Huvudregistrator och arkivarie till barn- och skolförvaltningen

Huvudregistrator och arkivarie till barn- och skolförvaltningen
Barn- och skolförvaltningen
Om rollen och dina arbetsuppgifter

Som huvudregistrator hos barn- och skolförvaltningen kommer du att fortsätta det påbörjade arbetet med att effektivisera och modernisera förvaltningens ärendehantering och du förväntas planera och driva utvecklingsprojekt inom registratur, diarieföring och arkivering.

Ditt arbete innebär bland annat att utveckla och kvalitetssäkra processer, skapa, revidera

och kommunicera rutiner och arbetssätt som avser ärendehantering och hantering av

allmänna handlingar samt säkerställa att dessa tillämpas inom hela förvaltningen. I

arbetet ingår också att skapa och hålla i utbildningar för förvaltningens medarbetare samt ge stöd till verksamheterna rörande ärendehantering, diarieföring och hantering av allmänna handlingar. Arbetet kan innebära verksamhetsbesök.

Du kvalitetssäkrar och driver även utvecklingsarbete kring arkivfrågor inom förvaltningen och ansvarar för barn och skolnämndens centrala arkiv samt stödjer/samordnar lokalt ansvariga för arkiv (arkivredogörare) på förskolor och skolor.

Du kommer att ha ett nära samarbete med övriga enheter på kansliet och övriga avdelningar på skolkontoret samt mycket kontakter med förvaltningens samtliga verksamheter inom barn- och skolförvaltningen. Du kommer också delta i kommungemensamma nätverksträffar.

I uppdraget ingår att ha det övergripande ansvaret för barn och skolförvaltningens diarium och handläggarsystem W3D3. Som specialist i W3D3 genomför du utbildningsinsatser och är support för förvaltningens medarbetare som arbetar i systemet.

Bland övriga ansvarsområden kan nämnas posthantering, registrering, diarieföring, utgöra stöd vid sekretessprövningar och hantera utlämning av allmänna handlingar samt att hålla barn- och skolnämndens informationsredovisning och arkivbeskrivning uppdaterade.

Vi söker dig

Vi söker dig som har en universitets-/högskoleutbildning med inriktning mot offentlig

förvaltning eller annan utbildning som arbetsgivaren bedömer som relevant för tjänsten.

Du har erfarenhet av kvalificerat administrativt arbete inom offentlig verksamhet. Har du tidigare arbetat som huvudregistrator eller arkivarie är det meriterande speciellt om du arbetat i liknande roll inom skolväsendet. Du har kunskap om lagstiftning kopplat till offentlig förvaltning, t.ex. förvaltningslag, kommunallag, arkivlag samt offentlighet- och sekretesslag.

Arbetet kräver en god förmåga att uttrycka sig väl i tal och skrift. Du är van vid att arbeta i olika IT-system och en god datorvana är en förutsättning för tjänsten. Har du arbetat i W3D3 eller motsvarande registreringssystem är det meriterande.

Som huvudregistrator har du många kontakter med både politiker, tjänstepersoner och

allmänheten vilket kräver att du är flexibel och noggrann samt en ansvarsfull organisatör.

Du har en god samarbetsförmåga och relaterar till andra på ett lyhört och smidigt sätt.

Som person är du drivande, noggrann, utvecklings- och serviceinriktad och bra på att

strukturera, planera och prioritera ditt arbete. Du är en person som uppskattar och har

strategier för att hantera flera frågor parallellt. Du har såväl förmåga som vilja att utgöra

en nyckelfunktion för hela förvaltningens administrativa processer. Du har förmåga till

helhetssyn, ser frågor i ett större perspektiv och är lugn och samlad i olika situationer.

I denna rekrytering har vi valt att ersätta det personliga brevet med några urvalsfrågor som vi ber dig att svara på vid ansökningstillfället. Dina svar blir en viktig del i vårt urvalsarbete. I denna rekrytering har vi även valt att tillämpa löpande urval och ser gärna att du skickar in din ansökan så snart som möjligt.

Första intervjuer kommer att genomföras digitalt den 22 december kl Frigör gärna tid i din kalender.

Varmt välkommen med din ansökan

Vi erbjuder dig

Som medarbetare hos oss erbjuds du en rad förmåner med fokus på balans, trygghet och hälsa. Lunds kommun är en stor organisation med många spännande verksamheter och möjligheter för medarbetare till utveckling. Som medarbetare får du även tillgång till vår förmånsportal där du enkelt kan se dina förmåner och administrera dessa.

Det här ger vi dig som medarbetare

Om arbetsplatsen

Tjänsten är organiserad på Enheten för placeringar och förvaltningsadministration som finns inom avdelning Kansli där flera av förvaltningens stödjande funktioner finns samlade. Inom enheten arbetar nio andra personer. Totalt utgörs avdelningen av cirka 20 personer i specialistfunktioner. Inom Kansli arbetar till exempel olika administrativa funktioner, myndighetshandläggare, planeringssekreterare och nämndsekreterare. Vi sitter tillsammans i trevliga lokaler i centrala Lund och det finns goda pendlingsmöjligheter.

Möjligheten till distansarbete är begränsad utifrån arbetsuppgifternas karaktär.

Inom kansli arbetar vi tillsammans utifrån våra respektive uppdrag och sätter stort värde på att hjälpa varandra när det behövs.

På barn- och skolförvaltningen arbetar vi för att skapa likvärdighet och goda förutsättningar för att alla barn och elever inom våra förskolor, grundskolor och anpassade grundskolor ska nå sina mål. Tillsammans arbetar vi för en enhetlig och tydlig styrning av förskola och skola i en modern och effektiv organisation, med målet att möjliggöra en utbildning i världsklass. Våra ambitioner är höga och vi strävar alltid efter att skapa goda förutsättningar för utveckling och värnar om en hög kvalitet i verksamheten.

Här får du plats att växa. Inom Lunds kommun sätter vi kunskapen i centrum och skapar möjligheter att utvecklas i arbetslivet. Vi erbjuder en inkluderande arbetsmiljö, och chans att påverka och göra skillnad. Vill du bli en av oss?

Anställning

Anställningsform: Tillsvidareanställning

Omfattning: Heltid

Lön: Månadslön

Tillträde: Snarast, enligt överenskommelse

Ansök senast

Sista ansökningsdag:

Referensnummer

2025/1103

Kontaktperson(er)

• Anna Palm, avdelningschef,
• Petra Lindgren,

Facklig(a) företrädare

• Jannika Josefsson, Vision,

---