Kontorskoordinator

Kontorskoordinator till Institutet för Språk och Folkminnen

Har du erfarenhet av offentlig förvaltning, trivs med administration och att hjälpa andra? Vill du arbeta i en miljö där språk och minoritetsfrågor är i fokus? Då kan det vara dig vi letar efter

Vi söker nu en serviceinriktad och strukturerad kontorskoordinator till Institutet för språk och folkminnen. Tjänsten är ett föräldravikariat.

Om rollen

Som kontorskoordinator kommer du att vara en viktig administrativ resurs för Isof:s avdelningschefer och medarbetare. Du ansvarar för att säkerställa att kontoret är välorganiserat och att de dagliga arbetsflödena fungerar smidigt. I rollen är du stöd till avdelningarna Språkrådet och Nationella minoritetsspråk och svenskt teckenspråk, som sitter i samma lokaler på Södermalm i Stockholm.

Dina huvudsakliga arbetsuppgifter inkluderar:

• Att vara ett administrativt stöd till avdelningschefer och medarbetare på avdelningarna.

• Ansvarig för att se till att kontoret är organiserat, rätt utrustat och att medarbetare har alla förutsättningar för att den dagliga verksamheten ska kunna fungera, t.ex. beställa kontorsmaterial, uppdatera lathundar, scheman etc.

• Administrativt arbete, t.ex. registrera ärenden, göra tolkbokningar, bevaka och hantera mejl, telefon och post, stöd i myndighetens uppdrag att fördela revitaliseringsbidrag

• Stöd vid möten, seminarier, workshops, konferenser: beställa/hämta/köpa catering/fika etc.

• Samordning av lokalfrågor, teknisk utrustning och telefoni. Kontakta hyresvärd, service och larmbolag m.m.

• Hantera resebokningar och vara kontaktperson för resebyrån

• Nära samarbete med "Avdelningen stöd och utveckling" i frågor gällande personal, introduktioner, avtal och ekonomi, registratur och diariefrågor.

Tjänsten innebär samarbete med kollegor i liknande roller, där du ingår i ett team med kontorskoordinatorer i Göteborg och Uppsala. För att främja samarbete och erfarenhetsutbyte hålls regelbundna veckomöten med dessa kollegor. Resor kan förekomma till våra kontor.

Om dig

Vi söker dig som har

• Avslutad 3-årig gymnasieutbildning

• Erfarenhet av administrativt arbete inom offentlig verksamhet

• Mycket god förmåga att uttrycka dig i tal och skrift på svenska och engelska

• Goda IT-kunskaper, inklusive Officepaketet (2010 eller senare)

Meriterande är

• Erfarenhet av diarieföring och ekonomihanteringssystem

• Erfarenhet av hantering av offentliga inköp

Som person är du välorganiserad och skicklig på att hantera flera uppgifter samtidigt, alltid med rätt prioritering. Du är lösningsorienterad och identifierar snabbt problem, för att sedan hitta effektiva lösningar. Med en prestigelös och serviceinriktad inställning är du flexibel och positiv, och tar dig gärna an både små och stora uppgifter. Du behåller ett lugnt och metodiskt arbetssätt även under intensiva perioder, vilket gör att du kan hantera stressiga situationer effektivt.

Om verksamheten

Institutet för språk och folkminnen (Isof) är en statlig myndighet under Kulturdepartementet. Myndighetens uppdrag är att bygga upp och sprida kunskap om språk och kultur i Sverige. Vi finns till för alla och är en resurs för många yrkesgrupper, föreningar och organisationer. Vi bistår även regeringen med underlag och rekommendationer och ger stöd till andra myndigheter. Läs mer om vår verksamhet på vår webbplats isof.se. Vi har cirka 90 anställda och har avdelningar i Göteborg, Stockholm och Uppsala.

Är du intresserad?

Välkommen att skicka in din ansökan i form av CV och personligt brev. Sista ansökningsdag är 2025-03-21. I ditt CV ska det tydligt framgå år och månad för varje anställning samt en kort beskrivning av arbetsuppgifterna. Ladda även upp relevant dokumentation som styrker dina erfarenheter och examensbevis/betyg.

Övrigt

Tjänsten är ett vikariat på 100% och är placerad på avdelningen Språkrådet med placeringsort Stockholm. Resor förekommer i tjänsten. Tillträde i början av maj eller enligt överenskommelse.

I denna rekrytering samarbetar Isof med rekryteringsföretaget Poolia. Har du frågor om tjänsten eller rekryteringsprocessen är du varmt välkommen att kontakta rekryteringskonsult Emelie Horn på tel. 070 - 221 88 22 eller via mejl emelie.horn@poolia.se.

Facklig kontaktperson är Eleonor Karman för ST, eleonor.karman@isof.se.

Välkommen med din ansökan

---