Avdelningsadministratör Stockholm

För vår kunds räkning söker vi just nu en Avdelningsadministratör till en kund i Stockholm. Uppdraget är på heltid och förväntas starta och pågå till och med , med möjlighet till förlängning om 12 månader. 

Om uppdraget
Kunden söker nu en erfaren och ansvarstagande avdelningsadministratör som kommer att ge kvalificerat administrativt stöd till avdelningschef samt flera sektions och enhetschefer inom Stationsteknik NT. Rollen är central för att skapa struktur och koordinering i avdelningens dagliga arbete och innebär ett stort eget ansvar för att planera, samordna och genomföra administrativa uppgifter.

Exempel på arbetsuppgifter

• Administrativt stöd till chefer- Kalenderhantering, mötesbokningar, förberedelse av mötesmaterial och presentationer, samordning av underlag och beslut, exempelvis delegeringar och jävsdeklarationer, uppdatering av intranätssidor.
• Personaladministration- Stöd vid onboarding och offboarding, beställning av utrustning, behörigheter och accesser, hantering av semesterlistor och introduktionsprogram, koordinering av interna aktiviteter.
• Ekonomi och inköp- Inköp av material, utrustning och tjänster, enklare rapportering och sammanställning i UBW/Agresso (eller motsvarande), fakturahantering och kontering vid behov
• Mötes och eventkoordinering- Planering av interna möten, workshops och konferenser, bokning av lokaler, teknik och catering, skapa agendor och skriva protokoll vid behov, stöd till avdelningens ledningsgrupp med årshjul, agenda, dokumentation och uppföljning
• Kommunikation och dokumentation- Uppdatering av intranät och presentationsmaterial, Skriva enklare beslutsunderlag, dokumenthantering i filserver och SharePoint samt diarieföring, samverkan med administratörsnätverket och utveckling av rutiner inom det egna ansvarsområdet

Övrigt:
Start:
Slut:
Omfattning: 100%
Placering: Stockholm. Enstaka distansdagar kan förekomma efter överenskommelse. Kan förekomma resor. 
Bakgrundskontroll: Säkerhetsprövning och registerkontroll är en del av processen.
Anställningsform: Anställd hos Devotum då kunden inte godkänner underleverantörer i denna process.

Om dig
Vi söker dig som uppfyller nedan obligatoriska krav:

• Minst 1 års eftergymnasial utbildning inom ekonomi, HR eller administration
• Minst 5 års arbetslivserfarenhet i rollen som administratör med dokumentation, uppföljning, rapportering, mötes och resebokningar, protokollskrivning, mötesplanering, onboarding och offboarding samt beställningar av exempelvis catering, kontorsmaterial och IT
• Minst 3 års arbetslivserfarenhet av MS Office (Excel, Word, Powerpoint och Outlook)
• Minst 3 års erfarenhet av att dokumentera ledningsgrupps eller styrgruppsmöten eller liknande beslutande forum
• Minst 1 relevant referensuppdrag ska kunna anges

Det är meriterande om du även uppfyller följande krav:

• Minst 3 års erfarenhet av administration i offentlig verksamhet, exempelvis statlig eller kommunal, med minst 1 referensuppdrag.
• Minst 1 års erfarenhet av ekonomisystemet UBW/Agresso eller motsvarande 

Önskade personliga egenskaper:

• Serviceinriktad med mycket god samarbets och initiativförmåga
• Flexibel och anpassningsbar i en roll som delas mellan flera chefer och ansvarsområden
• Tydlig och trygg i din kommunikation på svenska och engelska i både tal och skrift
• Självständig, effektiv och noggrann med fallenhet för att skapa struktur i administrativa system och processer
• Ödmjuk och förtroendeingivande med förmåga att prioritera och lyfta behov av prioritering på ett lösningsorienterat sätt
• Bekväm med att växla mellan givna uppgifter och att driva egna förbättringsinitiativ där centrala rutiner saknas
  
  Ansökan
  Låter uppdraget intressant? Skicka in din ansökan snarast då urvalsarbetet och intervjuer kommer ske löpande och tjänsten kan komma att tillsättas innan sista ansökningsdag.

Du ansöker enkelt genom att skicka in ditt CV samt svara på några frågor. De kandidater som bäst matchar rollen kommer telefonintervjuas och sedan bli kallade till en intervju hos oss på Devotum. Nästa steg är en intervju hos vår kund. Referenstagning är en del av processen.

Har du några frågor om uppdraget är du välkommen att höra av dig till ansvarig Konsultchef Vanessa Tummings på eller  

Känn dig trygg som konsult hos Devotum
Som konsult hos Devotum har du möjlighet att välja om du vill fakturera genom ditt eget bolag eller bli direkt anställd hos oss. Som anställd hos Devotum erbjuds du alltid schyssta villkor enligt kollektivavtal (Almega) som bland annat innefattar friskvårdsbidrag, tjänstepension och försäkringar.

Hos oss är varje konsult viktig och våra konsultchefer finns alltid till hands för att ge dig den support och vägledning du behöver under hela uppdragsperioden.