Office Assistant

Varje dygn andas du in över 20 000 liter luft och spenderar i genomsnitt 90% av din tid inomhus. Inomhusventilationslösningar påverkar alla – oavsett om du ser våra produkter eller inte. FläktGroup är marknadsledande av innovativa och energieffektiva lösningar för inomhusklimat, som säkerställer komfort, säkerhet och prestanda samtidigt som vi minskar klimatavtrycket. Vi har satt den tekniska standarden i över 100 år och kan med våra breda produktportfölj möta de mest omfattande kundkraven. FläktGroup ägs av Triton och har huvudkontor i Tyskland. Vi är verksamma över hela världen och har produktionsanläggningar i Europa, Asien och USA. Together We Create Excellence. For Life. Läs mer om oss på www.flaktgroup.com.

Vi erbjuder dig

Du har nu möjligheten att komma till en rolig, global miljö där det aldrig står stilla. Som Office Assistant kommer du bli den som säkerställer en positiv upplevelse för alla besökare. Rollen ansvarar över den dagliga driften av kontoret och fungerar som en central kontaktpunkt för både medarbetare och externa parter. Du stödjer också verksamheten genom att samordna och utveckla administrativa processer. Du kommer att trivas här om du gillar omväxlande arbetsuppgifter och kommer få möjlighet att använda din organisatoriska förmåga och kreativitet för att lösa olika utmaningar.

Dina arbetsuppgifter kommer bland annat bestå av:

- Daglig drift av kontor
- Bemötande, upplevelse, planering kopplat till verksamheten för interna/externa besök
- Samordning och utveckling av intern service såsom receptionsarbete, resebokning, mötes- och konferensrum, kontorsutrustning/material, städning, vaktmästeri och catering
- Kontakter med servicefirmor och fastighetsskötare
- Ansvar för administration av skyddsronder, processer, checklistor och rutiner
- Planering och genomförande av event, konferenser och projekt
- Uppdatering av KPI:er, månadsrapporter
- Protokollförare vid ledningsgruppsmöten
- Uppdatera och hålla informationen på intranätet aktuellt
- Administrativt arbete som stöd till HR såsom intervjubokningar, referenstagning, kontrakt mm

Vem är du

För att trivas som Office Assistant hos oss behöver du gilla att samordna och kommunicera med många olika typer av människor. Du kommer att få vara med där det händer och ha många kontaktytor på Företaget. Du är noggrann och gillar att hela tiden förbättra arbetsflöden och processer relaterade till de administrativa uppgifterna. Förmågan att skapa ett välkomnande och professionellt intryck är också viktigt, då du är den första personen som alla besökare kommer att möta. Din förmåga att prioritera och hantera flera uppgifter samtidigt kommer att vara avgörande för att lyckas i denna roll. Vi ser att du har en gymnasieutbildning, gärna med inriktning mot administration, service eller motsvarande. Kanske är detta din första yrkesroll eller så har du hunnit jobba några år i liknande roller. Ps. Vi är en global koncern så det är viktigt att du kan kommunicera obehindrat i tal och skrift på både svenska och engelska. Denna roll är placerad on site på vår fabrik i Jönköping och kommer att rapportera till Plant Manager.

Vårt Löfte

För oss är det enkelt. För att kunna vara den ledande leverantören av energieffektiva ventilationslösningar är vår tekniska utveckling och våra engagerade medarbetare centrala. På FläktGroup Sweden AB jobbar ca 600 anställda och vi har produktion och utveckling i Jönköping samt säljkontor på 16 platser runt om i Sverige. Vi erbjuder spännande utmaningar i en internationell miljö. Här jobbar specialister och generalister inom bland annat försäljning, utveckling, produktion, IT, logistik, marknad och ekonomi. Hos oss på FläktGroup är närheten till våra kunniga medarbetare inom flera yrkesområden en styrka som skapar en tydlig helhet. Här finns en kultur som präglas av laganda och entreprenörskap, där vår vardag kännetecknas av en ambiitiös och flexibel inställning. Vi hjälps tillsammans åt för att hitta den bästa lösningen, oavsett vilka utmaningar vi stöter på. Både i vårt arbete och för våra kunder. För det är tillsammans vi skapar något enastående. För hela livet.

Övrig information

Om du har frågor är du välkommen att kontakta Drilon Hulaj, Plant Manager, drilon.hulaj@flaktgroup.com eller Sofia Wiklund, HR, sofia.wiklund@flaktgroup.com. Sista ansökningsdag är 17 april 2025. Vi tillämpar löpande urval, därför kan tjänsten komma att tillsättas innan ansökningstiden går ut. Inför rekryteringen har vi tagit ställning till annonskanaler och rekryteringsbolag och vi undanber oss därför samtal angående detta.

---