Project Office Coordinator till Energisektorn Stockholm

1 week ago

Stockholm, Stockholm, Sweden Sway Sourcing Full time

Vill du spela en nyckelroll i ett av Sveriges mest spännande och samhällsviktiga utvecklingsprojekt? Är du strukturerad, kommunikativ och trivs i en organisation där ordning, kvalitet och samarbete är avgörande? Då kan det här vara rätt uppdrag för dig

Om rollen

Som Office Coordinator blir du navet i projektets administrativa struktur. Du arbetar nära platschefer, byggledare, tekniska specialister och administratörer, och ser till att dokumentation, kommunikation och uppföljning håller hög kvalitet.

Du skapar ordning och spårbarhet i dokumentflöden, följer upp möten och beslut, och säkerställer att projektets processer fungerar smidigt och håller tidsplanen.

Huvudsakliga arbetsuppgifterDokument- & informationshantering

  • Administrera dokumenthanteringssystem som t.ex. SharePoint eller Byggnet

  • Säkerställa korrekt versions- och arkiveringshantering

  • Diarieföra avtal, beslut och protokoll

  • Bevaka granskningsprocesser och deadlines

  • Hantera slutdokumentation inför överlämning

Planering & mötesadministration

  • Planera och koordinera olika typer av projektmöten

  • Ta fram dagordningar och samla in underlag

  • Föra protokoll och uppdatera åtgärds- och beslutslistor

  • Följa upp aktiviteter och påminna ansvariga

Projekt- & platsstöd

  • Hantera kontaktlistor, behörigheter och organisationsscheman

  • Stödja introduktion av nya medarbetare

  • Administrera tillträden, utbildningsregister och säkerhetsdokument

  • Samordna platsmöten, besök och inspektioner

  • Bidra till en funktionell och välorganiserad kontorsmiljö

Kommunikation & myndighetskontakter

  • Sammanställa lägesrapporter och presentationsmaterial

  • Föra logg över inkommande och utgående kommunikation

  • Stödja kontakt med myndigheter och externa aktörer

Kvalitet, Miljö och Arbetsmiljö (KMA)

  • Registrera och följa upp KMA-dokumentation

  • Bevaka egenkontroller, miljöuppföljning och avvikelser

  • Förbereda underlag för revisioner och slutrapportering

Vi söker dig som har:Formell bakgrund

  • Gymnasieutbildning, gärna kompletterad med YH/högskola inom bygg, anläggning, administration eller projektledning

  • Flera års erfarenhet från administrativt arbete inom bygg/anläggning

  • Grundläggande kunskap om entreprenadjuridik (AB/ABT)

Teknisk kompetens

  • Erfarenhet av dokumenthanteringssystem Byggnet, SharePoint, Interaxo, CDE)

  • Mycket god datorvana i Microsoft 365

  • Förståelse för tidplanering och projektekonomi

Personliga egenskaper

  • Strukturerad och noggrann med god ordningskänsla

  • Kommunikationsstark och samarbetsinriktad

  • Självgående och ansvarstagande

  • Trygg i en dynamisk projektmiljö där förutsättningar förändras

  • Serviceorienterad med förmåga att hålla många bollar i luften

Varför detta uppdrag?

Du blir en viktig del av ett omfattande industriprojekt som bidrar till framtidens hållbara energilösningar. Här får du möjlighet att växa i en professionell miljö tillsammans med experter inom bygg, teknik och projektstyrning.

Praktiska detaljer:

Uppdragsperiod: 02-Feb Jan-2027
Placering: Stockholm
Omfattning: Heltid 100%
Uppdragets längd: 1 år med möjlighet till förlägning

Sway Sourcing är en innovativ rekryteringspartner som specialiserar sig på att matcha rätt talang med rätt företag – snabbt och effektivt. Vårt huvudfokus ligger inom Ekonomi, Administration, HR, Marknad och IT, men vi har även den breda expertis och flexibilitet som krävs för att leverera skräddarsydda rekryteringslösningar inom alla branscher.

Trots att vi är en relativt ny aktör har vi redan byggt förtroende hos många av Sveriges största företag och arbetar både nationellt och internationellt. Med baser i Sverige och Spanien erbjuder vi en unik kombination av lokal expertis och global räckvidd. Vårt starka nätverk och djupa branschinsikter gör oss till en självklar partner för företag som vill ligga steget före i sin rekrytering.

  • Project Office Coordinator till Energisektorn Stockholm

    1 week ago

    Stockholm, Stockholm, Sweden Sway Sourcing Sweden AB Full time

    Vill du spela en nyckelroll i ett av Sveriges mest spännande och samhällsviktiga utvecklingsprojekt? Är du strukturerad, kommunikativ och trivs i en organisation där ordning, kvalitet och samarbete är avgörande? Då kan det här vara rätt uppdrag för digOm rollenSom Office Coordinator blir du navet i projektets administrativa struktur. Du arbetar...

  • Office Coordinator

    1 week ago

    Stockholm, Stockholm, Sweden Candela | 100% Electric Boats Full time

    Want to shape the future of waterborne transport and join a world-class team?Candela is the global leader in electric hydrofoil vessels. Since 2014, we've gone from building our first premium electric speedboat in a small Stockholm workshop to delivering game-changing vessels around the globe. The Candela P-12 is our latest innovation - the world's first...

  • Office Coordinator i Centrala Stockholm

    1 week ago

    Stockholm, Stockholm, Sweden Joyweek Full time

    Vill du arbeta i en modern och varm kontorsmiljö? Nu söker vi en serviceinriktad och självgående Office Coordinator till ett företag i centrala Stockholm. Här blir du en viktig del av ett härligt gäng på cirka 30 personer, där man hjälps åt och stöttar varandra. Det är mycket som händer i vardagen och tempot är periodvis högt, så vi söker...

  • Programme Officer Eurasia to in Stockholm

    13 hours ago

    Stockholm, Stockholm, Sweden Civil Rights Defenders Full time

    Civil Rights Defenders is strengthening its long-term engagement in the Eurasia region and is now seeking a Programme Officer. Are you an expert on the political and human rights situation in Eurasia? Do you want to use your strategical skills to contribute to the advocacy work of Civil Rights Defenders? Then you might be the one we are looking for.About The...

  • Office Coordinator

    2 weeks ago

    Stockholm, Stockholm, Sweden Talents by Inhouse Full time

    Office Coordinator till EnityÄr du den vi söker?Vill du vara navet i en professionell och välkomnande kontorsmiljö? Som Office Coordinator hos Enity blir du den första personen våra besökare möter och en viktig resurs för att få kontoret att fungera smidigt i vardagen. Vi söker dig som trivs i en serviceinriktad roll, är organiserad,...

  • Programme Officer Eurasia to in Stockholm

    11 hours ago

    Stockholm, Stockholm, Sweden Civil Rights Defenders Full time

    Civil Rights Defenders is strengthening its long-term engagement in the Eurasia region and is now seeking a Programme Officer. Are you an expert on the political and human rights situation in Eurasia? Do you want to use your strategical skills to contribute to the advocacy work of Civil Rights Defenders? Then you might be the one we are looking for.About...

  • Technical Project Coordinator – Store Payments

    1 week ago

    Stockholm, Stockholm, Sweden H&M Full time

    Job DescriptionThe Store Payments Enablement team is a key part in our Commerce & Payment Area operating within the Product Development & Engineering Center. Our mission is to deliver secure, modular payment solutions that balance cost efficiency with competitive time-to-market delivery. As a global team, we support cards and alternative payment methods...

  • Office Coordinator

    1 week ago

    Stockholm, Stockholm, Sweden Centio Full time

    Vi söker en Office Coordinator till en kommunalt ägd energibolag.Detta är ett konsultuppdrag. Stationeringsort är Stockholm.Tjänsten är på heltid.Uppdraget innebär ett nära samarbete med kunden vilket ställer stora krav på flexibilitet och samarbetsförmåga.UppdragetRollen som Office Coordinator innebär att ge administrativt och organisatoriskt...

  • Office Coordinator

    1 week ago

    Stockholm, Stockholm, Sweden JobBusters AB Full time

    Din nya roll Vi söker en Office Coordinator till ett spännande och betydelsefullt projekt inom energibranschen i Stockholm. Rollen är central för att säkerställa att projektets plats- och byggledning kan fokusera på det tekniska, ekonomiska och strategiska genomförandet, medan du bidrar med struktur, kontroll och kvalitet i alla administrativa...

  • Office Coordinator

    4 days ago

    Stockholm, Stockholm, Sweden A-Talent Tech Management Sweden AB Full time

    Office Coordinator – långsiktigt konsultuppdragSom Office Coordinator utgör du ett administrativt och organisatoriskt stöd till beställarens platsorganisation. Du bidrar till ordning, spårbarhet och kvalitet i projektets administrativa processer och säkerställer att dokumentation, kommunikation och rapportering sker enligt fastställda rutiner och...