Administratör inriktning diarium och arkiv

Varabygdens församling är en stor landsbygdsförsamling samtidigt som den genom sin tillhörighet till Svenska kyrkan i Skara stift, är en liten del av den stora världsvida kristna kyrkan. Uppdraget är att tillsammans i ord och handling tala tydligt om Jesus; "Världen behöver din kärlek strömmande genom oss" (Sv psalm 96).

Chans att påverka

Vill du vara med och skapa struktur, ordning och kontinuitet i en spännande och meningsfull organisation? Vi söker nu en självgående och noggrann administratör som vill vara med och utveckla vår dokumenthantering och bidra till att vår församling följer gällande regelverk.

Om tjänsten

Som administratör får du ett brett och varierat uppdrag där du ansvarar för att arkiv och diarium hanteras enligt gällande regler och avtal. Du diarieför inkomna, upprättade och utgående handlingar och ser till att dessa distribueras till rätt mottagare. Du arkiverar inkomna personalhandlingar i personalarkiv och arbetar aktivt med att vidareutveckla vår dokumenthanteringsplan och följer den i det dagliga arbetet. Församlingen har nyligen gått över till diariesystemet Public 360 och du kommer vara den som bygger upp strukturen och sätter grund och form för det fortsatta arbetet.

Du har en samordnande funktion för att driva arbetet med GDPR-efterlevnad och att säkerställa att församlingen följer GDPR-direktivet. Du hanterar personalhandlingar med stor noggrannhet och respekt för sekretess. Utöver detta är du behjälplig i övriga administrativa uppgifter där din flexibilitet och servicekänsla kommer väl till pass.

Du kommer ha roll som sekreterare i arbetsutskott, kyrkoråd och kyrkofullmäktige. Du samarbetar med förtroendevalda och håller ihop flödet från kallelse till färdigt protokoll.

Som administratör är du en central resurs som stödjer verksamheten genom att skapa struktur, ordning och smidiga flöden. Rollen innebär både självständiga uppgifter och nära samarbete med andra vilket ställer krav på eget driv samtidigt som god samarbetsförmåga behövs.

Varabygdens församling strävar efter att vara en inkluderande arbetsplats där varje medarbetare känner sig sedd och kan vara med och bidra. Vi erbjuder en arbetsplats med fokus på trivsel och arbetsmiljö.

Vi erbjuder

En stimulerande arbetsmiljö med engagerade och erfarna kollegor

Möjlighet att påverka och utveckla verksamheten kring dokumenthantering

Arbete i en organisation som satsar på regelbunden fortbildning

Kollektivavtal och förmåner enligt gällande regler; exempelvis friskvårdsbidrag

Vi värdesätter balans mellan arbete och fritid

Kvalifikationer

Vi söker dig som är strukturerad, noggrann och har en god administrativ förmåga. Du behöver sympatisera med Svenska kyrkans värdegrund och ha förståelse för verksamheten.

Vi ser gärna att du har:

• Erfarenhet av administrativt arbete
• God kunskap och erfarenhet av dokumenthantering, diarieföring och arkiv
• Förståelse för GDPR och dess praktiska tillämpning
• Erfarenhet av digitala arbetssätt och att arbeta med olika verksamhetssystem
• Förmåga att uttrycka dig väl i tal och skrift på svenska samt förstår vikten av god kommunikation
• Tidigare arbete inom kyrkan är meriterande

Välkommen att söka till oss

Tjänsten är en tillsvidareanställning på 100% med tillträde i januari 2026 eller efter överenskommelse. Tjänsten är placerad i Vara.

För att kvalitetssäkra rekryteringsprocessen tar vi enbart emot ansökningar digitalt via vårt rekryteringsprogram Varbi. Alla erbjudanden om rekryterings- och annonseringshjälp undanbedes.

Varabygdens församling strävar efter en jämn könsfördelning och ser mångfald som en styrka, där våra medarbetares olikheter berikar och utvecklar verksamheten. Välkommen med din ansökan senast den 16 nov.

Frågor om tjänsten besvaras av kyrkoherde Lovisa Carlsson

Frågor om rekryteringsprocessen besvaras av HR-specialist Helena Bernvik

Facklig företrädare; Vision, Björn Carlstedt