Administrativ samordnare till institutionen för fysiologi och farmakologi

2 months ago


Stockholm, Stockholm, Sweden Karolinska Institutet Full time

Din roll

I denna position kommer du att:

  • fungera som prefektens närmaste stöd och säkerställa ett effektivt dagligt arbetsflöde.
  • agera som första kontaktperson, planera och samordna möten samt hjälpa till att strukturera prefektens kalender med tydliga prioriteringar.
  • förbereda agendor, skicka kallelser och dokumentera protokoll för ledningsgruppens och andra institutionella möten.
  • skapa briefings, presentationer, läsa utkast och förbereda mejlsvar.
  • boka resor för prefekten.
  • hantera kostnadsredovisning och kontering av prefektens utgifter.
  • organisera och genomföra praktiska arrangemang för evenemang, konferenser och andra institutionella aktiviteter, såsom forskningsseminarier och chefsevenemang.
  • arbeta med dokumenthanteringsplaner, inklusive viss diarieföring och arkivering.
  • utföra ekonomisk administration, exempelvis rekvirering av forskningsbidrag, skapa fakturaunderlag, användarupplägg i ekonomisystemet, genomföra inventering och ansvara för licensadministration samt enklare bokföringsutredningar.
  • samarbeta med övriga enheter inom verksamheten.

Andra liknande administrativa uppgifter kan förekomma.

Vem är du?

I denna roll förväntas du ha ett proaktivt arbetssätt och förmåga att anpassa prioriteringar efter situationen. Du är skicklig på att planera, strukturera och hålla ordning samt driva arbetet framåt. Det är avgörande att du känner dig bekväm med att arbeta både självständigt och i samarbete med andra, även under tidspress. Välutvecklade kommunikations- och nätverksfärdigheter kommer att vara till stor hjälp i din roll. Du är självsäker och har en god förmåga att hantera flera arbetsuppgifter parallellt.

För att lyckas i denna position är det viktigt att du är extremt pålitlig, har en serviceinriktad attityd och alltid upprätthåller en hög grad av professionalism. Du är förtroendeingivande och har erfarenhet av att hantera konfidentiell information. Vi söker dig som har fullgjord gymnasieexamen och minst tre års erfarenhet av att stödja ledande befattningshavare eller annan relevant arbetslivserfarenhet. Du bör ha grundläggande kunskaper i redovisning och dokumenterad erfarenhet av ekonomiadministration samt hantering av fakturor i affärssystem. Hög digital kompetens och god datorvana inom MS-Officepaketet är nödvändigt, liksom en förmåga att snabbt lära dig nya system. Du ska också ha mycket goda kunskaper i svenska och engelska, både i tal och skrift.

Det är meriterande om du har eftergymnasial utbildning som arbetsgivaren bedömer är relevant för tjänsten. Erfarenhet från arbete vid svenskt lärosäte eller annan statlig myndighet är också meriterande. Tidigare erfarenhet som VD-assistent eller motsvarande är en stark merit.

I denna rekrytering kommer stor vikt att läggas vid personliga egenskaper.

Vad erbjuder vi?

Karolinska Institutet är ett av världens ledande medicinska universitet. Vår vision är att driva utvecklingen av kunskap om livet och verka för en bättre hälsa för alla. Vi bedriver framgångsrik medicinsk forskning och erbjuder det största utbudet av medicinska utbildningar i Sverige. Vid Institutionen för fysiologi och farmakologi har vi både forskning och ett stort utbildningsuppdrag.

Som universitet är Karolinska Institutet en statlig myndighet, vilket ger dig goda förmåner genom vårt kollektivavtal, inklusive pensionsavsättning, semesterrätt och ersättningar vid föräldraledighet och sjukfrånvaro. Medarbetare på KI erbjuds också möjlighet till ett flexibelt arbetssätt, vilket innebär att du i viss omfattning kan arbeta del av din arbetstid på distans om verksamheten tillåter. Tjänsten utgår från forskningshuset Biomedicum där du arbetar i ett öppet kontorslandskap tillsammans med övrig administrativ personal.



  • Stockholm, Stockholm, Sweden Karolinska Institutet Full time

    Din rollI denna roll kommer du att arbeta som administrativt stöd för prefekten och institutionen. Du kommer att vara prefektens närmaste stöd och säkerställa att det dagliga arbetsflödet är så smidigt som möjligt.Planera och koordinera möten och hjälpa till att strukturera prefekts kalender utifrån tydliga prioriteringar.Förbereda agendor,...


  • Stockholm, Stockholm, Sweden Karolinska Institutet Full time

    Din rollI denna roll kommer du att vara prefektens närmaste stöd och säkerställa att det dagliga arbetsflödet är så smidigt som möjligt. Du kommer att vara första kontaktperson, planera och koordinera möten och hjälpa till att strukturera prefekts kalender utifrån tydliga prioriteringar.UppdragVara prefektens närmaste stöd och säkerställa att...


  • Stockholm, Stockholm, Sweden Karolinska Institutet Full time

    Din rollI denna roll kommer du att vara prefektens närmaste stöd och säkerställa att det dagliga arbetsflödet är så smidigt som möjligt. Du kommer att vara första kontaktperson, planera och koordinera möten och hjälpa till att strukturera prefekts kalender utifrån tydliga prioriteringar.UppdragVara prefektens närmaste stöd och säkerställa att...


  • Stockholm, Stockholm, Sweden Karolinska Institutet Full time

    Din rollI denna roll kommer du att vara prefektens närmaste stöd och säkerställa att det dagliga arbetsflödet är så smidigt som möjligt. Du kommer att vara första kontaktperson, planera och koordinera möten och hjälpa till att strukturera prefekts kalender utifrån tydliga prioriteringar.UppdragVara prefektens närmaste stöd och säkerställa att...


  • Stockholm, Stockholm, Sweden Karolinska Institutet Full time

    Din roll I denna position kommer du att: fungera som ett nära stöd till prefekten och säkerställa att det dagliga arbetet flyter på effektivt. vara den primära kontaktpunkten, planera och samordna möten samt hjälpa till att strukturera prefektens kalender med tydliga prioriteringar. förbereda agendor, skicka ut kallelser och skriva protokoll för...


  • Stockholm, Stockholm, Sweden Karolinska Institutet Full time

    Din rollI denna position kommer du att:vara prefektens primära stöd och säkerställa att det dagliga arbetet flyter på utan hinder.fungera som första kontaktpunkt, planera och samordna möten samt hjälpa till att strukturera prefektens kalender med tydliga prioriteringar.förbereda agendor, skicka inbjudningar och skriva protokoll för ledningsgruppens...


  • Stockholm, Stockholm, Sweden Karolinska Institutet Full time

    RollbeskrivningI denna roll kommer du att vara en viktig del av institutionens administrativa grupp och arbeta med att stötta ledningen i deras dagliga arbete. Du kommer att vara ansvarig för att planera och koordinera möten, förbereda agendor, skicka kallelser och skriva protokoll.ArbetsuppgifterPlanera och koordinera möten och evenemangArbeta med...


  • Stockholm, Stockholm, Sweden Karolinska Institutet Full time

    Din roll Dina huvudsakliga ansvarsområden inkluderar: Att leda och organisera teamet, vilket omfattar fördelning och samordning av arbetsuppgifter samt att tillsammans med teamet utveckla effektiva processer och arbetsmetoder. Att främja engagemang och stärka samarbetet inom gruppen. Att samarbeta med kursansvariga och lärare för att säkerställa...


  • Stockholm, Stockholm, Sweden Karolinska Institutet Full time

    Din rollVi söker en erfaren HR-partner som kommer att vara ett stöd och delge information till både chefer och medarbetare kring regler, lagar och avtal inom HR-området. Du kommer att vara lyhörd för utmaningar som uppstår och med din kunskap ge råd om potentiella möjliga lösningar på HR-relaterade ärenden. Du kommer att medverka till...


  • Stockholm, Stockholm, Sweden Karolinska Institutet Full time

    Din rollI denna roll kommer du att vara ett stöd och delge information till både chefer och medarbetare kring regler, lagar och avtal inom HR-området. Du är lyhörd för utmaningar som uppstår och med din kunskap ger du råd om potentiella möjliga lösningar på HR-relaterade ärenden. Du medverkar till utvecklingen av rutiner och arbetssätt inom det...


  • Stockholm, Stockholm, Sweden Karolinska Institutet Full time

    Din rollVi söker en erfaren HR-partner som kommer att vara ett stöd och delge information till både chefer och medarbetare kring regler, lagar och avtal inom HR-området. Du kommer att vara lyhörd för utmaningar som uppstår och med din kunskap ge råd om potentiella möjliga lösningar på HR-relaterade ärenden. Du kommer att medverka till...


  • Stockholm, Stockholm, Sweden Karolinska Institutet Full time

    Din roll Dina centrala arbetsuppgifter omfattar: Att leda och styra teamet, vilket inkluderar att fördela och samordna arbetsuppgifter samt att tillsammans med teamet utveckla processer och arbetsmetoder. Att skapa engagemang och främja samarbetet inom gruppen. Att samarbeta med kursansvariga och lärare för att säkerställa att verksamheten får den...


  • Stockholm, Stockholm, Sweden Karolinska Institutet Full time

    RollbeskrivningDina viktigaste arbetsuppgifterArbetsleda gruppen, vilket innefattar att fördela och koordinera arbetsuppgifter, samt att tillsammans med gruppen utveckla processer och arbetssättSkapa engagemang och utveckla samarbetet inom gruppenSamarbeta med kursansvariga och lärare och därigenom säkerställa leverans av service till...


  • Stockholm, Stockholm, Sweden Karolinska Institutet Full time

    Din rollDina viktigaste arbetsuppgifter är att:Arbetsleda gruppen, vilket innefattar att fördela och koordinera arbetsuppgifter, samt att tillsammans med gruppen utveckla processer och arbetssättSkapa engagemang och utveckla samarbetet inom gruppenSamarbeta med kursansvariga och lärare och därigenom säkerställa leverans av service till...


  • Stockholm, Stockholm, Sweden Karolinska Institutet Full time

    Din rollDina huvudsakliga arbetsuppgifter är att:Arbetsleda gruppen, vilket innefattar att fördela och koordinera arbetsuppgifter, samt att tillsammans med gruppen utveckla processer och arbetssätt.Skapa engagemang och utveckla samarbetet inom gruppen.Samarbeta med kursansvariga och lärare och därigenom säkerställa leverans av service till...


  • Stockholm, Stockholm, Sweden Karolinska Institutet Full time

    Din rollVi söker en engagerad och strukturerad lagspelare som är trygg i sitt ledarskap. Du har en naturlig förmåga att skapa och underhålla relationer och en mycket god samarbetsförmåga. Du kommunicerar på ett rakt och pedagogiskt sätt.Dina arbetsuppgifterArbetsleda gruppen, vilket innefattar att fördela och koordinera arbetsuppgifter, samt att...


  • Stockholm, Stockholm, Sweden Karolinska Institutet Full time

    Rollen som HR-partnerFör att vara riktigt bra i rollen som HR-partner krävsAtt vara kommunikativAtt vara ansvarstagandeAtt planera och hålla deadlinesAtt vara noggrann och prioritera arbetsuppgifterVad innebär rollen som HR-partner?Rollen som HR-partner innebär att du kommer att vara ett stöd och dela information till både chefer och medarbetare kring...


  • Stockholm, Stockholm, Sweden Aleris Heart Center AB Full time

    Om ossAleris Heart Center AB är en av Sveriges största öppenvårdsverksamheter inom klinisk fysiologi. Vi bedriver verksamhet på två enheter i centrala Stockholm, Folkungagatan och Sabbatsbergs sjukhus.Våra uppdragVi utför fysiologiska undersökningar inom hjärta, lungor och kärl. Inom affärsområdet ingår även Flyg- och Dykmedicinskt Centrum...


  • Stockholm, Stockholm, Sweden Karolinska Institutet Full time

    Din roll Dina huvudsakliga ansvarsområden inkluderar: Att leda och organisera teamet, vilket innebär att fördela och samordna arbetsuppgifter samt tillsammans med teamet utveckla effektiva processer och arbetsmetoder. Att främja engagemang och förbättra samarbetet inom gruppen. Att samarbeta med kursansvariga och pedagoger för att säkerställa...


  • Stockholm, Stockholm, Sweden Karolinska Institutet Full time

    Din rollVi söker en administrativ forskningsassistent inom kardiologi som vill bidra till vår forskning och utveckling. Som administrativ forskningsassistent kommer du att arbeta med uppgifter som design av formulär och variabler för datainsamling, konstruktion av electronic case record form och databas för klinisk forskning, samt datauttag och...