Projektadministratör

Vi på Future People söker en Projektadministratör till myndighet på Kungsholmen. Som konsult hos oss får du möjlighet till ett spännande uppdrag samtidigt som du fortsätter att utvecklas inom ditt kompetensområde. Du blir anställd på Future People och jobbar ute på plats hos vår kund. Vi är mycket måna om att du ska trivas hos oss och på ditt uppdrag. Hos oss är du en viktig och uppskattad person, både som anställd och som kollega. Ta nästa steg i karriären och utvecklas tillsammans med oss Vår kund är en myndighet inom trafiksektorn som arbetar för att underlätta vardagen för invånarna som reser och pendlar i Stockholm stad. Det här är en myndighet med ett stort engagemang och stolthet över deras viktiga samhällsuppdrag. Du som konsult kommer få vara med på en viktig resa och tillsammans med myndighetens medarbetare få vara med och bidra till en bättre vardag för invånarna i Stockholms stad. Nu söker vi en projektadministratör till ett 12 månaders vikariat när nuvarande rollinnehavare går på föräldraledighet. Du blir en nyckelperson som skapar struktur, stöttar beställare och projektledare och bidrar till ett effektivt arbetssätt i en verksamhet med många kontaktytor, både internt och externt. Du trivs med att ha många bollar i luften, är bra på att prioritera och gillar att få ordning på saker – från dokument och diarieföring till mötesstruktur, systemadministration och fakturahantering. Exempel på arbetsuppgifter: - Utföra dokumenthantering enligt interna rutiner och riktlinjer - Diarieföra handlingar i EDIT (Platina) samt stötta vid begäran om allmänna handlingar - Skriva protokoll vid möten och workshops samt distribuera och arkivera - Boka möten och vid behov hantera resebeställningar - Administrera projektverktyg (behörigheter, nya användare, funktioner m.m.) - Hantera beställningar av IT- och kontorsmaterial, passerkort till anläggningar m.m. - Fakturahantering och kontering i Agresso (eller liknande system) - Kvalitetssäkra underlag till fakturor - Kontrollera inrapporterade tider från konsulter och entreprenörer - On/Off-boarding av projektmedlemmar och introduktion av nya personer - Stötta vid anskaffning och avslut av konsultuppdrag - Vägleda i administrativt metodstöd och administrativa rutiner - Medverka i utveckling av administratörsnätverk - Övriga administrativa uppgifter utifrån behov hos chef/projektledare Krav för tjänsten: - Minst 5 års arbetslivserfarenhet som projektadministratör från liknande verksamheter, exempelvis kollektivtrafik, infrastruktur, samhällsplanering, teknik, bygg och anläggning, fordon eller IT - Minst gymnasial examen - Minst 5 års erfarenhet av ärende- och dokumenthantering, exempelvis planering, mappstruktur, diarieföring och arkivering? - Minst 5 års erfarenhet av fakturahantering i Agresso eller liknande system, exempelvis granskning och kontering av fakturor? Meriterande: - Minst 3 års erfarenhet som projektadministratör inom offentlig verksamhet? - Minst 3 års erfarenhet av arbete i EDIT (Platina) eller motsvarande diarieföringssystem? - Minst 3 års erfarenhet av att administrera i webbaserade samarbetsverktyg för projekt, exempelvis Avima, SharePoint eller liknande? Innan uppdraget kan påbörjas kommer en säkerhetsprövning att genomföras. Personliga egenskaper och arbetsmiljö Vi har ett gediget samarbete med myndigheten idag och har konsulter på plats på flera avdelningar. Arbetsplatsen präglas av en välkomnade miljö där du som konsult har goda möjligheter att utvecklas och växa inom organisationen. Som person är du lyhörd, engagerad och har en god samarbetsförmåga. Du är strukturerad och har förmågan att arbeta självständigt och strävar efter att leverera med hög kvalitet. Du kommer att vara anställd av Future People och arbeta som konsult hos vår spännande kund. För oss är det viktigt att varje kandidat ska få en positiv upplevelse hos oss och vi håller dig uppdaterad under hela processen. Du behöver aldrig undra vad som händer och hur just du ligger till i rekryteringsprocessen. Som anställd hos oss kan du lita på att vi kommer hjälpa dig att nå dina karriärsmål. Vi finns som en partner genom din yrkesmässiga karriär. Varmt välkommen med din ansökan redan idag Uppdraget möjliggör både arbete på distans och på plats på kontor på Kungsholmen i Stockholm. Upplägg för närvaro styrs av verksamhetens behov och enligt överenskommelse med beställaren. Start: 2026-03-16 Slut: 2027-03-12 Förlängningsoption: möjlighet till förlängning 1+1+1+1+1 Sista ansökningsdagen: 10/2-2026 Du söker tjänsten på futurepeople.se Vi har ej möjlighet att ta emot ansökningar via e-mail med anledning av GDPR. Har du frågor om rollen eller undrar hur processen ser ut framöver får du gärna kontakta oss. Vi som arbetar med processen på detta uppdrag är Therese Lönnberg, du når mig på therese.lonnberg@futurepeople.se och Liv Hedström, liv.hedstrom@futurepeople.se. Vi ser gärna sökanden med olika bakgrunder och erfarenheter. Vi går igenom ansökningarna löpande och i konsultvärlden går processerna oftast snabbt. Rollen kan komma att tillsättas innan sista ansökningsdatum, vänta därför inte med att skicka in din ansökan. Välkommen till oss på Future People