Administratör till Dokumenthanteringsavdelningen

Är du en strukturerad och initiativrik person som trivs nära verksamheten och cheferna du stöttar? Hos DokhA får du en roll med stor variation, där du får vara med och bygga upp rutiner och skapa ordning i en spännande och föränderlig miljö. Välkommen med din ansökan

Högkvarterets Dokumenthanteringsavdelning

Avdelningens uppgift är att stödja Försvarsmaktens Högkvarter i myndighetsutövningen med en kontinuerlig dokument- och ärendehantering med uppgift att redovisa, ta hand om och tillgängliggöra allmänna handlingar idag, imorgon och över tid. Försvarsmaktens dokumenthantering omfattar all hantering av allmänna handlingar oavsett format och sekretessgrad längst hela beredskapstegen fred-kris-krig, nationellt såväl som internationellt. Avdelningen har också till uppgift att boka och genomföra persontransporter.

HKV DokhA består av en avdelning uppdelad i 6 sektioner; Arkiv, Expedition L24, Expedition Tre Vapen, Expedition V117, Internationell expedition samt Transportsektion.

Huvudsakliga arbetsuppgifter

Som Administratör inom DokhA kommer du att vara ett viktigt stöd för chefer och medarbetare på avdelningen. Du får en central roll i det dagliga administrativa arbetet och blir en nyckelperson i att skapa struktur, rutiner och uppföljning i verksamheten. Rollen erbjuder stor frihet under ansvar och möjligheten att själv påverka hur arbetet utformas.

Du kommer bland annat att:

• Ge administrativt stöd till chefer inom DokhA – exempelvis hantera beställningar, sammanställa statistik och registrera ärenden i olika system
• Boka och samordna möten med andra organisationer och myndigheter, inklusive i samband med Nato-relaterad samverkan och hantering av SSK-frågor
• Stödja chefer med uppföljning av beslut, aktiviteter och årshjul – påminna, dokumentera och säkerställa att deadlines hålls
• Hantera bokning och administration kopplat till aktiviteter för sektionen
• Stödja vid övnings- och utbildningsverksamhet
• Delta i inventering och administration av signalskyddsmateriel samt samverka med förrådet kring materiel i LIFT
• Bidra till att ta fram och dokumentera rutiner och arbetssätt inom avdelningen

KRAV

Kvalifikationer

• Godkänd gymnasieexamen
• Aktuell och relevant arbetslivserfarenhet av att ge chefsnära stöd och att arbeta verksamhetsnära i en administrativ roll
• God datorvana
• B-körkort
• Goda kunskaper i tal och skrift i svenska och engelska

Personliga egenskaper

Vi söker dig som vill vara spindeln i nätet och bidra till en välfungerande planering. Du är strukturerad, ordningsam och har lätt för att samarbeta och bygga relationer. I rollen blir du en naturlig kontakt mot huset och företrädare för avdelningen, med förmåga att samordna och få saker att hända.

Stor vikt kommer läggas vid personliga egenskaper.

MERITERANDE

• Aktuell och relevant arbetslivserfarenhet från större organisation, gärna myndighet

För att myndighetens uppdrag ska vara framgångsrikt förutsätts att alla medarbetare uppträder enligt den värdegrund som finns. Försvarsmaktens värdegrund slår vakt om alla människors lika värde, rättvisa och jämlikhet och främjar demokrati och mänskliga rättigheter (läs mer på ).

Övrigt

Anställningsform: tillsvidareanställning. Försvarsmakten tillämpar sex månaders provanställning för dig som inte är anställd i myndigheten. Civil befattning

Sysselsättningsgrad: Heltid

Arbetsort: Stockholm

Tillträdesdatum enligt överenskommelse

Upplysningar om befattningen

Förfrågningar om befattningen kontakta Sandra Stevelind. För information om rekryteringsprocessen kontakta HR- Specialist Elin Dahlqvist. Samtliga nås via växeln,

Fackliga representanter nås på telefon :

Fackliga kontaktpersoner vid Högkvarteret:

SACO: Stefan Ungerth

SEKO: Monika Danielsson/Liselott Larsson

Försvarsförbundet, OFRS: Kjell Tetzlaff

OFRO: Roger Ericsson

Ansökan

Välkommen med din ansökan senast Din ansökan ska innehålla CV och ansökningsbrev där du motiverar varför du är lämpad för denna befattning samt svar på angivna urvalsfrågor.