Chefsassistent - Senior

Vi söker en erfaren Administratör/Chefsassistent till en av Sveriges mest betydelsefulla myndigheter inom energibranschen. Här får du möjligheten att bidra till Sveriges energiomställning genom att stötta en verksamhet som ansvarar för att bygga, förvalta och utveckla landets kraftöverföringssystem – en samhällsbärande funktion med avgörande betydelse för framtidens hållbara energiförsörjning.

I rollen som Administratör/Chefsassistent kommer du att vara ett viktigt stöd till avdelningen för ledningsprojekt. Du arbetar nära chefer och kollegor i en organisation som präglas av samhällsnytta, samarbete och hög kompetens.

Dina huvudsakliga arbetsuppgifter innefattar:

• Dokumentation och diarieföring (Signe & W3D3)
• Planering och bokning av möten, konferenser och resor
• Protokollskrivning och koordinering av sektionsmöten
• Fakturahantering och beställningar i självserviceportalen
• Utbildningssamordning och upplägg av utbildningar i SABA

• Stöd till sektioner och chefer vid onboarding, offboarding och förändringar

• Administrativt stöd i projekt samt vid arbetsmiljö- och säkerhetsdelegeringar

• Redaktörskap för intranätet och framtagning av distributionslistor

• Hantering av säkerhetsklassning (SUA/SSB)

Det här är en roll för dig som trivs med varierade uppgifter, har ett öga för detaljer och tycker om att bidra till ordning, struktur och smidiga processer i en komplex organisation.

• Eftergymnasial utbildning inom till exempel ekonomi, HR eller administration alternativt motsvarande arbetslivserfarenhet
• Minst 8 års arbetslivserfarenhet i rollen som chefsassistent där inslag av kvalificerad koordinering och administration har ingått
• Minst 5 års arbetslivserfarenhet av att arbeta i MS Office Program, Excel, Word, Powerpoint och Outlook
• Minst 5 års arbetslivserfarenhet med arbete att dokumentera/ protokollföra styrgruppsmöten eller liknande beslutande verksamhet
• Minst 5 års erfarenhet av att kommunicera med interna och externa intressenter som projektledare, beställare eller sakägare

Du är en prestigelös och självständig person med hög integritet, som trivs i en roll där du får vara spindeln i nätet. Du arbetar strukturerat och noggrant, och har lätt för att skapa goda relationer och samarbeta med olika funktioner i organisationen. För att lyckas i rollen behöver du vara flexibel, initiativtagande och ha en naturlig känsla för service och kvalitet.

Anställningens omfattning: 80–100%

Anställningsform: Tidsbegränsad anställning som konsult via JobBusters

Arbetsmodell: Hybrid (3 dagar/vecka från kontoret i Sundbyberg)

Lön: Enligt överenskommelse

Start:

Slut: , med möjlighet till förlängning

Utvalda förmåner: Kollektivavtal, friskvårdsbidrag, Benify med flera

Övrig information: Säkerhetsprövning och registerkontroll krävs

I din ansökan – Säkerställ att det tydligt framgår att du uppfyller kundens efterfrågade kvalifikationer.

Vi går igenom ansökningarna löpande. Då processerna i konsultvärlden ofta går snabbt kan tjänsten tillsättas innan sista ansökningsdatum – vänta därför inte med att skicka in din ansökan

Du behöver inte skriva ett personligt brev utan i stället ber vi dig svara på urvalsfrågorna i samband med ansökan.

Vår kund är ett statligt affärsverk som förvaltar stamnätet för elkraften i Sverige. De bedriver även forskning- och utvecklingsprojekt på många områden för att främja ny teknik. Huvudkontoret finns i Stockholm och här behöver man som konsult säkerhetsprövas för de flesta uppdrag.