Huvudregistrator till s Kansli

Vill du jobba på en organisationsövergripande nivå där vi aktivt arbetar med förbättringar och utveckling? Läs vidare Vi söker en huvudregistrator där du är en nyckelperson i att kvalitetssäkra processen från det att en handling kommer in eller upprättas tills att den arkiveras.

Din kommande roll Som huvudregistrator har du en central roll på VA SYD. Du kommer fortsätta det påbörjade arbetet med att effektivisera och modernisera organisationens ärendehantering och förväntas planera och driva utvecklingsprojekt inom registratur och diarieföring.

Exempel på arbetsuppgifter inom ditt ansvarsområde är att:

ansvara för inkommande post och e-post, diarium, registrering av handlingar samt visst arkivarbete
vara systemförvaltare för VA SYDs diarie
stötta kollegor i handläggning av ärenden
ansvara för utlämnande av allmänna handlingar samt medverkan vid sekretessprövningar
bidra i arbetet med VA SYDs informationshanteringsplan
bidra i utveckling av rutiner, processer och digitala verktyg kopplade till bland annat ärende- och dokumenthantering av allmänna handlingar
säkerställa lagefterlevnad och tillämpning av rutiner inom hela VA SYD
skapa och hålla i utbildningar för VA SYDs medarbetare
samordningsansvar för vissa ärenden (tex. remisser, enkäter etc)
du arbetar med både enklare rutinärenden och med mer komplexa frågor rörande dokumenthantering/informationshantering.
tjänsten kan också komma att innebära arbetsuppgifter som är kopplade till Kansliets övriga ansvarsområden som nämndadministration.
Du kommer att ha ett nära samarbete med övriga funktioner på Kansliet och ett mycket nära samarbete med VA SYDs informationsarkitekt, på enheten Säkerhetssamordning. Du kommer med andra ord jobba mycket över avdelnings- och enhetsgränser i samtliga verksamheter på VA SYD. Tjänsten är placerad på Kanslienheten på Staben som sitter på huvudkontoret nära centralen i Malmö. Staben har i uppdrag att ge förbundsledning och verksamhet ett verksamhetsnära, kvalificerat, professionellt stöd som bidrar till kärnverksamhetens mål, resultat och effektivitet och hjälper VA SYD att klara vårt viktiga uppdrag och nå våra mål.

Vi erbjuder Vi är ett gäng målinriktade medarbetare som är måna om att ha roligt tillsammans. Vi arbetar ofta i team men har också ofta samarbete och utbyte med kollegor i verksamheten där denna roll kommer vara en viktig del. Med vår gedigna erfarenhet och kunnande kan vi erbjuda intressanta arbetsuppgifter i en spännande expansiv bransch där digitalisering står i fokus. Här ges mycket eget ansvar och möjlighet att påverka både arbetet och sin egen kompetensutveckling. Vi värnar om våra medarbetare och satsar på delaktighet och utveckling samt balans mellan arbete och fritid och erbjuder bland annat friskvårdstid, friskvårdsbidrag och möjlighet till semesterdagsväxling. Vi arbetar aktivt för att VA SYD ska upplevas som en mycket bra arbetsplats av våra medarbetare. VA SYD är stolta mottagare av utmärkelsen "Excellent Arbetsgivare 2024" hos Nyckeltalsinstitutet, som visar att våra satsningar på ett hållbart arbetsliv ger resultat.

Vem är du? Vi söker dig som drivs av att utveckla och skapa effektiva och tydliga arbetssätt och som vet hur man engagerar och får med sig andra för att nå resultat. I din roll kommer du att ha många kontakter, både internt och externt, vilket ställer krav på att du har god förmåga att kommunicera och skapa förtroendefulla relationer och samarbeten. Vi ser att du är lyhörd och flexibel utifrån organisationens behov med förmågan att arbeta med ett tydligt arbetsgivarperspektiv och samtidigt ha en god förståelse för kollegornas vardag. Du är prestigelös, lyhörd och gillar att arbeta med människor i olika roller i det dagliga arbetet. Du har förmågan att se såväl detaljer som hela bilden och arbetar strukturerat, metodiskt och kommer med egna initiativ. Att ge god service och bidra till ett gott arbetsklimat är självklart för dig. Du har en god språklig förmåga och kan kommunicera obehindrat på svenska i såväl tal som skrift. Du har en mycket god administrativ förmåga och kan arbeta självständigt, ibland under tidspress.

Dina erfarenheter Rollen som registrator kräver att du har:

är diplomerad registrator eller har utbildning inom arkiv- och informationsvetenskap alternativt utbildning som anses vara likvärdig
har minst 3 års erfarenhet som registrator inom offentlig förvaltning, varav 1 år som huvudregistrator eller registratorroll som anses likvärdig

har goda kunskaper om lagar och förordningar som styr dokumenthanteringen inom offentlig förvaltning
har goda kunskaper om kommunal verksamhet och den politiska processen.
är en van och säker användare av digitala verktyg
meriterande är erfarenhet av att leda projekt och erfarenhet av förändringsledning
Välkommen med din ansökan

Vilka är VA SYD?

VA SYD är en av Sveriges största VA- och avfallsorganisationer som storsatsar på hållbar avloppsrening och driver på miljösmarta lösningar i samhällsbygget. Vår verksamhet är igång dygnet runt, har över en halv miljon kunder och omsätter en och en halv miljard per år. Vi renar, kvalitetssäkrar och levererar dricksvatten och tar hand om det som spolas ner i våra avlopp för att vårda hav och vattendrag. Vi hanterar skyfall genom att skapa kreativa lösningar för vattnets väg och samlar in avfall för återvinning och återbruk. Vi motiverar och inspirerar våra kunder till att göra smarta miljöval.

Övrig information På VA SYD arbetar vi med en kompetensbaserad rekryteringsprocess. Det innebär att alla sökande bedöms utifrån samma kriterier och prioriterade kompetenser. Våra intervjuer fokuserar på de kompetenser som är viktiga för rollen, vilka inkluderar yrkesmässig erfarenhet, kunskap och beteenden. Vi har tagit bort det personliga brevet från vår process och ber dig istället att kortfattat motivera varför du söker jobbet och besvara några urvalsfrågor som utgår från kraven i rollen.

VA SYD bedriver samhällsviktig verksamhet och ställer därför höga krav på säkerhets- och sekretessmedvetande hos våra medarbetare. En del av våra tjänster är säkerhetsklassade, det innebär att du som sökande eventuellt behöver gå igenom en säkerhetsprövning innan anställning enlighet med Säkerhetsskyddslagen (2018:585). Vissa av våra anställningar kan även innebära en krigsplacering.

---