Administrativ koordinator till fysiologi och farmakologi

7 days ago


Stockholm, Stockholm, Sweden Karolinska Institutet Full time

Din roll

I denna position kommer du att:

  • fungera som ett nära stöd till prefekten och säkerställa att det dagliga arbetet flyter på effektivt.
  • vara den primära kontaktpunkten, planera och samordna möten samt hjälpa till att strukturera prefektens kalender med tydliga prioriteringar.
  • förbereda agendor, skicka ut kallelser och skriva protokoll för ledningsgruppens och andra gemensamma möten.
  • upprätta presentationer, läsa igenom utkast och förbereda svar på e-post.
  • göra bokningar för prefektens tjänsteresor.
  • hantera kostnadsredovisning och kontering av prefektens utgifter.
  • planera och genomföra praktiska arrangemang för evenemang, konferenser och andra institutionella aktiviteter, såsom forskningsseminarier och ledarskapsmöten.
  • arbeta med dokumenthanteringssystem, inklusive viss diarieföring och arkivering.
  • utföra ekonomisk administration, exempelvis rekvirering av forskningsbidrag, skapa fakturaunderlag, registrera användare i ekonomisystemet, genomföra inventering och ansvara för licenshantering samt enklare bokföringsutredningar.
  • samarbeta med övriga enheter inom verksamheten.

Andra liknande administrativa uppgifter kan förekomma.

Vem är du?

I denna roll uppmuntras du att ha ett proaktivt arbetssätt och förmåga att anpassa prioriteringar efter situationen. Du är skicklig på att planera, organisera och hålla ordning samt driva arbetet framåt. Det är viktigt att du känner dig bekväm med att arbeta både självständigt och i samarbete med andra, även under perioder av hög arbetsbelastning. Välutvecklade kommunikations- och nätverksfärdigheter kommer att vara till stor hjälp i denna roll. Du är självsäker och har en god förmåga att hantera flera uppgifter parallellt.

För att lyckas i denna position är det avgörande att du är extremt pålitlig, har en serviceinriktad attityd och alltid upprätthåller en hög grad av professionalism. Som person är du förtroendeingivande och har erfarenhet av att hantera konfidentiell information. Vi söker dig som har fullgjord gymnasieutbildning och minst tre års erfarenhet av att stödja ledande befattningshavare eller annan relevant arbetslivserfarenhet. Du ska ha grundläggande kunskaper i redovisning och dokumenterad erfarenhet av ekonomiadministration samt erfarenhet av att hantera fakturor i affärssystem. Du behöver ha hög digital kompetens och god datorvana inom MS-Officepaketet, och du har lätt för att lära dig nya system. Du har även mycket goda kunskaper i svenska och engelska, både i tal och skrift.

Det är meriterande om du har eftergymnasial utbildning som bedöms relevant för tjänsten. Vi ser det även som meriterande om du har erfarenhet från arbete vid svenskt lärosäte eller annan statlig myndighet. Tidigare erfarenhet som VD-assistent eller motsvarande är också en stark merit.

I denna rekrytering kommer stor vikt att läggas vid personliga egenskaper.

Vad erbjuder vi?

Karolinska Institutet är ett av världens ledande medicinska universitet. Vår vision är att driva utvecklingen av kunskap om livet och verka för en bättre hälsa för alla. Här bedriver vi framgångsrik medicinsk forskning och erbjuder det största utbudet av medicinska utbildningar i Sverige. Vid Institutionen för fysiologi och farmakologi har vi både forskning och ett stort utbildningsuppdrag.

Som universitet är Karolinska Institutet en statlig myndighet, vilket ger dig goda förmåner genom vårt kollektivavtal, inklusive pensionsavsättning, semesterrätt och ersättningar vid föräldraledighet och sjukfrånvaro. Medarbetare på KI erbjuds också möjlighet till ett flexibelt arbetssätt, vilket innebär att du i viss omfattning kan arbeta del av din arbetstid på distans om verksamheten tillåter. Tjänsten utgår från forskningshuset Biomedicum där du arbetar i ett öppet kontorslandskap tillsammans med övrig administrativ personal.



  • Stockholm, Stockholm, Sweden Karolinska Institutet Full time

    Din rollI denna position kommer du att:vara prefektens primära stöd och säkerställa att det dagliga arbetet flyter på utan hinder.fungera som första kontaktpunkt, planera och samordna möten samt hjälpa till att strukturera prefektens kalender med tydliga prioriteringar.förbereda agendor, skicka inbjudningar och skriva protokoll för ledningsgruppens...


  • Stockholm, Stockholm, Sweden Karolinska Institutet Full time

    Din roll I denna position kommer du att: fungera som prefektens närmaste stöd och säkerställa ett effektivt dagligt arbetsflöde. agera som första kontaktperson, planera och samordna möten samt hjälpa till att strukturera prefektens kalender med tydliga prioriteringar. förbereda agendor, skicka kallelser och dokumentera protokoll för...


  • Stockholm, Stockholm, Sweden KFX HR-partner Stockholm Full time

    Om tjänstenÄr du intresserad av att arbeta i en professionell och dynamisk miljö? Som Administrativ Koordinator hos KFX HR-partner kommer du att ha en varierande roll med fokus på kontors- och administrationsuppgifter. Tjänsten är heltid och innebär arbete på plats.Om KFX HR-partnerKFX HR-partner är ett auktoriserat företag inom bemanning,...


  • Stockholm, Stockholm, Sweden Stockholms stad Full time

    Administrativ koordinator inom äldreomsorg Stockholms stad, EÅV sdf, Social omsorg äldre, Hemtjänst Enskede Stockholm är en stad fylld av möjligheter och visioner. Vi söker nu en person som vill bidra till en positiv förändring i vardagen för våra medborgare. Som administrativ koordinator får du möjlighet att växa och utvecklas i en...


  • Stockholm, Stockholm, Sweden Stockholms stad Full time

    Administrativ koordinator inom äldreomsorg Stockholms stad, EÅV sdf, Social omsorg äldre, Hemtjänst Enskede Stockholm är en stad fylld av möjligheter och visioner. Vi söker nu en engagerad individ som vill bidra till att förbättra livskvaliteten för våra medborgare genom innovativa och effektiva arbetsmetoder. Ditt uppdrag som...


  • Stockholm, Stockholm, Sweden ISS Full time

    Inledning På ISS prioriterar vi service och strävar efter ständig förbättring. Vi erbjuder Service with a human touch till våra kunder så att de kan fokusera på sin kärnverksamhet. Vi söker nu en serviceinriktad, organiserad och ansvarstagande administrativ koordinator för att stödja enklare ekonomisk administration. Om rollen Dina...


  • Stockholm, Stockholm, Sweden ISS Full time

    Inledning På ISS prioriterar vi service och strävar efter ständig förbättring. Vi erbjuder Service with a human touch så att våra kunder kan fokusera på sin kärnverksamhet. För ett av Nordens största FM-kontrakt söker vi nu en serviceinriktad, organiserad och ansvarstagande administrativ koordinator för att stödja enklare ekonomisk...


  • Stockholm, Stockholm, Sweden Stockholms stad Full time

    Administrativ koordinator inom äldreomsorg Stockholms stad, EÅV sdf, Social omsorg äldre, Hemtjänst Enskede Stockholm är en stad full av möjligheter och ambitioner. Vi söker nu en person som vill bidra till en meningsfull och innovativ äldreomsorg. Ditt uppdrag som administrativ koordinator I denna roll kommer du att spela en central roll...


  • Stockholm, Stockholm, Sweden Södersjukhuset Full time

    Om RollenVi söker en erfaren specialistläkare inom klinisk fysiologi för att ansluta till vår team på Södersjukhuset. Som specialistläkare kommer du att vara en viktig del av vår verksamhet och arbeta tillsammans med en erfaren och kompetent grupp av kollegor.Uppdrag och AnsvarsområdenAnalys, tolkning och diagnostik av klinisk fysiologiska...


  • Stockholm, Stockholm, Sweden REGION STOCKHOLM Full time

    Om rollenVi söker en erfaren och kompetent ledare som vill vara med och utveckla fysiologiska kliniken på Södersjukhuset. Som vårdenhetschef för klinisk fysiologi och neurofysiologi är du ansvarig för att leda och utveckla verksamheten, med fokus på patienten och hög kvalitet.Uppdrag och ansvarLeada och utveckla fysiologiska kliniken på...


  • Stockholm, Stockholm, Sweden REGION STOCKHOLM Full time

    JobbeskrivningVi söker en administrativ specialist som vill vara en del av vårt team på Region Stockholm. Som administrativ specialist kommer du att arbeta med registrering, kursadministration och koordinering av begäran om allmänna handlingar.Uppdragets innehållÖppna och registrera inkommande post och e-postRegistrera allmänna handlingar och...


  • Stockholm, Stockholm, Sweden Communities for Recovery Full time

    Om RollenVi söker en erfaren och kompetent ledare för att leda utvecklingen av vår kliniska fysiologi. Som vårdenhetschef för fysiologiska kliniken kommer du att vara ansvarig för att utveckla och förbättra vår verksamhet, med fokus på patienten och hög kvalitet.Uppdrag och Ansvar**Ledarskap och Utveckling**Ansvara för personalledning,...


  • Stockholm, Stockholm, Sweden Karolinska Full time

    Biträdande överläkare i klinisk fysiologi till Barnhjärtcentrum Är du en specialistläkare inom klinisk fysiologi med intresse för att utreda och behandla barn och ungdomar med hjärtproblem? På Barnhjärtcentrum kommer du att arbeta med patienter från nyfödda upp till 18 år, där fokus ligger på medfödda hjärtfel, arytmier och...


  • Stockholm, Stockholm, Sweden Karolinska Full time

    Biträdande överläkare i klinisk fysiologi till Barnhjärtcentrum Är du en specialistläkare inom klinisk fysiologi med intresse för att utreda och behandla barn och ungdomar med hjärtproblem? Hos oss får du möjlighet att arbeta med patienter från nyfödda upp till 18 år, där du kommer att hantera fall med medfödda hjärtfel, arytmier och...


  • Stockholm, Stockholm, Sweden Karolinska Institutet Full time

    RollbeskrivningDina viktigaste arbetsuppgifterArbetsleda gruppen, vilket innefattar att fördela och koordinera arbetsuppgifter, samt att tillsammans med gruppen utveckla processer och arbetssättSkapa engagemang och utveckla samarbetet inom gruppenSamarbeta med kursansvariga och lärare och därigenom säkerställa leverans av service till...


  • Stockholm, Stockholm, Sweden Karolinska Full time

    Specialistläkare i klinisk fysiologi för Barnhjärtcentrum Är du en specialist inom klinisk fysiologi med intresse för att diagnostisera och behandla barn och ungdomar med hjärtproblem? Hos oss får du möjlighet att arbeta med patienter från nyfödda upp till 18 år, där du kommer att hantera fall med medfödda hjärtfel, arytmier och...


  • Stockholm, Stockholm, Sweden Meet a Group international AB Full time

    Din rollI rollen som koordinator kommer ditt huvudansvar vara att koordinera och planera jobben både för Multerals egna tekniker men även externa servicetekniker ute i landet.ArbetsuppgifterKoordinera och planera servicearbeten för både egna tekniker och externa servicetekniker ute i landet.Följa upp statusen på uppdragen genom antingen en...


  • Stockholm, Stockholm, Sweden Stockholmscienceandinnovationschool Full time

    Administrativ assistent till SocialtjänstavdelningenStockholms stad, Norra innerstadens stadsdelsförvaltning, SocialtjänstVi söker en administrativ assistent till vår Socialtjänstavdelning. Som administrativ assistent kommer du att arbeta med administrativa uppgifter, såsom anställningsavtal, fakturering och inköp. Du kommer att vara en del av en...


  • Stockholm, Stockholm, Sweden Stockholmscienceandinnovationschool Full time

    Vårt uppdragVi söker en IT-koordinator som kan säkerställa att våra bibliotek har tillgång till moderna tekniska lösningar och stöd. Du kommer att arbeta med att utveckla och implementera nya system och tjänster, samt säkerställa att våra befintliga system fungerar korrekt.Din rollSom IT-koordinator kommer du att vara en viktig del av vårt...


  • Stockholm, Stockholm, Sweden Tunisiska Ambassaden Full time

    Tunisiska Ambassaden i Stockholm söker administrativ medarbetareSom administrativ medarbetare kommer du att vara ansvarig för att stödja vårt kontor med olika administrativa uppgifter samt kommunicera med våra kunder.Kvalifikationer:Flytande arabiska i tal och skriftGoda kunskaper (måttliga) i svenska och engelskaGoda kommunikations- och...