Office Coordinator

Vi söker en Office Coordinator till en kommunalt ägd energibolag.

Detta är ett konsultuppdrag. Stationeringsort är Stockholm.

Tjänsten är på heltid.

Uppdraget innebär ett nära samarbete med kunden vilket ställer stora krav på flexibilitet och samarbetsförmåga.

Uppdraget

Rollen som Office Coordinator innebär att ge administrativt och organisatoriskt stöd till projektets plats- och byggledning. Syftet är att säkerställa struktur, spårbarhet och kvalitet i projektets administrativa flöden, så att plats- och byggledning kan fokusera på det tekniska, ekonomiska och strategiska genomförandet.

Arbetsuppgifter

Administrera och säkerställa korrekt versionshantering i projektets dokumenthanteringssystem samt diarieföra avtal, beslut, protokoll och tillstånd.

Bevaka tidsfrister, granskningsprocesser, ärende-, beslut- och avvikelselistor samt hantera slutdokumentation och arkivering inför överlämning.

Planera, samordna och dokumentera byggmöten, styrgruppsmöten och samordningsmöten, inklusive dagordningar, mötesunderlag, protokoll, besluts- och åtgärdslistor, samt följa upp status på åtgärder.

Stödja projektledningen i uppföljning av tidplaner och delmål, samt hantera kontaktlistor, organisationsscheman och behörigheter.

Administrera tillträdeslistor, utbildningsregister och säkerhetsdokument, introducera nya medarbetare och konsulter, samt samordna platsmöten, besök och inspektioner.

Bidra till en fungerande platskontorsmiljö, inklusive logistik, material och IT.

Sammanställa rapporter, lägesbilder och beslutsunderlag, föra logg över kommunikation och stödja kontakten med myndigheter och externa intressenter.

Förbereda presentationsmaterial till styrgrupp och ledning.

Föra register över KMA-dokumentation, bevaka egenkontroller, miljöuppföljning och avvikelser, samt sammanställa underlag för intern revision och slutrapportering.

Säkerställa att all dokumentation uppfyller krav enligt kontrakt och myndighet.

Krav (OBS, obligatoriska)

Flytande svenska i tal och skrift.

Gymnasial utbildning, gärna kombinerad med YH- eller högskoleutbildning inom bygg, anläggning,

administration eller projektledning.

Flera års erfarenhet från administrativt arbete inom bygg- eller anläggningsbranschen.

God kännedom om entreprenadjuridik (AB/ABT) och byggprocessens olika skeden.

Erfarenhet av dokumenthanteringssystem (ex. Byggnet, SharePoint, Interaxo, CDE, Aconex, ProjectPlace).

God datorvana i Microsoft 365 (Excel, Word, Outlook, Teams).

Grundläggande förståelse för tidplanering och projektekonomi.

Personliga egenskaper

Strukturerad, noggrann och självgående.

God samarbets- och kommunikationsförmåga i både tal och skrift.

Serviceinriktad, flexibel och trygg i en dynamisk projektmiljö.

Hög integritet och stort ansvarstagande för formella processer.

Om oss

Centios övergripande mål är att vara ett konsultbolag som erbjuder smarta och hållbara lösningar som utvecklar samhället på ett positivt sätt.

Våra medarbetare erbjuds villkor som är anpassade för individen. Det innebär att arbetstider, arbetsomfattning, arbetsplats och kompetensutveckling så långt som möjligt anpassas utifrån medarbetarens behov.

Bland våra medarbetare hittar du engagerad personer som brinner för samhällsutveckling. Vi jobbar i små grupper där du kan bidra med dina erfarenheter samtidigt som du får ta del av andras kunskap och erfarenhet.

För oss är det viktigt med välmående och att hitta en sund balans mellan arbete och fritid. Därför har vi en nollvision mot stress och sätter trivsel och hälsa främst.

Läs gärna mer om oss på

Vänligen skicka ditt CV på svenska.

Vi ser fram emot din ansökan