningshandlingar är allmänna handlingar och hanteras enligt offentlighetsprincipen. Det innebär att vi inte behandlar din jobbansökan konfidentiellt. Har du beslut om skyddade personuppgifter ber vi dig kontakta annonsens kontaktperson för alternativ sökväg.
-
Avdelningschef till Miljöförvaltningen Malmö stad
16 hours ago
Malmö, Sweden Malmö stad Full timeArbetsuppgifter Malmö är en föregångare i klimat- och miljöarbetet och hållbarhet genomsyrar hela vår organisation och stad. Med mod att testa nytt och hitta lösningar tillsammans med andra, driver vi omställningen framåt och visar vägen för andra städer i Sverige och Europa. Vi ställer om - för Malmö och för planeten. Vill du vara en del i...
-
Administrativ assistent sökes
5 days ago
Malmö, Sweden Malmö kommun Full timeRef: 20250180 Välkommen till särskilt boende Malmö stad! Vi består av 39 särskilda boenden och har en sjuksköterskeorganisation som är uppdelad i fem sektioner. Vi söker nu en assistent till ett av dessa områdena för att stötta sektionschef och sjuksköterskor inom många olika administrativa arbetsuppgifter. Du arbetar på Erikslustvägen...
-
Färdtjänstförare till Malmö Stad
2 weeks ago
Malmö, Sweden Malmö kommun Full timeRef: 20250019 Arbetsuppgifter Färdtjänst med specialfordon ingår i sektionen specialtransporter. Vi är idag 65 anställda inom Specialtransporter varav 52 arbetar som färdtjänstförare. Sektionen leds av sektionschefen som till sin hjälp har tre arbetsledare, transportsamordnarna och en tekniker. Arbetsledarna har personal-, budget- och...
-
Malmö, Sweden Malmö kommun Full timeRef: 20242643 Arbetsuppgifter Malmö är en föregångare i klimat- och miljöarbetet och hållbarhet genomsyrar hela vår organisation och stad. Med mod att testa nytt och hitta lösningar tillsammans med andra, driver vi omställningen framåt och visar vägen för andra städer i Sverige och Europa. Vi ställer om – för Malmö och för planeten. Vill...
-
Administrativ chef till Apelgårdsskolan
3 days ago
Malmö, Sweden Malmö kommun Full timeRef: 20250257 Arbetsuppgifter Vill du vara en del av att skapa varje elevs bästa skola? Är du intresserad av administrativa processer? Nu har du chansen att söka tjänsten som administrativ chef på Apelgårdskolan. Som administrativ chef på Apelgårdsskolan är tjänsten något tudelad där du leder du det administrativa arbetet och har ansvar för...
-
Assistent till Stadsfastigheter
1 week ago
Malmö, Sweden Malmö kommun Full timeRef: 20250159 Arbetsuppgifter Vi söker en assistent till fastighetsförvaltningsenheten på stadsfastigheter till ett föräldrarvikariat. Fastighetsförvaltningsenheten ansvarar för förvaltning och utveckling av Malmö stads fastigheter för skola, barn-, äldre- och socialomsorg, kontor och lokaler samt kultur och fritid. Enhetens uppdrag är att...
-
Malmö stad söker en markförvaltare
5 days ago
Malmö, Sweden Malmö kommun Full timeRef: 20250053 Till Fastighets- och gatukontorets enhet för förvaltning av mark och byggnader, söker vi nu en markförvaltare för att förstärka vårt team. Arbetsuppgifter Enheten för förvaltning av mark och byggnader på Fastighets- och gatukontoret, tillhör fastighetsavdelningen, som är stadens mark- och hamnägare. Vi köper, förvaltar,...
-
Malmö, Sweden Malmö kommun Full timeRef: 20250231 Vi letar efter en ny sektionschef som är redo att ta sig an en spännande och utmanande chefsroll. Katrinetorp omfattar ett stort område i Malmö, från Möllevångstorget till Oxie. Vi är en ledningsgrupp bestående av 13 sektionschefer och en enhetschef som arbetar nära varandra. Vi värdesätter ett tillitsbaserat arbetssätt och...
-
Hemtjänstkoordinatorer till sommaren
2 weeks ago
Malmö, Sweden Malmö kommun Full timeRef: 20242403 Vi söker sommarvikarierande hemtjänstkoordinatorer till ordinärt boende. Vi finns i hela Malmö och våra enheter är Arenan, Bulltofta, Kalkbrottet, Katrinetorp och Kungsparken. Enheterna består av olika sektioner som arbetar mot delar av området. Är du redo för ett meningsfullt och givande sommarjobb där varje dag gör skillnad?...
-
Assistent till socialtjänstreception
1 week ago
Malmö, Sweden Malmö kommun Full timeRef: 20250150 Arbetsuppgifter Vi söker nu en assistent till enheten administration och service inom arbetsmarknads- och socialförvaltningen. Enheten har en central funktion i att ge service både externt och internt. Externt handlar det om att möta medborgare i myndighetsreceptionen, medan det internt innebär stöd till medarbetare inom förvaltningen....
-
Assistent till socialtjänsten
4 days ago
Malmö, Sweden Malmö kommun Full timeRef: 20250234 Arbetsuppgifter Vi söker nu en assistent till enheten administration och service inom arbetsmarknads- och socialförvaltningen. Din huvudsakliga placering kommer att vara på Eriksfältsgatan 28A, men utifrån behov kan du även komma att stötta dina kollegor på någon av våra andra kontor i centrala Malmö. Enheten servar medborgare som...
-
Malmö, Sweden AS&B Executive AB Full timeArbetsuppgifter Malmö är en föregångare i klimat- och miljöarbetet och hållbarhet genomsyrar hela vår organisation och stad. Med mod att testa nytt och hitta lösningar tillsammans med andra, driver vi omställningen framåt och visar vägen för andra städer i Sverige och Europa. Vi ställer om – för Malmö och för planeten. Vill du vara en del...
-
Malmö, Sweden Malmö kommun Full timeRef: 20250274 Arbetsuppgifter Vi söker en speciallärare med stort engagemang för att skapa goda förutsättningarna för elevers lärande, hälsa och utveckling. Som speciallärare arbetar du med elever i behov av särskilt stöd, där du bedömer, planerar och bedriver det pedagogiska arbetet i enlighet med gällande styrdokument. De huvudsakliga...
-
Malmö, Sweden Malmö kommun Full timeRef: 20250205 Arbetsuppgifter Vi söker en speciallärare med stort engagemang för att skapa goda förutsättningarna för elevers lärande, hälsa och utveckling. Som speciallärare arbetar du med elever i behov av särskilt stöd, där du bedömer, planerar och bedriver det pedagogiska arbetet i enlighet med gällande styrdokument. De huvudsakliga...
-
Malmö, Sweden Malmö kommun Full timeRef: 20250005 Arbetsuppgifter Kulturförvaltningen söker en engagerad studentmedarbetare för att ta fram ett underlag som visar på vilken typ av kulturell infrastruktur som behöver finnas i en stad. Underlaget kommer att ligga till grund för framtagandet av en modell för kulturell infrastruktur i Malmö. Den syftar till att hjälpa staden att...
-
Bibliotekarie till Komvux Malmö
3 days ago
Malmö, Sweden Malmö kommun Full timeRef: 20250166 Vill du arbeta i ett stort, välfungerande skolbibliotek tillsammans med engagerade och kreativa kollegor som brinner för att skapa ett bibliotek som är tillgängligt och välkomnande? Komvux Malmö söker nu en bibliotekarie som vill utveckla bibliotekets utåtriktade verksamhet och profilera biblioteket så att resurserna där synliggörs...
-
Malmö, Sweden Malmö kommun Full timeRef: 20250245 Är du en person som drivs av att ge förstklassig administrativ service och förstår värdet av detta? Då har vi tjänsten för dig! Arbetsuppgifter Förskoleförvaltningen söker nu en administratör inom HR, ekonomi och ärende- och dokumenthantering med god känsla för service. Administrativa enheten ska på ett effektfullt sätt...
-
Kurator till Malmö Borgarskola
2 weeks ago
Malmö, Sweden Malmö kommun Full timeRef: 20250038 Till Malmö Borgarskola söker vi nu en kurator med stort engagemang för elevers lärande, hälsa och utveckling. Arbetsuppgifter Kuratorns uppdrag är att bistå skolan med psykosocial kompetens på samtliga organisatoriska nivåer och att bidra till skolutveckling. I uppdraget ingår också att arbeta för en välfungerande elevhälsa...
-
Assistent till Daglig verksamhet enligt LSS
3 days ago
Malmö, Sweden Malmö kommun Full timeRef: 20250190 Arbetsuppgifter Nu söker vi en assistent till Funktionsstödsförvaltningen, avdelning för stöd, assistans och daglig verksamhet och hoppas att du är vår nya medarbetare. Som assistent hos oss kommer ditt uppdrag att vara ett administrativt stöd till cheferna inom avdelning stöd, assistans och daglig verksamhet. Du kommer tillsammans...
-
Malmö, Sweden Malmö kommun Full timeRef: 20250203 Arbetsuppgifter Som biträdande rektor är du en nyckelspelare på Malmö Idrottsgymnasium. Skolan är unik i sitt slag då idrotten sätter en stor prägel på skolans kultur och värdegrund. Som biträdande rektor ska du ha förståelse för vad elitidrott innebär för ungdomar och du ska ha förmåga att organisera utbildning efter...