Projektadministratör

Vi söker nu en erfaren
projektadministratör med huvudfokus på dokumenthantering
till ett omfattande och samhällsviktigt infrastrukturprojekt inom kollektivtrafik i Stockholmsregionen. Uppdraget är långsiktigt och sträcker sig över flera år.

• Start:
  10 februari 2026
• Slut:
  31 augusti 2028
• Placering:
  Kungsholmen, Stockholm
• Omfattning:
  100 % (40 timmar/vecka)
• Möjlig förlängning fram till 2030

Om uppdraget

I rollen som projektadministratör är du
spindeln i nätet
med många kontaktytor, både internt och externt. Du stödjer projektledning och projektmedlemmar i administrativa processer och säkerställer ett effektivt och strukturerat arbetssätt. En central del av uppdraget är
huvudansvaret för projektets dokumenthantering
, där du säkerställer att lagar, riktlinjer och interna rutiner följs.

Uppdraget bedrivs inom ramen för ett stort investeringsprojekt med höga krav på kvalitet, struktur och samverkan.

Arbetsuppgifter

Dokumenthantering (huvudansvar)

• Huvudansvar för projektets dokumenthantering i dokumenthanteringssystem
• Säkerställa och vidareutveckla rutiner för dokumenthantering
• Diarieföring av projektdokumentation i diarieföringssystem
• Informera och utbilda projektmedlemmar i dokumenthantering
• Säkerställa efterlevnad av lagar och riktlinjer (bl.a. offentlighet och sekretess)
• Ansvara för ärendestruktur i ärendehanteringssystem
• Kontaktperson mot registrator och arkivarie
• Samverka med datasamordnare kring mappstruktur och namnsättning
• Administrativa processer vid exempelvis samråd

Projektadministration

• Administrativt stöd till projektledare, samordnare och projektmedlemmar
• Mötesadministration (kallelser, protokoll, dokumentation)
• Säkerställa ett stabilt och effektivt administrativt arbetsflöde
• Fakturahantering (första granskning och kontering)
• Sammanställa, strukturera och distribuera dokumentation
• IT-beställningar, behörigheter samt on- och offboarding
• Hantering av distributionslistor och gruppbrevlådor
• Stöd vid konsultanskaffning
• Planera och genomföra workshops och relationsbyggande aktiviteter
• Stöd vid etablering av projektkontor
• Reseadministration vid behov
• Administrativ korrespondens

Detta gäller ett konsultuppdrag på initialt 2,5 år. Du kommer bli anställd hos oss på A-Talent Tech. Du har samma fördelar hos A-Talent Tech som hos andra arbetsgivare med kollektivavtal och förmåner som pension (med möjlighet till extra flexpension), friskvårdsbidrag, försäkringar och rabatt på träningskort.

Obligatoriska krav

• Högskoleexamen eller KY/YH-utbildning om minst 3 år
• Minst 4 års erfarenhet av dokumentsamordning i projekt/program inom offentlig förvaltning (minst ett referensprojekt ska kunna anges)
• Mycket go erfarenhet av arbete i diarieförings- och dokumenthanteringssystem
• Minst 5 års erfarenhet av rollen som program- eller projektadministratör

Meriterande

• Erfarenhet av Agresso, Antura, Avima eller motsvarande system
• Erfarenhet av arbete i EDIT/Platina
• Erfarenhet av arbete med dokumenthanteringsplan i större projekt/program (≥ 500 mkr)
• Dokumenterad utbildning inom GDPR

Personliga egenskaper

För att lyckas i rollen ser vi att du är strukturerad, noggrann och har mycket god prioriteringsförmåga. Du trivs i en koordinerande roll, är kommunikativ och van vid att arbeta med många parallella arbetsuppgifter i komplexa projektmiljöer.

Om A-Talent Tech

A-Talent Tech arbetar nischat med rekrytering och konsultuthyrning av teknisk kompetens. Våra rekryteringsspecialister har god teknisk förståelse och tillsammans med experter inom executive search hittar och rekryterar vi även de mest svårfunna kompetenserna till er organisation. Vi är en del av A-Talent Group, en koncern med specialistföretag inom kompetensförsörjning.

Låter det intressant?

Låter det intressant är du välkommen att söka tjänsten. Tillsättning kommer ske löpande så vänta inte med din ansökan Vid eventuella frågor, kontakta ansvarig Filippa Eklund på