Administrativ chef

2 weeks ago


Uppsala, Sweden Poolia Full time

Administrativ chef till SLU Institutionen för Ekologi

Vill du ha en central funktion i en akademisk organisation med specialister som har ett stort engagemang för sitt uppdrag? Tycker du om att utveckla de administrativa processerna inom organisationer? Drivs du av att utveckla dina medarbetare? Då är det här ett jobb för dig.

Poolia har återigen fått äran att hjälpa SLU att hitta deras nästa administrativ chef som vill bidra till den fortsatta utvecklingen av ekologiinstitutionen. Uppdraget är på heltid och uppskattas starta i maj för att pågå i sex månader. Avsikten är sedan att tjänsten övergår till en direktanställning hos SLU, förutsatt att det fungerar bra för alla parter. Under uppdraget så kommer du att vara anställd som en av Poolias mycket uppskattade konsulter.

Urval och intervjuer sker löpande, skicka därför in din ansökan redan idag

Om tjänsten

Vid institutionen för ekologi bedrivs forskning, utbildning och samverkan för uthållig skogs- och jordbruksproduktion och effektiv naturvård. Institutionen är ett nationellt centrum för ekologiforskning med internationellt framstående forskargrupper. Vi har cirka 130 helårsanställda som bedriver verksamhet i Uppsala och på Grimsö forskningsstation i Bergslagen. Vår miljö är internationell vilket gör att samtal och möten till stora delar förs på engelska. Mer information om SLU och institutionen finns på universitetets hemsida http://www.slu.se.

Som administrativ chef kommer du vara med och leda samt vidareutveckla det ekonomiska och administrativa stödet i organisationen. Du blir en viktig nyckelperson i institutionens ledning som även utvecklar processer och funktioner som möter institutionens behov och bidrar till hög kvalitet. Din närmsta chef är institutionens prefekt som du också har ett mycket nära samarbete med.

Till din hjälp i uppdraget har du medarbetare med kompetens inom ekonomi, personal, arkiv, bibliotek, upphandling och kursadministration som du även har personalansvar för. Du har personalansvar för totalt nio medarbetare, varav två är placerade vid forskningsstationen Grimsö. Rollen innebär därmed att du besöker Grimsö cirka en gång per månad för att leda och stötta medarbetarna på plats. På Grimsö finns det övernattningsmöjligheter.

I rollen som administrativ chef får du möjlighet att påverka och utveckla arbetssätt och rutiner samt bidra till vår vision att skapa förutsättningar för ett hållbart liv, grundad i vetenskap och utbildning.

Ansvarsområden
  1. chef och arbetsledare för administrativa enhetens personal
  2. ansvara för HR administrationen samt leder rekryteringsprocessen och personaladministrationen
  3. ingå i institutionens ledningsgrupp
  4. delta aktivt i ledningens arbete och bidra till institutionens långsiktiga utveckling
  5. rapportera till ledningen och vara föredragande i samtliga ekonomiska- och personaladministrativa ärenden
  6. leda en fortlöpande administrativ utveckling för hela institutionen, både i form av rutiner och kompetenser
  7. delta i utredningar och andra uppdrag initierade av fakultet och institutionens ledning
  8. driva och utveckla budgetarbete, prognoser, uppföljning och projektrapportering
  9. skapa strukturer för ekonomistyrning som stödjer organisationens verksamhetsmål
  10. ansvara för halvårs- och årsbokslut och ekonomiska rapporter vid kvartalsuppfölningar
  11. driva och utveckla arbetet inom projektekonomi
  12. avtalsgranskning och bistå forskare i upphandlingsärenden.
Vem är du?

Tjänsten har en bredd av olika arbetsuppgifter, för att lyckas krävs att du har mycket god förmåga att prioritera då arbetsbelastningen periodvis kan vara hög. Du är en person med integritet som leder personal genom att skapa engagemang och delaktighet. Som person arbetar du strukturerat och trivs med att lösa utmaningar tillsammans med organisationens medarbetare och ledare. Du kommer att ha mycket kontakt med institutionens medarbetare så du behöver vara kommunikativ och gilla att arbeta med olika slags människor samt ha ett relationsinriktat arbetssätt. Mycket stor vikt kommer att läggas vid personliga egenskaper.

Vi värdesätter erfarenhet från liknande arbete högt, likväl att du har ett brett samhällsfokus som krävs för att förstå forskningens betydelse i samhällsutvecklingen.

Vi söker dig som har:

  1. akademisk examen med inriktning på ekonomi
  2. grundläggande kunskaper inom avtalsrätt och arbetsrätt
  3. dokumenterad flerårig erfarenhet av chefskap och att leda en grupp medarbetare
  4. har arbetat med att utveckla administrativa processer och system
  5. är en god kommunikatör med förmåga att uttrycka dig väl på svenska och engelska i både tal och skrift
  6. lätt att aktivt nätverka med andra och bra på att skapa goda relationer
  7. god förmåga att se de gemensamma behoven och kunna öppna dörrar mellan olika delar i organisationen
  8. erfarenhet av att stötta medarbetare och ledningspersonal i förändringsarbete kring administrativa processer och rutiner

Meriterande är att du har:

  1. erfarenhet av statlig ekonomistyrning liksom förståelse för de olika villkor som gäller i en akademisk verksamhet.
  2. tidigare erfarenhet av att leda och utveckla det administrativa arbetet inom en offentlig sektor
  3. du kan på ett pedagogiskt sätt förklara ekonomiska begrepp och sammanhang.
#J-18808-Ljbffr

  • Uppsala, Uppsala, Sweden Poolia AB Full time

    Som administrativ chef kommer du att vara en viktig nyckelperson i institutionens ledning som även utvecklar processer och funktioner som möter institutionens behov och bidrar till hög kvalitet. Till din hjälp har du din närmsta chef, institutionens prefekt, som du också har ett mycket nära samarbete med.FörutsättningarVid institutionen för ekologi...


  • Uppsala, Sweden Poolia AB Full time

    Vill du ha en central funktion i en akademisk organisation med specialister som har ett stort engagemang för sitt uppdrag? Tycker du om att utveckla de administrativa processerna inom organisationer? Drivs du av att utveckla dina medarbetare? Då är det här ett jobb för dig. Poolia har återigen fått äran att hjälpa SLU att hitta deras nästa...

  • Hotellansvarig Chef

    5 days ago


    Uppsala, Uppsala, Sweden Scandic Hotels AB Full time

    RollenVi söker en erfaren Front Office Manager som kan driva vår verksamhet framåt. Som chef ansvarar du för att våra gäster får en unik serviceerfarenhet från incheckning till utcheckning.Du har ett övergripande ansvaret för front office-avdelningen och möteskoordination, samt ledarskapet av medarbetarna på denna enhet.I rollen ingår det att...


  • Uppsala, Uppsala, Sweden Poolia AB Full time

    Poolia har återigen fått äran att hjälpa SLU att hitta deras nästa administrativ chef som vill bidra till den fortsatta utvecklingen av ekologiinstitutionen. Detta uppdrag är på heltid och uppskattas starta i maj för att pågå i sex månader. Avsikten är sedan att tjänsten övergår till en direktanställning hos SLU, förutsatt att det fungerar...


  • Uppsala, Uppsala, Sweden Poolia AB Full time

    Vi söker en erfaren ekonomisk ledare som vill bidra till den fortsatta utvecklingen av institutionen för ekologi. Som administrativ chef kommer du att vara med och leda samt vidareutveckla det ekonomiska och administrativa stödet i organisationen.Till din hjälp har du medarbetare med kompetens inom ekonomi, personal, arkiv, bibliotek, upphandling och...


  • Uppsala, Sweden Försvarsmakten Full time

    Teknisk chef vid LSS Är du en person med stort tekniskt kunnande och som har lätt att skapa kontakter? Kan du skapa ordning från kaos? Vill du vara en del av ett team som arbetar mest i den digitala miljön, men också är redo att arbeta fysiskt när så krävs? I så fall har vi en plats till dig. Luftstridsskolans stödavdelning Luftstridsskolans...


  • Uppsala, Uppsala, Sweden Uppsala kommun Full time

    Tvång att välja rätt arbetsplatsOm du inte kan föreställa dig att arbeta i någon annan bransch än vård och omsorg, eller om du redan har en sådan roll, då ska du titta närmare på detta erbjudande från Avdelningen för Functonsstöd. Här får du vara med och styra era resurser under din egen verktygshantering. Du slipper ta löften kring...


  • Uppsala, Uppsala, Sweden Releconomy AB Full time

    PositionenVår roll som byggnadsingenjör kräver en fysiskt närvarande person som kan möta nya människor och ge service. Ansvaret innefattar ledningsroller och är tämligen autonom. Viss administrativ arbetsbörda ingår i detta uppdrag och redovisningar inför chef/direktion spelas in via digitaliserat dokumenthanteringssystem.Ramverk:Dynamisk miljö...


  • Uppsala, Sweden Uppsala Pastorat Full time

    I nära samarbete med domkyrkoorganisten och övriga fem anställda inom domkyrkomusiken förvaltar och utvecklar du musikverksamheten i Sveriges rikshelgedom. I tjänsten ingår ledning av Uppsala Domkyrkokör samt orgelspel, såväl konsertant som liturgiskt. Sista ansökningsdag är 30 mars 2025. Nordens största katedral söker organist Som sökande...

  • 1-2 Ekonomer

    2 weeks ago


    Uppsala, Sweden Uppsala Universitet Full time

    Institutionen för farmaceutisk biovetenskap • En del av något stort Institutionen för farmaceutisk biovetenskap är en interdisciplinär miljö där 10 forskningsområden arbetar för att bidra till bättre läkemedel och en friskare värld. Med laboratorier i hjärtat av Uppsala Biomedicinskt Centrum och Sveriges enda Farmaceutiska fakultet utgör vi...

  • Ekonomiadministratör

    4 weeks ago


    Uppsala, Sweden Uppsala Universitet Full time

    Ekonomiadministratör Institutionen för litteraturvetenskap och retorik samt Institutionen för idéhistoria söker nu en ekonomiadministratör. Du kommer att ingå i en grupp om sex administratörer som samarbetar och ansvarar för arbetsuppgifter inom båda institutionerna. Vi är en grupp med ett bra samarbete där vi hjälper varandra även om våra...


  • Uppsala, Uppsala, Sweden Uppsala kommun Full time

    Uppsala kommun söker en administratör som vill vara med och bidra till att ge stöd för den enskilde att leva ett självständigt och aktivt liv.Ditt uppdragI denna roll kommer du att arbeta med traditionellt receptionsarbete samt stödja verksamhetens handläggare och chefer med administrativa uppgifter. Du kommer att vara en viktig del i teamet och...


  • Uppsala, Sweden Länsstyrelsen i Uppsala län Full time

    Avdelningen för verksamhetsstöd och Rättsenheten Avdelningen för verksamhetsstöd består av fyra enheter som i huvudsak stödjer chefer och medarbetare inom bland annat inom ekonomi, diarie- och arkivfrågor, kommunikation, rättsliga frågor, HR, GIS, upphandling och internservice. Inledningsvis kommer denna anställning att höra till Rättsenheten...


  • Uppsala, Sweden Uppsala kommun Full time

    Katedralskolan Är du en serviceinriktad person som vill arbeta som understöd till de naturvetenskapliga institutionerna vid Katedralskolan? Då kan du vara den vi söker till tjänsten Instutionstekniker! Välkommen med din ansökan! Katedralskolan ligger centralt i Uppsala och är stadens största gymnasieskola med över 1400 elever. På skolan erbjuds...


  • Uppsala, Sweden Uppsala kommun Full time

    Utbildningsförvaltningen, avdelning gymnasieskola Vill du arbeta som programrektor för International Baccalaureate på en gymnasieskola där det finns ett stort engagemang hos elever och medarbetare? En skola som har fokus på bildning, elevernas lärande och en positiv studiemiljö med stort elevengagemang? Då är Katedralskolan i Uppsala kommun en...


  • Uppsala, Sweden Uppsala Universitet Full time

    Vill du arbeta som kursadministratör tillsammans med kompetenta och trevliga kollegor i en spännande verksamhet? Vill du ha en arbetsgivare som satsar på ett hållbart medarbetarskap och erbjuder trygga, förmånliga arbetsvillkor? Välkommen att söka anställning som kursadministratör vid Institutionen för kvinnors och barns hälsa, Uppsala...


  • Uppsala, Sweden Scandic Hotels AB Full time

    Vi söker en Front Office Manager/ Receptionschef till Scandic Uplandia. På Scandic arbetar alla tillsammans för att skapa en gästupplevelse i världsklass under gästens hela vistelse. Du är den den som motiverar, driver, utvecklar och engagerar alla i teamet att ta ett stort eget ansvar för att förbättra arbetssätt och service i takt med att...


  • Uppsala, Sweden Uppsala kommun Full time

    Mottagningsenheten Vuxen-beroende, SCF Har du erfarenhet av administrativt arbete? Vill du ha ett spännande och omväxlande arbete där du får arbeta både självständigt och i team? Då kan du vara den vi söker till tjänsten som administratör! Mottagningsenheten vuxen är en del av socialtjänstens beroendeenhet för vuxna, som består av fem...


  • Uppsala, Sweden Uppsala kommun Full time

    Nannaskolan Vill du vara med och leda en skola som sätter tillit, samarbete och eleven i fokus? Vi söker nu en engagerad och trygg biträdande rektor till Nannaskolan som vill arbeta nära verksamheten och göra skillnad för elever och personal varje dag. Nannaskolan är ett högstadium (årskurs 7–9) och Uppsalas enda estetiska grundskola. Här...


  • Uppsala, Sweden Uppsala kommun Full time

    Mottagningsenheten Vuxen-beroende, SCF Har du flerårig erfarenhet av kvalificerat administrativt arbete i offentlig verksamhet och vill ha ett jobb med omväxlande och utmanande arbetsuppgifter? Gillar du att jobba både självständigt och i team? Då kan det här vara jobbet för dig! Mottagningsenheten vuxen är en del av socialtjänstens beroendeenhet...