Administrativ koordinator till konsultbolag

Bakgrund 

Centio Consulting Group är ett konsultföretag som erbjuder konsulttjänster till både privat och offentlig sektor. Företaget erbjuder resurser inom bland annat bygg- & anläggning, inköp, ekonomi mm.

Företagets interna resurser består idag av fem personer som arbetar från kontoret i Vällingby.

• VD
• Affärschef
• Talent Acquisition Coordinator
• Konsultchef/Säljare
• Bid Manager

Arbetsuppgifter

Tjänsten innebär att ansvara för flera av företagets administrativa och utvecklingsrelaterade arbetsuppgifter. Rollen innebär ett nära samarbete med den interna organisationen och omfattar ett brett spektrum av uppgifter, bland annat:

• Tidrapportering, fakturahantering och löneadministration
• Systemhantering
• Dokumenthantering
• Avtalshantering
• Rekryteringsstöd och administration kopplat till HR-processer
• Anbudsarbete
• Möteskoordinering
• Planering av interna aktiviteter
• Kontorslogistik
• Uppföljning/statistik

Centio har i dagsläget en extern leverantör som hanterar bokföring och löneadministration. En del av din roll blir att samarbeta med, kvalitetssäkra och granska deras arbete.

Som kontorsansvarig är du även företagets nav i den dagliga verksamheten – du säkerställer att kontoret fungerar smidigt, att arbetsmiljön är trivsam och att både interna och externa besökare får ett professionellt bemötande.

Löpande arbete:

• Gå igenom företagets e-postlådor och fördela till rätt person.
• Ta emot samtal i företagets växel.
• Utveckla och ta fram nya rutiner och arbetssätt kopplat till rekrytering, personaladministration, försäljning, ekonomi mm i syfte att förenkla och effektivisera.

Tidrapportering:

• Säkerställa att medarbetarna låser tidrapporterna i tid.
• Granska tidrapporter och dagböcker, säkerställa att de överensstämmer.
• Utbilda och ge feedback till medarbetarna om hur de skriver tidrapporter, dagböcker, utlägg mm.

Fakturahantering:

• Identifiera vad som ska faktureras/inte ska faktureras.
• Säkerställ att fakturaunderlaget överensstämmer med avtalsvillkoren.
• Bifoga dagböcker.
• Skicka fakturor.
• Lägg upp nya projekt, priser och kunder i fakturasystemet.
• Kontrollera att kundfakturor har betalats.
• Granska, attestera och administrera inkomna leverantörsfakturor.

Systemhantering:

Exempel på system som Centio använder är HR-system, tidrapporteringssystem, fakturahanteringssystem, rekryteringssystem, anbudssystem och CRM. I systemen kommer du arbeta med att utbilda medarbetarna, effektivisera arbetssätt, dela ut behörigheter, skapa och uppdatera data, ta ut rapporter och delta i arbetet med inköp av nya systemverktyg.

Dokumentation:

Skapa struktur och organisera dokumentation inom företaget.

Avtalshantering:

• Skriva och administrera avtalsändringar
• Genomföra indexregleringar av priser.
• Följa upp och påminna konsultchef om viktiga datum, t.ex. avtalsförlängningar och uppsägningar.
• Skicka avtal för signatur.
• Hantera administrationen till säkerhetsskyddsavtal och prövning av konsult.

Rekryteringsstöd och administration kopplat till HR-processer:

• Registrera nya uppdragsförfrågningar i CRM
• Skapa och lägga ut jobbannonser
• Matcha lämpliga kandidater mot aktuella uppdrag
• Genomför On- och OffBoarding av medarbetare.
• Säkerställ att medarbetarna rapporterar frånvaro rätt.
• Säkerställ att allas profiler i HR-systemet är uppdaterade med aktuell information.
• Administrera lönejusteringar.
• Granska lönebeskeden från redovisningsbyrån och säkerställ att föreslagna ändringar genomförts.
• Administrera uppsägningar.

Anbudsarbete:

Skriva enklare anbud innefattande CV, referenser och kravuppfyllnad.

Möteskoordinering:

Avlasta gruppen med att boka möten och skriva protokoll.

Planering av aktiviteter:

• Koordinera olika evenemang och träffar med medarbetare, kunder och kandidater.

Kontorslogistik:

• Ansvara för inköp av kontorsutrustning, arbetsmaterial mm.
• Se till att kontoret hålls organiserat och funktionellt.
• Anvara för företagets lager av kontorsutrustning, skyddskläder mm.

Uppföljning:

• Följa upp och ta fram statistikunderlag för bland annat arbetstider, rekrytering, försäljning mm.

Krav 

Minst 2 års erfarenhet av kvalificerat administrativt arbete/koordinering, gärna från konsultbolag.

God förståelse för fakturering, tidrapportering och löneadministration.

God systemvana och erfarenhet av att arbeta i flera digitala verktyg parallellt CRM, HR-system, fakturahantering, rekryteringssystem).

Mycket goda kunskaper i svenska språket, både i tal och skrift, samt gärna erfarenhet/kunskap av att skriva enklare anbud och offertunderlag för konsultuppdrag.

Meriterande

Erfarenhet eller kunskap inom bokföring, avstämningar och årsbokslut.

God systemvana i Fortnox, särskilt inom fakturering, löneadministration och bokföring.

Personliga egenskaper 

Organisationsförmåga och struktur:

Förmåga att hålla ordning på många parallella arbetsuppgifter och prioritera rätt.

Kommunikationsförmåga:

Mycket goda kommunikativa färdigheter, både skriftligt och muntligt, för att kunna interagera med olika interna och externa parter. Förmåga att kommunicera tydligt och effektivt med både medarbetare, kandidater och kunder.

Självständighet och initiativförmåga:

Förmåga att arbeta självständigt, identifiera behov och ta initiativ för att förbättra processer och rutiner.

Flexibilitet och anpassningsförmåga:

Förmåga att anpassa sig till förändringar och snabbt kunna hantera nya arbetsuppgifter eller uppdrag som dyker upp. Eftersom rollen innebär ett stort mått av variation och förändring, är en flexibel attityd och vilja att lära sig nya arbetsområden avgörande.

Noggrannhet och detaljfokus:

Eftersom du kommer att hantera viktiga dokument, kontrakt och tidrapporter är det viktigt att vara mycket noggrann och kunna identifiera felaktigheter.

Om oss

Centios övergripande mål är att vara ett konsultbolag som erbjuder smarta och hållbara lösningar som utvecklar samhället på ett positivt sätt.

Våra medarbetare erbjuds villkor som är anpassade för individen. Det innebär att arbetstider, arbetsomfattning, arbetsplats, tjänstepension och kompetensutveckling så långt som möjligt anpassas utifrån medarbetarens behov.

Bland våra medarbetare hittar du engagerad personer som brinner för samhällsutveckling. Vi jobbar i små grupper där du kan bidra med dina erfarenheter samtidigt som du får ta del av andras kunskap och erfarenhet.

För oss är det viktigt med välmående och att hitta en sund balans mellan arbete och fritid. Därför har vi en nollvision mot stress och sätter trivsel och hälsa främst.

Läs gärna mer om oss på

Placering 

På kontoret i Vällingby med möjlighet till distansarbete två dagar i veckan.

Vänligen skicka ditt CV på svenska.

Vi ser fram emot din ansökan