Projektkoordinator

Location: Sickla, Stockholm

Scope: Full-time

Travel: Required, both within Sweden and internationally

English, see below

Om Green Wall Designs

Green Wall Designs är en kreativ studio i Stockholm specialiserad på ljusdesign, produktionsdesign och produktion av visuellt content för live- och underhållningsbranschen.

Företaget grundades 2008 med målet att förena dessa discipliner inom samma verksamhet. I dag består Green Wall Designs av ett kreativt och tekniskt team på omkring 20 personer som arbetar i en avancerad och snabbfotad produktionsmiljö. Våra projekt ställer höga krav på precision, kvalitet och leveranssäkerhet, och vi arbetar kontinuerligt med att utveckla våra metoder och kompetenser för att möta branschens växande behov.

Vi värdesätter kreativitet i alla former, professionalism, tydlighet och ett prestigelöst arbetssätt, och vi utvecklar långsiktiga samarbeten tillsammans med producenter, kreatörer och tekniska team i Sverige och internationellt.

Rollen vi söker

Green Wall Designs söker en Project Coordinator som gärna har erfarenhet inom liveproduktion, event, scenkonst, broadcast eller produktion av ljusdesign och/eller visuellt content.

I rollen stöttar du producenten med administration, schemaläggning, dokumentation och koordinering av team och leveranser.

Vi söker dig som är strukturerad, kommunikativ och trivs med att hålla ordning i kreativa och tekniska miljöer. Du har ett professionellt bemötande och uppskattar att arbeta nära både producenter, kreatörer och produktionsteam. Som Project Coordinator bygger du goda relationer med kunder och samarbetspartners och bidrar till att skapa tydliga processer och ett smidigt arbetsflöde genom hela projektet.

Erfarenhet av koordinering eller arbete i kreativa produktioner är meriterande men inte ett krav.

I vårt dagliga arbete samarbetar vi med artister, producenter och kreativa team, och våra produktioner når publik över hela världen. I studion i Sickla arbetar du tillsammans med engagerade kollegor och vår studiohund Beppe, som gärna tar emot lite uppmärksamhet mellan varven.

Typiska arbetsuppgifter

• Stödja producenten i daglig projektadministration

• Hantera schemaläggning, mötesbokningar och tidslinjer

• Uppdatera produktionsdokument, listor, leveransplaner och status

• Assistera i kommunikation mellan team, kund och leverantörer

• Förbereda och sammanställa material inför möten och presentationer

• Säkerställa korrekt filhantering, versionering och dokumentation

• Följa upp deadlines och flagga eventuella risker

• Driva små leveranser och delmoment självständigt

Vi ser gärna att du

• Känner dig bekväm i en roll där du stöttar producenter och kreatörer genom att hålla ihop administration och koordinering

• Är trygg i att arbeta självständigt och tar initiativ

• Har möjlighet att arbeta på plats i vår studio i Sickla

• Har mycket god kommunikativ förmåga på engelska och svenska, i tal och skrift

• Är en lagspelare som bidrar till en positiv, prestigelös och professionell arbetskultur

• Är beredd att resa i tjänsten, både inom Sverige och internationellt

• Har erfarenhet av eller intresse för liveproduktion, event, scenkonst, broadcast eller visuellt content

Skicka din ansökan med CV och relevanta länkar till

Urval sker löpande.

_________________________________________________

About Green Wall Designs

Green Wall Designs is a creative studio in Stockholm specialising in lighting design, production design and the production of visual content for the live and entertainment industry.

The company was founded in 2008 with the aim of bringing these disciplines together within one operation. Today, Green Wall Designs consists of a creative and technical team of around 20 people working in an advanced and fast-paced production environment. Our projects place high demands on precision, quality and reliability, and we continuously develop our methods and skills to meet the growing needs of the industry.

We value creativity in all forms, professionalism, clarity and an unpretentious way of working, and we build long-term collaborations together with producers, creators and technical teams in Sweden and internationally.

The role

Green Wall Designs is looking for a Project Coordinator
who ideally have
experience with live production, events, performing arts, broadcast, or the production of lighting design and/or visual content.

In this role you support the Producer with administration, scheduling, documentation and coordination of teams and deliveries.

We are looking for someone who is structured, communicative and enjoys creating order in creative and technical environments. You have a professional manner and appreciate working closely with Producers, Creatives and production teams. As Project Coordinator, you build strong relationships with clients and partners and help create clear processes and a smooth workflow throughout the project.

Experience in coordination or work within creative productions is an advantage, but not a requirement.

In our daily work, we collaborate with artists, producers and creative teams, and our productions reach audiences all over the world. In our studio in Sickla, you will work alongside engaged colleagues and our studio dog Beppe, who is always happy to receive a bit of attention in between.

Typical responsibilities

• Support the Producer in day-to-day project administration

• Manage scheduling, meeting bookings and timelines

• Update production documents, lists, delivery plans and status reports

• Assist in communication between the team, client and suppliers

• Prepare and compile materials for meetings and presentations

• Ensure correct file management, version control and documentation

• Follow up on deadlines and flag potential risks

• Independently drive smaller deliveries and sub-tasks

We look for someone who

• Feel comfortable in a role where you support Producers and Creatives by keeping administration and coordination on track

• Is confident working independently, taking initiative and making decisions with short lead times

• Is able to work on site in our studio in Sickla

• Have excellent communication skills in English and Swedish, both spoken and written

• Is a team player who contributes to a positive, unpretentious and professional work culture

• Is prepared to travel for work, both within Sweden and internationally

• Have experience of, or a strong interest in, live production, events, performing arts, broadcast or visual content

Application

Send your application with CV and relevant links to

Selection is ongoing.