Medarbetare till enheten för arkiv och registratur

Södertörns högskola är ett lärosäte i Stockholm som utbildar, forskar och samverkar för en hållbar samhällsutveckling. Här studerar runt studenter på cirka 80 program och över 300 kurser. Utbildning och forskning bedrivs inom humaniora, samhällsvetenskap, teknik och naturvetenskap. Högskolan erbjuder också lärarutbildning med interkulturell profil och polisutbildning. Mycket av forskningen handlar om frågor som rör Östersjö- och Östeuropaområdet. På Södertörns högskola blandas ämnen, perspektiv, människor och erfarenheter. Här finns de nyfikna och de ifrågasättande, de som söker oväntade kombinationer, utveckling och utmaningar.

Om enheten

Högskolan har en central registratur placerad på den gemensamma förvaltningen och enheten för arkiv och registratur. Vi är en enhet där arkiv och registratur utgör två funktioner som arbetar nära. Nu söker vi medarbetare till registraturen.

Om arbetsuppgifterna

De löpande arbetsuppgifterna innefattar diarieföring av allmänna handlingar, hantering av e-post och papperspost, telefonbemanning, fördelning av handlingar och ärenden till anställda och hantera utlämnande av allmän handling. Att ge service till kollegor inom högskolans olika verksamhetsområden är en del i det löpande arbetet. Vi ser att du aktivt bidrar med utveckling av arbetssätt och rutiner. I anställningen kan även andra uppgifter inom ramen för anställningen tillkomma.

Ärendehanteringen är till stor del digital och vi använder ärendehanterings- och diariesystemet W3D3. Högskolan arbetar i Microsoft Office 365. Högskolan står inför en spännande utvecklingsfas gällande upphandling av ärende- och diarieföringssystem, i vilken du förväntas delta med dina erfarenheter och din kompetens.

Kvalifikationer

Krav

• God kommunikativ förmåga och kunna uttrycka dig på svenska i både tal och skrift.

• Aktuell erfarenhet av arbete som registrator eller motsvarande.

• Goda kunskaper om allmänna handlingar, offentlighetsprincipen och sekretess.

• God administrativ förmåga.

• Vana av att arbeta i ärendehanterings- och diariesystem.

• Goda dator- och IT-kunskaper i Microsoft Office 365.

Meriterande

• Erfarenhet av arbete inom högskola eller universitet som registrator eller arkivarie.

• Relevant utbildning, exempelvis inom arkiv- och informationsvetenskap, eller annan utbildning som arbetsgivaren bedömer som relevant.

• Erfarenhet av systemledarskap eller systemförvaltning.

Meriterande innebär att det är en fördel om du uppfyller följande krav, men de är inte obligatoriska, för att kunna vara aktuell för anställningen.

Personliga egenskaper

Vi sätter stor vikt läggs vid dina personliga egenskaper. Vi söker därför en noggrann, ansvarsfull och serviceinriktad registrator som drivs av att hantera löpande registratorsuppgifter och bidra med utveckling. Högskolan har flera verksamhetsområden och registraturen hanterar en variation av olika typer av frågor och ärenden. Därför är det viktigt att kunna prioritera och göra avvägningar i arbetet gällande service och kvalitet. Du ska ha förmågan att både kunna arbeta självständigt och vara drivande i ditt arbete. Mycket god samarbetsförmåga och lyhördhet är viktiga egenskaper.

Anställningen

Anställningen är tillsvidare. Provanställning 6 månader tillämpas. Tillträde snarast eller enligt överenskommelse. Möjlighet till distansarbete finns.

Ansökan

Ansökan görs genom att urvalsfrågor besvaras i rekryteringsverktyget Reachmee på högskolans hemsida. Inget personligt brev ska därför laddas upp som en fil. Endast CV eller meritförteckning ska laddas upp som en fil. Sista ansökningsdag är

Upplysningar

Mattias Dorian, enhetschef, ,

Viktor Hasselgren, HR specialist, ,

En ansökan som inte är komplett eller inkommer till Södertörns högskola efter sista ansökningsdag kan komma att avvisas.

Välkommen med din ansökan

Fackliga kontaktpersoner:

SACO:

ST:

SEKO:

och Robert Lindberg

Södertörns högskola har gjort ett medvetet medieval för denna rekrytering och vi undanber oss därför kontakt med annonssäljare eller andra säljare av rekryteringstjänster.

Gemensamt förhållningssätt för medarbetare och chefer