Office Coordinator

2 days ago

Stockholm, Stockholm, Sweden JobBusters AB Full time
Din nya roll 

Vi söker en Office Coordinator till ett spännande och betydelsefullt projekt inom energibranschen i Stockholm. Rollen är central för att säkerställa att projektets plats- och byggledning kan fokusera på det tekniska, ekonomiska och strategiska genomförandet, medan du bidrar med struktur, kontroll och kvalitet i alla administrativa processer.

Som Office Coordinator blir du en nyckelperson i projektets administrativa flöden. Du säkerställer att dokumentation, kommunikation och rapportering sker enligt rutiner och krav, vilket stärker projektets kontroll över tid, kostnad, kvalitet och risk.

Du arbetar nära platschef, byggledare, tekniska specialister och administratörsteamet, och rapporterar till ansvarig inom projektledningen.

Ditt ansvar:

  • Säkerställa att administrativa rutiner och dokumenthantering följs.

  • Diarieföra avtal, beslut och protokoll samt bevaka tidsfrister.

  • Planera och administrera möten, inklusive protokoll och uppföljning av åtgärder.

  • Stödja projektorganisationen med kontaktlistor, behörigheter och platskontorsadministration.

  • Sammanställa rapporter, beslutsunderlag och presentationsmaterial till styrgrupp och ledning.

  • Följa upp kvalitet, miljö och arbetsmiljö (KMA) samt säkerställa att dokumentation uppfyller krav.

Företagspresentation

Vår kund är ett energibolag som säkerställer tillgång till värme, el, kyla och avfallstjänster för invånare i Stockholmsområdet. Här arbetar man kontinuerligt för att utveckla verksamheten i takt med kunders, medarbetares och samhällets behov. Hos dem blir du del av en organisation som värdesätter hållbarhet, innovation och samarbete, där ditt engagemang och dina idéer bidrar till ett tryggt och framtidssäkert energisystem.

Bra att känna till

Uppdragets omfattning: Heltid, 100%
Anställningsform: Tidsbegränsad anställning som konsult via JobBusters.
Start: I början av februari.
Slut: , med option på förlängning om 1+1 år.
Sista ansökningsdag:
I din ansökan: Säkerställ att det tydligt framgår att du är kvalificerad utefter kundens önskade kvalifikationer.

För att bli framgångsrik i denna roll behöver du

  • Gymnasial utbildning, gärna kombinerad med YH- eller högskoleutbildning inom bygg, anläggning, administration eller projektledning.

  • Flera års erfarenhet från administrativt arbete inom bygg- eller anläggningsbranschen.

  • God kännedom om entreprenadjuridik (AB/ABT) och byggprocessens olika skeden.

  • Erfarenhet av dokumenthanteringssystem (ex. Byggnet, SharePoint, Interaxo, CDE, Aconex, ProjectPlace).

  • God datorvana i Microsoft 365 (Excel, Word, Outlook, Teams).

  • Grundläggande förståelse för tidsplanering och projektekonomi.

Vi erbjuder

  • Trygg anställning med kollektivavtal, försäkringar och tjänstepension

  • Friskvårdsbidrag samt personalrabatter och erbjudanden via Benifex (ex. inom hälsa, fritid, transport och sjukvård)

  • Flexpension och tillgång till Lifeplan pensionstjänst

  • Extra ersättning vid föräldraledighet

  • Företagshälsovård

  • Långsiktiga uppdrag och personlig kontakt med din konsultchef

  • Möjlighet att bygga värdefull erfarenhet, nätverk och framtida utveckling

Välkommen med din ansökan

Vi går igenom ansökningarna löpande. Då processerna i konsultvärlden ofta går snabbt kan tjänsten tillsättas innan sista ansökningsdatum – vänta därför inte med att skicka in din ansökan

Du behöver inte skriva ett personligt brev utan i stället ber vi dig svara på urvalsfrågorna i samband med ansökan.

  • Office Coordinator

    5 hours ago

    Stockholm, Stockholm, Sweden Candela | 100% Electric Boats Full time

    Want to shape the future of waterborne transport and join a world-class team?Candela is the global leader in electric hydrofoil vessels. Since 2014, we've gone from building our first premium electric speedboat in a small Stockholm workshop to delivering game-changing vessels around the globe. The Candela P-12 is our latest innovation - the world's first...

  • Office Coordinator

    1 week ago

    Stockholm, Stockholm, Sweden Soundtrack Full time €30,000 - €50,000 per year

    About UsSoundtrack is a B2B scale-up company providing music streaming services for businesses. We serve small customers like the café around the corner, and much bigger brands like Joe & the Juice, Toni & Guy and TAG Heuer. On the inside, we're a bunch of talented, motivated and humble designers, engineers and music experts. We believe in product-led...

  • Office Coordinator

    1 week ago

    Stockholm, Stockholm, Sweden Soundtrack Full time €30,000 - €60,000 per year

    About usSoundtrack is a B2B scale-up company providing music streaming services for businesses. We serve small customers like the café around the corner, and much bigger brands like Joe & the Juice, Toni & Guy and TAG Heuer. On the inside, we're a bunch of talented, motivated and humble designers, engineers and music experts. We believe in product-led...

  • Office Coordinator

    1 week ago

    Stockholm, Stockholm, Sweden Netlight Full time 250,000 - 400,000 per year

    COME WORK WITH US Netlight strives to be a truly diverse, equitable and inclusive organization. Regardless of who you are, what personality, background, and experience you have, you enrich our culture through your values. Netlight's purpose is to unleash full potential, realize great careers, and fulfill personal growth. To achieve this, we have a highly...

  • Business & Office Coordinator

    1 week ago

    Stockholm, Stockholm, Sweden Mitigram Full time 40,000 - 60,000 per year

    About The RoleWe're looking for an energetic, hands-on, and proactive Business & Office Coordinator to join our team in Stockholm.In this role, you'll be at the heart of our company culture — creating a welcoming, fun, and inspiring workplace while supporting company events, employee experience, and executive projects. You'll help bring our team together...

  • Office Coordinator

    1 week ago

    Stockholm, Stockholm, Sweden Randstad Sweden Full time 420,000 - 540,000 per year

    Vi söker nu den rätta medarbetaren som Office Coordinator till ett internationellt företag baserade i centrala Stockholm. Som Office Coordinator kommer du att vara den som koordinerar och hanterar dagliga uppgifter som rör kontorsmiljön. Du kommer att vara vårt ansikte utåt när det gäller att skapa en inbjudande och professionell arbetsmiljö för...

  • Office Coordinator

    4 days ago

    Stockholm, Stockholm, Sweden Talents by Inhouse Full time

    Office Coordinator till EnityÄr du den vi söker?Vill du vara navet i en professionell och välkomnande kontorsmiljö? Som Office Coordinator hos Enity blir du den första personen våra besökare möter och en viktig resurs för att få kontoret att fungera smidigt i vardagen. Vi söker dig som trivs i en serviceinriktad roll, är organiserad,...

  • Office Coordinator

    2 days ago

    Stockholm, Stockholm, Sweden Centio Full time

    Vi söker en Office Coordinator till en kommunalt ägd energibolag.Detta är ett konsultuppdrag. Stationeringsort är Stockholm.Tjänsten är på heltid.Uppdraget innebär ett nära samarbete med kunden vilket ställer stora krav på flexibilitet och samarbetsförmåga.UppdragetRollen som Office Coordinator innebär att ge administrativt och organisatoriskt...

  • Office Coordinator

    1 week ago

    Stockholm, Stockholm, Sweden Enity Bank Group Full time 450,000 - 550,000 per year

    Observera att denna rekrytering hanteras av vår externa rekryteringspartner Inhouse.Är du den vi söker?Vill du vara navet i en professionell och välkomnande kontorsmiljö? Som Office Coordinator hos Enity blir du den första personen våra besökare möter och en viktig resurs för att få kontoret att fungera smidigt i vardagen. Vi söker dig som trivs...

  • Office Coordinator

    1 week ago

    Stockholm, Stockholm, Sweden Enity Bank Group Full time 250,000 - 350,000 per year

    Observera att denna rekrytering hanteras av vår externa rekryteringspartner Inhouse. Är du den vi söker?Vill du vara navet i en professionell och välkomnande kontorsmiljö? Som Office Coordinator hos Enity blir du den första personen våra besökare möter och en viktig resurs för att få kontoret att fungera smidigt i vardagen. Vi söker dig som...