Office Coordinator till större bygg- och anläggningsprojekt

• Startdatum: 2 februari 2026
• Uppdragslängd: Konsultuppdrag på minst ett år med möjlighet till förlängning
• Omfattning: Heltid
• Placering: Hjorthagen, Stockholm För vår kunds räkning söker Poolia nu en strukturerad och självgående Office Coordinator till ett större bygg- och anläggningsprojekt i Stockholm. Uppdraget passar dig som trivs i en central administrativ roll och vill bidra till ordning, kvalitet och kontroll i projektets administrativa processer.

Om tjänsten
Som Office Coordinator är du ett viktigt administrativt och organisatoriskt stöd till projektets plats- och byggledning. Du säkerställer att dokumentation, kommunikation och uppföljning sker enligt fastställda rutiner och krav, vilket skapar goda förutsättningar för projektets tekniska, ekonomiska och strategiska genomförande. Du ingår i beställarens platsorganisation och arbetar nära platschef, byggledare, tekniska specialister, konsulter och KMA-funktioner. Du rapporterar till platschef eller motsvarande ansvarig inom projektledningen. I rollen ansvarar du bland annat för att:

• Säkerställa att administrativa rutiner och dokumentflöden följs
• Hantera och arkivera handlingar, beslut och protokoll på ett korrekt och spårbart sätt
• Dokumentera möten och följa upp beslut och åtgärder
• Säkerställa strukturerad kommunikation mellan beställare, entreprenörer, konsulter och myndigheter Du förväntas självständigt initiera, uppdatera och distribuera dokument, rapporter och kommunikationsunderlag inom ramen för uppdraget.

Dina arbetsuppgifter i huvudsak
Dokument- och informationshantering

• Administrera projektets dokumenthanteringssystem SharePoint, Byggnet)
• Säkerställa versionshantering av handlingar
• Diarieföra avtal, beslut, tillstånd och protokoll
• Bevaka granskningsprocesser och tidsfrister
• Hantera slutdokumentation och arkivering inför överlämning Planering och mötesadministration
• Planera och samordna bygg-, samordnings- och styrgruppsmöten
• Ta fram dagordningar och samla in mötesunderlag
• Föra protokoll samt uppdatera besluts- och åtgärdslistor
• Följa upp status på åtgärder och stötta projektledningen i tidplansuppföljning Projekt- och platsstöd
• Hantera kontaktlistor, organisationsscheman och behörigheter
• Stödja introduktion av nya medarbetare och konsulter
• Administrera tillträden, utbildningsregister och säkerhetsdokument
• Bidra till en fungerande platskontorsmiljö Kommunikation och myndighetsstöd
• Sammanställa rapporter, lägesbilder och beslutsunderlag
• Föra logg över inkommande och utgående kommunikation
• Stödja kontakter med myndigheter och externa intressenter
• Förbereda presentationsmaterial till ledning och styrgrupp Kvalitet, Miljö och Arbbetsmiljö (KMA)
• Föra register över KMA-dokumentation
• Bevaka egenkontroller, miljöuppföljning och avvikelser
• Sammanställa underlag för intern revision och slutrapportering
• Säkerställa att dokumentationen uppfyller kontrakts- och myndighetskrav Mål med uppdraget
• Strukturerad och korrekt dokumenthantering
• Effektiv mötes- och beslutsuppföljning
• Hög kvalitet i rapporter och beslutsunderlag
• En välfungerande och transparent platsorganisation

Vem är du?
Formella krav

• Gymnasial utbildning, gärna kompletterad med YH- eller högskoleutbildning inom bygg, anläggning, administration eller projektledning
• Flera års erfarenhet av administrativt arbete inom bygg- eller anläggningsprojekt
• God förståelse för entreprenadjuridik (AB/ABT) och byggprocessens olika skeden Tekniska färdigheter
• Erfarenhet av dokumenthanteringssystem såsom Byggnet, SharePoint, Interaxo, Aconex, CDE eller ProjectPlace
• Mycket god vana av Microsoft 365 (Excel, Word, Outlook, Teams)
• Grundläggande förståelse för tidplanering och projektekonomi Personliga egenskaper Rollen kräver att du är strukturerad, noggrann och självgående, med förmåga att ta ansvar för dina arbetsuppgifter och driva dem framåt på ett självständigt sätt. Du har en mycket god kommunikativ förmåga i både tal och skrift och trivs med att samarbeta med många olika roller och funktioner. Vidare är du serviceinriktad och flexibel, samt trygg i att arbeta i en dynamisk och föränderlig projektmiljö. Du har hög integritet och ett starkt ansvarstagande, särskilt när det gäller att följa och upprätthålla formella processer och rutiner. Välkommen in med din ansökan redan idag. Urval och intervjuer sker löpande, vilket innebär att tjänsten kan komma att tillsättas innan sista ansökningsdag.

Om verksamheten
Poolia är ett värderingsstyrt bolag inom rekrytering och konsultuthyrning. Med över 30 års erfarenhet matchar vi människor och organisationer med fokus på kvalitet, engagemang och långsiktighet. Hos oss är du som medarbetare alltid i centrum.