Administrativ koordinator till fysiologi och farmakologi

2 months ago


Stockholm, Stockholm, Sweden Karolinska Institutet Full time

Din roll

I denna position kommer du att:

  • vara prefektens primära stöd och säkerställa att det dagliga arbetet flyter på utan hinder.
  • fungera som första kontaktpunkt, planera och samordna möten samt hjälpa till att strukturera prefektens kalender med tydliga prioriteringar.
  • förbereda agendor, skicka inbjudningar och skriva protokoll för ledningsgruppens och andra gemensamma möten.
  • upprätta briefings, presentationer, läsa utkast och förbereda mejlsvar.
  • göra bokningar för prefektens tjänsteresor.
  • hantera utlägg och kontering av prefektens kostnader.
  • förbereda, boka och genomföra praktiska arrangemang för evenemang, konferenser och andra institutionella aktiviteter, såsom forskningsseminarier och chefsevenemang.
  • arbeta med dokumenthanteringsplaner, inklusive viss diarieföring och arkivering.
  • utföra ekonomisk administration, inklusive rekvirering av forskningsbidrag, skapa fakturaunderlag, uppläggning av användare i ekonomisystemet, genomföra inventering och ansvara för licensadministration samt enklare bokföringsutredningar.
  • samarbeta med övriga enheter inom verksamheten.

Andra liknande administrativa uppgifter kan förekomma.

Vem är du?

I denna roll uppmuntras du att ha ett proaktivt arbetssätt och förmåga att anpassa prioriteringar efter situationen. Du är skicklig på att planera, strukturera och hålla ordning samt driva arbetet framåt. Det är viktigt att du känner dig bekväm med att arbeta både självständigt och i samarbete med andra, även under perioder av hög arbetsbelastning. Välutvecklade kommunikations- och nätverksfärdigheter kommer att vara till stor hjälp i denna roll. Du är självsäker och har en god förmåga att hantera flera arbetsuppgifter parallellt.

För att lyckas i denna position är det avgörande att du är extremt pålitlig, har en serviceinriktad attityd och alltid upprätthåller en hög nivå av professionalism. Som person är du förtroendeingivande och har erfarenhet av att hantera konfidentiell information. Vi söker dig som har en fullgjord gymnasieexamen och minst tre års erfarenhet av att stödja ledande befattningshavare eller annan relevant arbetslivserfarenhet. Du bör ha grundläggande kunskaper i redovisning och dokumenterad erfarenhet av ekonomiadministration samt erfarenhet av att hantera fakturor i affärssystem. Hög digital kompetens och god datorvana inom MS-Officepaketet är nödvändigt, och du bör ha lätt för att lära dig nya system. Du ska även ha mycket goda kunskaper i svenska och engelska, både i tal och skrift.

Det är meriterande om du har eftergymnasial utbildning som bedöms relevant för tjänsten. Erfarenhet från arbete vid svenskt lärosäte eller annan statlig myndighet är också meriterande. Tidigare erfarenhet som VD-assistent eller motsvarande är en stark merit.

I denna rekrytering kommer stor vikt att läggas vid personliga egenskaper.

Vad erbjuder vi?

Karolinska Institutet är ett av världens ledande medicinska universitet. Vår vision är att driva utvecklingen av kunskap om livet och verka för en bättre hälsa för alla. Här bedriver vi framgångsrik medicinsk forskning och erbjuder det största utbudet av medicinska utbildningar i Sverige. Vid Institutionen för fysiologi och farmakologi har vi både forskning och ett stort utbildningsuppdrag.

Som universitet är Karolinska Institutet en statlig myndighet, vilket ger dig goda förmåner genom vårt kollektivavtal, inklusive pensionsavsättning, semesterrätt och ersättningar vid föräldraledighet och sjukfrånvaro. Medarbetare på KI erbjuds också möjlighet till ett flexibelt arbetssätt, vilket innebär att du kan arbeta delvis på distans om verksamheten tillåter. Tjänsten är placerad i forskningshuset Biomedicum, där du arbetar i ett öppet kontorslandskap tillsammans med övrig administrativ personal.



  • Stockholm, Stockholm, Sweden Karolinska Institutet Full time

    Din roll I denna position kommer du att: fungera som ett nära stöd till prefekten och säkerställa att det dagliga arbetet flyter på effektivt. vara den primära kontaktpunkten, planera och samordna möten samt hjälpa till att strukturera prefektens kalender med tydliga prioriteringar. förbereda agendor, skicka ut kallelser och skriva protokoll för...


  • Stockholm, Stockholm, Sweden Karolinska Institutet Full time

    Din roll I denna position kommer du att: fungera som prefektens närmaste stöd och säkerställa ett effektivt dagligt arbetsflöde. agera som första kontaktperson, planera och samordna möten samt hjälpa till att strukturera prefektens kalender med tydliga prioriteringar. förbereda agendor, skicka kallelser och dokumentera protokoll för...


  • Stockholm, Stockholm, Sweden Karolinska Institutet Full time

    Din rollI denna roll kommer du att arbeta som administrativt stöd för prefekten och institutionen. Du kommer att vara prefektens närmaste stöd och säkerställa att det dagliga arbetsflödet är så smidigt som möjligt.Planera och koordinera möten och hjälpa till att strukturera prefekts kalender utifrån tydliga prioriteringar.Förbereda agendor,...


  • Stockholm, Stockholm, Sweden Karolinska Institutet Full time

    Din rollI denna roll kommer du att vara prefektens närmaste stöd och säkerställa att det dagliga arbetsflödet är så smidigt som möjligt. Du kommer att vara första kontaktperson, planera och koordinera möten och hjälpa till att strukturera prefekts kalender utifrån tydliga prioriteringar.UppdragVara prefektens närmaste stöd och säkerställa att...


  • Stockholm, Stockholm, Sweden Karolinska Institutet Full time

    Din rollI denna roll kommer du att vara prefektens närmaste stöd och säkerställa att det dagliga arbetsflödet är så smidigt som möjligt. Du kommer att vara första kontaktperson, planera och koordinera möten och hjälpa till att strukturera prefekts kalender utifrån tydliga prioriteringar.UppdragVara prefektens närmaste stöd och säkerställa att...


  • Stockholm, Stockholm, Sweden Karolinska Institutet Full time

    Din rollI denna roll kommer du att vara prefektens närmaste stöd och säkerställa att det dagliga arbetsflödet är så smidigt som möjligt. Du kommer att vara första kontaktperson, planera och koordinera möten och hjälpa till att strukturera prefekts kalender utifrån tydliga prioriteringar.UppdragVara prefektens närmaste stöd och säkerställa att...


  • Stockholm, Stockholm, Sweden Stockholms stad Full time

    Administrativ koordinator inom äldreomsorg Stockholms stad, EÅV sdf, Social omsorg äldre, Hemtjänst Enskede Stockholm är en stad fylld av möjligheter och visioner. Vi söker nu en person som vill bidra till en positiv förändring i vardagen för våra medborgare. Som administrativ koordinator får du möjlighet att växa och utvecklas i en...


  • Stockholm, Stockholm, Sweden Aleris Heart Center AB Full time

    Om ossAleris Heart Center AB är en av Sveriges största öppenvårdsverksamheter inom klinisk fysiologi. Vi bedriver verksamhet på två enheter i centrala Stockholm, Folkungagatan och Sabbatsbergs sjukhus.Våra uppdragVi utför fysiologiska undersökningar inom hjärta, lungor och kärl. Inom affärsområdet ingår även Flyg- och Dykmedicinskt Centrum...


  • Stockholm, Stockholm, Sweden Karolinska Full time

    Barnhjärtcentrum Stockholm-UppsalaVi söker en specialistläkare i klinisk fysiologi till vårt team på Barnhjärtcentrum Stockholm-Uppsala. Som klinisk fysiolog kommer du att arbeta med högspecialiserad barn- och ungdomskardiologi med subspecialiserat fokus.Våra uppdragArbeta med högspecialiserad barn- och ungdomskardiologi med subspecialiserat...


  • Stockholm, Stockholm, Sweden Aleris Heart Center AB Full time

    Om ossAleris Heart Center AB är en av Sveriges största öppenvårdsverksamheter inom klinisk fysiologi. Vi arbetar på uppdrag av Region Stockholm och har två enheter i centrala Stockholm, Folkungagatan och Sabbatsbergs sjukhus.Våra uppgifterVår verksamhet består av fysiologiska undersökningar inom hjärta, lungor och kärl. Vi utför även medicinska...


  • Stockholm, Stockholm, Sweden Aleris Heart Center AB Full time

    Om ossAleris Heart Center AB är en av Sveriges största öppenvårdsverksamheter inom klinisk fysiologi. Vi arbetar på uppdrag av Region Stockholm och har två enheter i centrala Stockholm, Folkungagatan och Sabbatsbergs sjukhus.Våra uppgifterVi utför fysiologiska undersökningar inom hjärta, lungor och kärl. Inom affärsområdet ingår även Flyg- och...


  • Stockholm, Stockholm, Sweden Karolinska Full time

    Barnhjärtcentrum Stockholm-UppsalaVi söker en erfaren specialistläkare i klinisk fysiologi för att arbeta med barn och ungdomar med hjärtproblem. Hos oss kommer du att utreda och behandla barn med medfödda hjärtfel, arytmier och hjärtmuskelsjukdomar.Våra uppdragArbeta med högspecialiserad barn- och ungdomskardiologi med subspecialiserat fokusIngå...


  • Stockholm, Stockholm, Sweden Karolinska Institutet Full time

    Din roll Dina huvudsakliga ansvarsområden inkluderar: Att leda och organisera teamet, vilket omfattar fördelning och samordning av arbetsuppgifter samt att tillsammans med teamet utveckla effektiva processer och arbetsmetoder. Att främja engagemang och stärka samarbetet inom gruppen. Att samarbeta med kursansvariga och lärare för att säkerställa...


  • Stockholm, Stockholm, Sweden Karolinska Full time

    Barnhjärtcentrum Stockholm-UppsalaVi söker en erfaren specialistläkare i klinisk fysiologi för att arbeta med högspecialiserad barn- och ungdomskardiologi med subspecialiserat fokus. Du kommer att ingå i en barnkardiologisk grupp med tjugo barnkardiologer och arbeta med komplexa hjärtfel, arytmier och hjärtmuskelsjukdomar.Våra uppdragArbeta med...


  • Stockholm, Stockholm, Sweden Karolinska Full time

    Barnhjärtcentrum Stockholm-Uppsala Vi söker en specialistläkare inom klinisk fysiologi med erfarenhet av att arbeta med hjärtsjuka barn. Du kommer att ingå i en barnkardiologisk grupp med tjugo barnkardiologer och arbeta med högspecialiserad barn- och ungdomskardiologi med subspecialiserat fokus. Vår verksamhet Barnhjärtcentrum Stockholm-Uppsala...


  • Stockholm, Stockholm, Sweden AcadeMedia Full time

    För att lyckas i rollen som skoladministratör/administrativ assistentbehöver du ha ett starkt intresse för administration och organisering. Du bör vara en person som är starkt engagerad och motiverad av att arbeta med att underlätta för elever och lärare i vår vardag. Som administrativ medarbetare på Sjölins gymnasium är du en del av ett team...


  • Stockholm, Stockholm, Sweden Karolinska Full time

    Barnhjärtcentrum Stockholm-UppsalaVi söker en erfaren specialistläkare i klinisk fysiologi för att arbeta med utredning och behandling av barn och ungdomar med hjärtproblem. Hos oss kommer du att arbeta med högspecialiserad barn- och ungdomskardiologi med subspecialiserat fokus.Våra uppdragArbeta med utredning och behandling av barn och ungdomar med...


  • Stockholm, Stockholm, Sweden Aleris Heart Center AB Full time

    Vårt teamAleris Heart Center AB driver verksamheter inom sömnapné och klinisk fysiologi. Vi stödjer primärvården och avlastar sjukhusen genom att utreda, diagnostisera och behandla patienter med hjärt- och kärlsjukdom eller sömnapné.ArbetsuppgifterUtföra fysiologiska undersökningar och analysarbeteArbeta med ultraljudsundersökningar av hjärta...


  • Stockholm, Stockholm, Sweden KFX HR-partner Stockholm Full time

    Tjänsten som koordinatorVi söker en administrativ person som kan skapa struktur och arbeta tillsammans med ett team. Denne personen har tidigare erfarenhet av kundkontakt och administration och vill utvecklas i en bred och lärorik tjänst.Uppdragets innehållTa emot uppdrag från kundservice, säljare och teknikerPlanera och boka ut tekniker för...


  • Stockholm, Stockholm, Sweden Karolinska Institutet Full time

    RollbeskrivningDina viktigaste arbetsuppgifterArbetsleda gruppen, vilket innefattar att fördela och koordinera arbetsuppgifter, samt att tillsammans med gruppen utveckla processer och arbetssättSkapa engagemang och utveckla samarbetet inom gruppenSamarbeta med kursansvariga och lärare och därigenom säkerställa leverans av service till...