Kontorsledare

Om rollen

Som Administrationschef hos oss på Mediabrands behöver du vara en proaktiv och positiv person med ett enastående öga för detaljer och att se vad som behöver göras. Du är den första våra besökare möter i receptionen och du säkerställer att kontoret alltid ser inbjudande ut för besökare och medarbetare.

I rollen ingår även en del administrativt arbete för att supportera vår ekonomiavdelning samt delaktighet i att organisera olika interna arrangemang tillsammans med vår trivselgrupp.

Ansvarsområden

• Hantera dagliga sysslor i receptionen och på kontoret, som att ta emot besökare, posthantering, boka bud, inköp av kontorsmaterial och övrigt som behövs till kontoret
• Samordna och boka interna möten, hjälpa till att fixa inför möten och iordningsställa mötesrum
• Se till att alla ytor på kontoret alltid är undanplockade och inbjudande, inklusive mötesrum och köksytor
• Samordna och boka resor och hotell. Ansvara för vårt resesystem.
• Vara huvudkontaktperson för leverantörer (t ex städfirma och fastighetsägare)
• Vara delaktig i att organisera och genomföra interna evenemang såsom AW, sommar- och julfest och andra trevligheter, tillsammans med vår trivselgrupp
• Vid behov hjälpa till med interna projekt och ge stöd till olika team inom organisationen.
• Ca 25% av din roll kommer vara administrativa uppgifter för att supporta vår ekonomifunktion, där du bland annat kommer lägga upp leverantörer i vårt affärssystem Marathon, hantera vår leverantörsreskontra och kontera leverantörsfakturor, boka in/-utbetalningar, vara behjälplig i månadsboksluten och hantera vår financemejl.

Kvalifikationer

• Tidigare erfarenhet från servicefunktion, administration och enklare ekonomiassistenuppgifter
• Kunnig i Microsoft Office 365
• Ha god systemvana och lätt för att lära
• Organisatorisk och mycket uppmärksam på detaljer
• Stark förmåga att multitaska och prioritera uppgifter effektivt i en snabbrörlig miljö samt uppfylla deadlines
• Proaktivt tankesätt med fokus på problemlösning och kontinuerlig förbättring
• Kunna arbeta självständigt och ta initiativ i att hantera uppgifter och ansvar
• God kommunikationsförmåga och flytande i engelska och svenska, både muntligt och skriftligt