Vikarierande Skolsekreterare

Stockholm – vår huvudstad med miljoner drömmar, förväntningar och ambitioner. Vi jobbar för alla som lever här idag och i framtiden. Nu söker vi dig som vill tänka stort, nytt och annorlunda med oss – för stockholmarna.

Välkommen till oss

Blackebergs gymnasiums verksamhet formas utifrån ledorden trivsel och lärande och idén om ett väl utvecklat samledarskap.

Vi sätter elevens mående och kunskapsutveckling i fokus och vi tycker att all personal är lika viktiga i vårt gemensamma uppdrag.
Miljön präglas av högpresterande, engagerade och motiverade elever. Skolan har ett högt söktryck och därför höga antagningspoäng. Blackebergs gymnasium rankas som en av Stockholms bästa gymnasieskolor.
Blackebergs gymnasium har ca 1250 elever och 115 medarbetare. Skolan erbjuder Samhällsprogrammet (Sa-Sa och Sa-Bet), Naturvetenskapsprogrammet (Na-N, Na-S och Na-variant musik och arkitektur), Ekonomiprogrammet (Ek-Ek) samt Språkintroduktion (IMS).

https://blackebergsgymnasium.stockholm

Din roll

Vi söker en vikarierande skolsekreterare till vårt skolkansli i två veckor. Du ingår i vår administrativa grupp bestående av skolassistenter och administrativ chef. Du är ofta en förstakontakt gentemot elever, personal, vårdnadshavare och ibland även allmänhet. Du värnar om goda relationer till vuxna och elever och är tydlig i din dialog. Arbetet innebär varierande arbetsuppgifter och för att lyckas i rollen som skolsekreterare ska du vara noggrann, strukturerad, flexibel och ha en hög servicekänsla. Arbetet är komplext och du behöver ha en helhetsförståelse och snabbt kunna sätta dig in i olika sammanhang och
kunna prioritera dina arbetsuppgifter. Du behöver vara bra på att självständigt hitta lösningar på situationer som uppstår och ta initiativ till förbättringar inom det egna arbetsområdet. Arbetstempot är bitvis högt. Du är stresstålig och kan hantera flera arbetsuppgifter parallellt. I tjänsten ingår bland annat att tillsammans med kollegor hantera kontering av fakturor, fakturering, personal- och elevadministration, inköp via stadens inköpssystem, statistikrapportering, stipendier, CSN, beställning av SL-kort, vikariehantering, diarieföring, betygshantering. Dessutom ingår att gå till klassrum för att starta upp lektioner och ta närvaro då vikarier saknas.
Arbetsdagen börjar 7.30. På morgonen ansvararar du för att tillsammans med kollegor på kansliet se över dagens arbetsuppgifter, att prioritera och fördela för att få ett flöde över dagen. Din arbetsplats är placerad på skolan kansli och du ingår i skolans serviceteam och är schemalagd att bemanna skolans reception. Som medarbetare vid skolan är du också en del av ett varmt och inkluderande kollegium.

Din kompetens och erfarenhet

Vi söker dig som har akademisk utbildning inom relevanta ämnesområden alternativt gymnasieexamen och adekvat yrkeslivserfarenhet inom arbetsområdet. Du har erfarenhet av att jobba som skolsekreterare eller liknande.
Du är en noggrann person som förstår vikten av att ditt arbete i de elevadministrativa systemen blir helt rätt, eftersom det i förlängningen är en förutsättning för skolans myndighetsutövning, exempelvis betygsättning. Arbetet förutsätter mycket interaktion med elever och medarbetare löpande under dagen och du är trygg i att växla mellan service och systemarbete.
Du kommer arbeta med system såsom BER, WinLas, LISA Självservice, Agresso, Edlevo och
Infomentor och det är ett krav att du har tidigare erfarenhet av dessa eller liknande system. Det är också ett krav att du har kunskaper i eDok för diarieföring eller liknande system. Ett krav är också att du har goda kunskaper i Office 365.

Tjänsten förutsätter mycket goda kunskaper i svenska och engelska, både i tal och skrift.
Du är en person med god helhetsförståelse och du kan snabbt sätta dig in i olika sammanhang samt prioritera bland arbetsuppgifter. Du är bra på att självständigt hitta lösningar på situationer som uppstår och tar initiativ till förbättringar inom det egna arbetsområdet. Du har en mycket god digital kompetens och en förmåga att snabbt kunna lära dig nya system och program. Det är meriterande om du har arbetat med markandsföring tidigare.

Vi lägger stor vikt vid personlig lämplighet. Intervjuer kommer att ske löpande under ansökningstiden.
Stockholms stad arbetar med kompetensbaserad rekrytering som syftar till att se till varje persons kompetens och därmed motverka diskriminering.