Office Manager sökes till forskningsstiftelse i centrala Stockholm

2 weeks ago

Stockholm, Stockholm, Sweden Institutet för Framtidsstudier Full time

Vi söker nu en serviceinriktad, proaktiv och ansvarstagande Office Manager med arbetsledningsansvar.

ROLLBESKRIVNING

Som Office Manager hos oss kommer du att spela en central roll i att säkerställa en effektiv och välfungerande reception och kontorsmiljö. Du kommer att ha arbetsledningsansvar över Office Coordinator, receptionist och vaktmästare och arbeta nära chefen för Office Service.

Institutet för framtidsstudier (IFFS) är en självständig forskningsstiftelse som bedriver tvärvetenskaplig och policyrelevant forskning om avgörande framtidsfrågor: klimatet och vårt ansvar gentemot framtida generationer, nya teknologier och mänsklighetens framtid, demokratins utveckling på lång sikt, jämlikhet och diskriminering – och mycket annat. Med seminarieverksamhet, löpande publiceringar och breda samarbeten arbetar vi för att stimulera framtidsperspektivet i såväl forskning som samhällsdebatt. För närvarande är drygt hundra forskare anställda vid institutet. Verksamhetens administrativa enhet består av tretton personer som utöver reception, ekonomi- och HR-funktion på olika sätt stödjer forskarna i deras arbete, samt en kommunikationsavdelning. Med forskare från olika discipliner och olika länder och ett flexibelt kansli är vi en dynamisk och spännande arbetsplats i en internationellt ledande forskningsmiljö. För mer information om IFFS besök vår webbplats där du bland annat hittar vår senaste verksamhetsrapport och nuvarande forskningsprogram.

Verksamheten har en positiv utveckling med tillväxt och nu erbjuds du möjligheten till en tjänst som Office Manager. Anställningen är en tillsvidareanställning med önskat tillträde 1 september. IFFS tillämpar sex månaders provanställning.Arbetsplatsen är belägen i ljusa lokaler på Holländargatan ovanför Centralbadet i centrala Stockholm, och har generösa personalförmåner.

OM TJÄNSTEN

Du erbjuds en kvalificerad och varierande tjänst som Office manager och du rapporterar till chefen för Office Service. Tjänsten innefattar breda kontaktytor såväl internt som externt.

DINA HUVUDSAKLIGA ARBETSUPPGIFTER

I arbetsuppgifterna ingår att ansvara för att utveckla rutiner inom områdena nedan. I detta ingår ändringar till följd av policybeslut och verksamhetsmål m.m. och att sträva efter såväl högre effektivitet som att hitta sätt att minska kostnaderna för både internt nedlagd tid och externa kostnader.

Ledarskap och Administration

Arbetsledning av Office Coordinator, receptionist och vaktmästare. Ansvar för utveckling av rutiner och processer i samråd med chefen för Office Service för stöd till forskare och ledning

Kontor och arbetsmiljö

Förvaltning och utveckling av kontorslokaler, inköp och förvaltning av inventarier och utrustning och ansvar för miljöarbete. Övervakning och förvaltning av den fysiska arbetsmiljön, inklusive ergonomisk utrustning och samarbete med skyddsombud.

Kommunikation och service

Ansvar för IFFS reception med fokus på hög servicenivå och trevligt bemötande.

Event och mötesplanering

Koordinering av interna och externa evenemang, Ansvar för gästforskare och forskarseminarium.

Då det är en mindre arbetsplats är det ett gemensamt ansvar att hjälpa till med uppkomna administrativa sysslor av ad hoc karaktär.

DIN PROFIL

För den här tjänsten söker vi dig som har erfarenhet av arbetsledning och administration i en liknande roll. Erfarenhet av budgetuppföljning är en stark merit. Officepaketet är ett naturligt arbetsverktyg som du behärskar ytterst väl och det är meriterande om du arbetat aktivt med Excel. Du har mycket goda kunskaper i svenska och engelska i såväl tal som skrift. Erfarenhet från engelskspråkig miljö är en merit.

För att lyckas i denna tjänst tror vi att du som person har ett starkt eget driv, är strukturerad med en god förmåga att planera ditt eget arbete. Du trivs både med att arbeta självständigt och i team, är proaktiv och tycker om att ta ett helhetsansvar för dina ansvarsområden. Du är serviceinriktad, flexibel och självgående och är van att samarbeta med flera yrkeskategorier.

Du lockas av att komma till en internationell, dynamisk och rolig forskningsmiljö med engagerade medarbetare. Korta beslutsvägar och ett gott samarbetsklimat i en liten och flexibel organisation skapar förutsättningar för arbetsglädje och trivsel.

Institutet för framtidsstudier arbetar för jämställdhet och mångfald i arbetslivet. Vi vill tillvarata de positiva effekter som en jämn könsfördelning och en ökad mångfald kan tillföra verksamheten.

KONTAKTPERSONER

För mer information om Institutet för framtidsstudier eller tjänsten vänligen kontakta HR-koordinator Helen de Canésie, Fackliga representanter för ST Erika Karlsson, och Cecilia Byström,

ANTÄLLNINGENS OMFATTNING OCH ANSTÄLLNINGSFORM

Heltid, tillsvidare

TJÄNSTGÖRINGSORT

Stockholm

SISTA ANSÖKNINGSDAG

ÖNSKAT TILLTRÄDE

ANSÖKAN

Du ansöker genom att skicka in ditt CV och personliga brev till

Märk din ansökan med "Office Manager" i rubriken. Sista ansökningsdag: 16 juni, 2024. Urval och intervjuer genomförs löpande och tjänsten kan komma att tillsättas innan sista ansökningsdag. Varmt välkommen med din ansökan redan idag


#J-18808-Ljbffr

  • Office Manager till kund i centrala Stockholm

    2 weeks ago

    Stockholm, Stockholm, Sweden Meet a Group international AB Full time

    Meet a Student är en jobbplattform för juniora talanger. För kunds räkning har vi publicerat denna annons, vill du komma i kontakt med den slutgiltiga arbetsgivaren kan du klicka dig vidare till annonsen: SNABBFAKTA Omfattning: Heltid Arbetstider: kl Ort: Stockholm Startdatum: Omgående Anställningsform: Särskild visstidsanställningDIN FRAMTIDA...

  • Event and Office Manager at the Stockholm Institute of Transition Economics

    2 weeks ago

    Stockholm, Stockholm, Sweden Handelshögskolan i Stockholm Full time

    Event and Office Manager at the Stockholm Institute of Transition Economics (SITE)SITESITE is looking for a passionate and proactive Event and Office Manager with a positive attitude to manage our office and our organisation in terms of hosting events. Are you a service-oriented person who wants to work at a leading international research and policy...

  • BSc Admissions and Program Manager

    2 weeks ago

    Stockholm, Stockholm, Sweden Education Office - Stockholm Full time

    Krav Antagningssekreterare, utbildning - erfarenhet efterfrågas The Education Office (EdO) is one of the Professional Services units at SSE. We are currently 57 staff members working in EdO. We function as a Hub in the SSE journey. We provide and develop professional academic support for all stakeholders and students (BSc, MSc, PhD) during their SSE...

  • Redovisningsekonom till centrala Stockholm

    2 weeks ago

    Stockholm, Stockholm, Sweden Academic Resource AB Full time

    Redovisningsekonom till centrala StockholmVi söker för kunds räkning en redovisningsekonom till avdelningen redovisning och rapportering till ett företag som har sitt kontor i centrala Stockholm. Du kommer att spela en avgörande roll i redovisningsteamet och bidra till det dagliga arbetet med kund- och leverantörsreskontra i alla dotterbolag (där...

  • Lönespecialist Till Kund I Centrala Stockholm

    2 weeks ago

    Stockholm, Stockholm, Sweden Tng Group Ab Full time

    Jobbtitel: Lönespecialist Plats: Centrala Stockholm Sista ansökningsdag: Sök jobbet nu! Vill du vara en del av ett väletablerat företag som värdesätter fantastiska kundupplevelser? Letar du efter en möjlighet att jobba som lönespecialist i sommar till en kund i centrala Stockholm? Om ja, då kan detta jobb vara perfekt för dig! Arbeta inom ett...

  • Community Liaison Officer

    2 weeks ago

    Stockholm, Stockholm, Sweden Foreign, Commonwealth & Development Office Full time

    Who we are?The British Government is committed to diversity and inclusivity, fostering a workplace that values uniqueness and challenges bias, thus strengthening our organizational capacity. We actively encourage individuals from all backgrounds to apply, without discrimination based on race, gender, disability, religion, or other legally protected...

  • Office Manager

    2 weeks ago

    Stockholm, Stockholm, Sweden PMI InitiativeUniversal Media AB Full time

    Är du en proaktiv, positiv och service-minded person med ett enastående öga för detaljer och att se vad som behöver göras? Då ska du läsa mer och söka till den här rollen som Office Manager på vårt trevliga kontor på Grev Turegatan högst upp i Sturegallerian i StockholmSom Office Manager hos oss på IPG Mediabrands behöver du vara...

  • Office Manager

    2 weeks ago

    Stockholm, Stockholm, Sweden Mediabrands Full time

    Är du en proaktiv, positiv och service-minded person med ett enastående öga för detaljer och att se vad som behöver göras? Då ska du läsa mer och söka till den här rollen som Office Manager på vårt trevliga kontor på Grev Turegatan högst upp i Sturegallerian i StockholmSom Office Manager hos oss på IPG Mediabrands behöver du vara...

  • Junior Upphandlare Till Myndighet I Centrala Stockholm

    2 weeks ago

    Stockholm, Stockholm, Sweden Clockwork Bemanning & Rekrytering AB Full time

    Om oss Hej Det är vi som är Clockwork.Vi har lång erfarenhet från rekrytering – och bemanningsbranschen och vi vet hur viktigt det är med lokal närvaro.Vårt varumärke kännetecknas av ett högt personligt engagemang på alla nivåer – i relationen med våra kunder, kandidater och i relationen med våra konsulter.Vi vill med hög kompetens, ett...

  • Account Manager

    2 weeks ago

    Stockholm, Stockholm, Sweden Office Development Full time

    Office Development Office Development är en helhetsleverantör av kontorsteknik. Vi säljer, installerar samt driver service och support på våra lösningar Om tjänsten Vill du bli en del av Office Developments framgångsrika säljorganisation? Detta är ett gyllene tillfälle att komma in ett ungt expansivt företag där du som säljare har...

  • Account Manager

    2 weeks ago

    Stockholm, Stockholm, Sweden Office Development Full time

    Office Development Office Development är en helhetsleverantör av kontorsteknik. Vi säljer, installerar samt driver service och support på våra lösningar Om tjänsten Vill du bli en del av Office Developments framgångsrika säljorganisation? Detta är ett gyllene tillfälle att komma in ett ungt expansivt företag där du som säljare har...

  • Office manager

    2 weeks ago

    Stockholm, Stockholm, Sweden Icaniwill Ab Full time

    ICANIWILL is looking for a talented and ambitious Office Manager for temporary work during parental leave. In the role as an Office Manager you ensure the best possible service for colleagues and visitors. ICANIWILL invests heavily in staff care and you as Office Manager will be responsible for weekly activities such as breakfasts and after works, as well as...

  • Office Manager

    2 weeks ago

    Stockholm, Stockholm, Sweden Netlight Full time

    COME WORK WITH USNetlight strives to be a truly diverse, equitable and inclusive organization. Regardless of who you are, what personality, background, and experience you have, you enrich our culture through your values. Netlight's purpose is to unleash full potential, realize great careers, and fulfill personal growth. To achieve this, we have a highly...

  • Office Manager till GarBo

    2 weeks ago

    Stockholm, Stockholm, Sweden Workz Sweden AB Full time

    Vill du fånga spänningen inom försäkringsbranschen och bli en del av ett framstående team? Som Office manager får du daglig interaktion med kunder inom byggsektorn och möjligheten att skapa fantastiska kundupplevelser. Utveckla din karriär och bidra till trygga byggprojekt hos oss - vi ser fram emot din ansökanOM FÖRETAGET:GarBo är ett ledande...

  • Green Tech Account Manager till Office Recycling

    2 weeks ago

    Stockholm, Stockholm, Sweden We Quest Full time

    Vill du jobba som Green Tech Account Manager? Vill du jobba som säljare på en familjär arbetsplats där du kombinerar roliga och stimulerande arbetsuppgifter med en att bli rikligt belönad för det jobbet du lägger ner? Har du alltid drömt om en arbetsplats där du får chansen att växa och kan vara dig själv? Där du inte bara jobbar med dina...

  • Office Manager till GarBo

    2 weeks ago

    Stockholm, Stockholm, Sweden Workz Sweden Full time

    Vill du fånga spänningen inom försäkringsbranschen och bli en del av ett framstående team? Som Office manager får du daglig interaktion med kunder inom byggsektorn och möjligheten att skapa fantastiska kundupplevelser. Utveckla din karriär och bidra till trygga byggprojekt hos oss - vi ser fram emot din ansökan OM FÖRETAGET:GarBo är ett ledande...

  • Sharp Chief Compliance Officer – Interim Stockholm

    2 weeks ago

    Stockholm, Stockholm, Sweden Realtid Full time

    För kunds räkning söker vi en Chief Compliance Officer med bred erfarenhet av bland annat ABC Compliance, Data Privacy och Trade Compliance. Du kommer att leda compliancearbetet på bolaget och stötta de olika funktionerna med en rad compliancefrågor. Kunden är ett stort bolag inom energisektorn med stora och tunga finansiella aktörer.Som Chief...

  • Office Manager

    2 weeks ago

    Stockholm, Stockholm, Sweden Valtechradon Full time

    Office Manager - Part-timeWelcome to Valtech RADON, an award-winning hybrid creative agency. We are part of the Valtech family. If you are interested in joining our team, you are more than welcome to apply with your resume. Please know that you are applying for a role within Valtech Radon.Valtech RADON works with some of the world's strongest brands,...

  • Ekonomiassistent Till Kund I Centrala Stockholm

    2 weeks ago

    Stockholm, Stockholm, Sweden TNG Group AB Full time

    Publicerat Ekonomiassistent till kund i centrala Stockholm Sök jobbet Sista ansökningsdag Noggrann ekonomiassistent som tycker om kundservice och vill jobba med leverantörsreskontra till vår kund i Stockholmscity Vi söker nu en ekonomiassistent till vår kund för hjälpa teamet på leverantörsreskontra.Har du intresse av ekonomi och jobbat med...

  • Financial Controller till kund i centrala Stockholm

    2 weeks ago

    Stockholm, Stockholm, Sweden Boardtalk Executive AB Full time

    Vi söker en Financial Controller till en fast position hos vår kund inom energibranschen i centrala Stockholm. Vi söker dig med goda kunskaper inom redovisning, rapportering och finansiell analys.Arbetsuppgifter som kan förekomma är bland annat:Ekonomiska utredningar och analys efter behov Delta i upprättande av månadsbokslut ink. månadsrapporter...