Administratör med inriktning chefsstöd

2 days ago


Stockholm, Stockholm, Sweden Totalförsvarets Forskningsinstitut, Foi Full time
FOI, Totalförsvarets forskningsinstitut, är ett av Europas främsta institut för tillämpad forskning inom försvar och säkerhet. FOI är en myndighet under Försvarsdepartementet och vi har till uppgift att bedriva forskning, metod- och teknikutveckling samt utredningsarbete för totalförsvaret och till stöd för nedrustning, icke-spridning och internationell säkerhet. Verksamheten bedrivs på uppdrag av i första hand Regeringskansliet, Försvarsmakten, Försvarets materielverk (FMV) och Myndigheten för samhällsskydd och beredskap (MSB). På FOI är vi cirka 1400 anställda, varav drygt 1000 arbetar direkt med forskning och utveckling. Våra kompetenser spänner över hela fältet från naturvetenskap och teknik till samhälls- och statsvetenskap.

Är du en erfaren administratör och har arbetat på en statlig myndighet? Har du ett genuint intresse av att ge administrativt stöd till chefer och kollegor och att arbeta med kontorsservice i allmänhet? Då kan FOI vara din nya arbetsplats Vi söker personer som ska arbeta med chefsstöd. FOI är inne i en expansiv tillväxtperiod och vi behöver bli många fler. Vi erbjuder ett arbetsliv i balans, en utvecklande arbetsmiljö och ett samhällsviktigt arbete

Om tjänsten

I rollen som administratör kommer du att ha en central roll som spindeln i nätet på avdelningen Forskningsstöd. Du bistår chefer och medarbetare med allt från daglig kontorsservice till praktisk och administrativ planering inför möten, mottagande av nyanställda, konferenser och besök, t ex anställningsintervjuer. Arbetsuppgifterna är mycket varierande från rutinmässiga till mer avancerade och du kommer att göra allt ifrån mötesbokningar, hantering av dokument till att ta fram presentationsmaterial. Din vardag består även av löpande arbete i våra olika stödsystem. För att du ska trivas med arbetet tycker du om att arbeta med administration och har en genuin vilja att stödja andra med service. Du trivs med att tillsammans med kollegor och chefer samordna, skapa och driva effektiva rutiner och processer inom det administrativa området. Arbetet innebär också att du självständigt kan se vad som behöver göras, ligger steget före och att du snabbt anpassar dig till nya arbetssätt, verktyg, rutiner och regler. I huvudsak sker arbetet från FOI:s kontor. Resor kan förekomma i tjänsten till våra verksamhetsorter.

Om enheten

Du kommer att ingå i kansliet för avdelningen Forskningsstöd där du rapporterar till chefen för kansliet. Kansliet består av ca 15 medarbetare med olika kompetenser.

Avdelningen Forskningsstöd ansvarar för FOI:s administrativa verksamhet samt myndighetsövergripande frågor. Avdelningen ger riktlinjer för verksamheten samt råd och stöd till myndighetsledning och forskningsavdelningarna. Inom avdelning återfinns myndighetens verksamhetsområden juridik, ekonomi, kommunikation, IT, HR, informationsförvaltning, inköp och fastighet. Även funktionerna bibliotek, rapportadministration, tryckeri samt miljöfrågor finns inom våra verksamhetsområden. Avdelningen har verksamhet och medarbetare på FOI:s samtliga verksamhetsorter. Läs gärna mer om vad vi gör: https://www.foi.se/om-foi/organisation/forskningsstod.html

Har du den kompetensprofil vi behöver?

Krav

Vi söker dig som har minst fem års erfarenhet som administratör varav minst två år som administratör inom statlig myndighet eller större bolag som har gett dig stor förståelse för de krav som ställs på större organisationer vad gäller styrning, ledning och administration. Vi ser också att du har en avklarad gymnasieutbildning av relevans för tjänsten. Det krävs att du har mycket god vana och skicklighet som användare av Officepaketet. Du har även god förmåga att arbeta i olika administrativa system och verktyg.

Som person är du självgående, serviceinriktad och strukturerad. Du behåller ditt lugn i situationer med högt tempo och har förmåga att hantera flera saker samtidigt. Du har god samarbetsförmåga och lätt för att skapa goda relationer. Du är tydlig och pedagogisk i ditt sätt att kommunicera och behärskar svenska och engelska väl i både tal och skrift. Vi lägger stor vikt vid dina personliga egenskaper

Meriterande

Det är meriterande om du har eftergymnasial utbildning inom en för tjänsten relevant område. Vi ser gärna att du har erfarenhet av att hantera sekretess. Då arbetet i mindre omfattning kommer att innebära arbete med publicering och revidering av information på vårt intranät är det också meriterande om du har kunskap i Indesign och erfarenhet av arbete i SiteVision.

Vad erbjuder vi dig?

Totalförsvarets forskningsinstitut (FOI) är en statlig myndighet som bedriver världsledande forskning inom försvar och säkerhet till stöd för Sveriges militära och civila försvar. Vi erbjuder en unik arbetsplats där du får möjlighet att arbeta med det som är viktigt för totalförsvaret och hela samhället. Forskningen tillämpas både inom försvarsmyndigheter och hos civila aktörer och spelar en avgörande roll i att bygga en relevant och effektiv försvarsförmåga.

Vi arbetar medvetet för en god arbetsmiljö med en bra balans mellan arbete och privatliv. Utöver detta erbjuder vi en rad förmåner. Läs mer om hur det är att jobba hos oss: https://www.foi.se/jobba-hos-oss.html

Tjänsten är en tillsvidareanställning som kan komma att inledas med sex månaders provanställning.

Vill du vara med och söka svaren för en säkrare värld?

Välkommen med din ansökan i form av CV och personligt brev via ansökningsknappen senast den 16 mars

För mer information om tjänsten är du välkommen att kontakta stf Avdelningschef Jessica Norlin. Fackliga företrädare är Fredrik Ringblom (Saco-S) och Magnus Lindström (OFR/S – ST) Samtliga nås på 08-555 030 00.

Då anställningen är placerad i säkerhetsklass krävs svenskt medborgarskap. Säkerhetsprövning med registerkontroll kommer att genomföras före anställning enligt säkerhetsskyddslagen (2018:585). Inför säkerhetsprövning efterfrågas vidimerade kopior på de utbildningar och tjänstgöringsintyg som är relevanta för tjänsten.

FOI är en myndighet varmed inlämnade ansökningshandlingar blir allmän handling som på begäran kan lämnas ut till utomstående enligt offentlighets- och sekretesslagen.

Erbjudanden från rekryteringsföretag undanbedes.

  • Stockholm, Stockholm, Sweden Totalförsvarets Forskningsinstitut, Foi Full time

    FOI, som är Totalförsvarets Forskningsinstitut, är en av Sveriges främsta forskningsinstitutioner inom försvars- och säkerhetsområdet. Vi bedriver tillämpad forskning för att stärka totalförsvaret och nationell säkerhet. Vi söker nu en erfaren administratör för att vara del av vårt team som erbjuder chefsstöd. I rollen kommer du att ha...


  • Stockholm, Stockholm, Sweden Sophiahemmet Rehab Center AB Full time

    Sophiahemmet Rehab Center (SRC) ansvarar för samtliga tjänsteleveranser inom Skandias Hälsoförsäkringar i Sverige. Hälsoförsäkringen har en låg tröskel in och man kan som försäkrad söka hjälp utan involvering av arbetsgivaren. Vi tillhandahåller förebyggande och rehabiliterande insatser för dessa individer samt arbetsmiljö- och...


  • Stockholm, Stockholm, Sweden Bemannia AB (Publ.) Full time

    Om uppdragetVi söker nu en senior HR-partner som kan tillhöra enheten HR-chefsstöd. Uppdraget ska påbörjas snarast möjligt och kommer att pågå fram till september 2025, med möjlighet till förlängning.För ytterligare information läs vidare nedan om vad uppdraget innebär.Dina arbetsuppgifter- Du kommer att arbeta som ett strategiskt och operativt...

  • Administratör

    7 days ago


    Stockholm, Stockholm, Sweden Vikarielänken AB Full time

    Nu söker IntegreLär en administratör.Vi söker dig som vill vara med att utveckla IntegreLär vuxenutbildning. Som administratör jobbar du som "spindeln i nätet", där intagning och administration av elever är något som görs löpande. Du har erfarenhet av att arbeta i systemet Alvis, är strukturerad, självgående och en problemlösare. Du behöver...


  • Stockholm, Stockholm, Sweden Srs Security AB Full time

    Vi söker dig som vill bli en del av ett kunnigt och dedikerat team! Om du har erfarenhet av koordination och projektledning, gärna inom säkerhet eller service, samt är en utmärkt kommunikatör med hög integritet och diskretion, så passar du perfekt in i vår organisation.Om vår organisationVår organisation består av en stark och motiverad grupp...


  • Stockholm, Stockholm, Sweden Sophiahemmet Rehab Center AB Full time

    **Vårt sätt att jobba**Arcus Recovery Solutions & Business Management Inc använde vår lösning för att blanda ett nytt slags marknadsföring av verktyg och tjänster som hjälper företag att möta de komplexaste kundbehoven i sin bransch.Jobben som psykolog på Sophiahemmet Rehab Center ABDu kommer att arbeta på Sophiahemmet Rehab Center AB där du...


  • Stockholm, Stockholm, Sweden Perido AB Full time

    Om tjänsten\På uppdrag av vår kund söker vi på Perido en engagerad och noggrann administratör som vill spela en central roll i kundens stipendieverksamhet. Myndigheten i fråga arbetar för att öka omvärldens intresse och förtroende för Sverige genom att skapa relationer och samarbetspartner med andra länder.\Tjänsten är placerad i...


  • Stockholm, Stockholm, Sweden Säkerhetspolisen Full time

    Våra Krav på DigVår rekryteringsprocess är utformad för att hitta den bästa personen för tjänsten. För att passa i rollen som administratör ser vi att du har en mycket god administrativ förmåga.Detta innebär att du ska vara självgående, ansvarstagande och proaktiv, och att du trivs i en grupp med drivna och kreativa kollegor. Din arbetsmoral...


  • Stockholm, Stockholm, Sweden Rentokil Sverige Full time

    Sök en spännande karriär hos Rentokil Sverige!Till vårt team söker vi nu en driftig administratör med fokus på Matsäkerhet. Som administrativ support inom Matsäkerhet på Rentokil Sverige har du chansen att arbeta med nya tekniker och metoder inom Matsäkerhet och bidra till att utveckla bolaget framåt.I din roll som administratör kommer du att...


  • Stockholm, Stockholm, Sweden TN Sweden Full time

    Som tax quality administratör kommer du att arbeta nära verksamheten och ha ett stort ansvar för att säkerställa kvaliteten i våra tjänster. Du kommer att stötta teamet i deras arbete med kunder och nya uppdrag och arbeta med komplexa frågor som rör kundinformation och säkerhet.Om tjänstenTjänsten är en del av vår skatteavdelning och vi söker...


  • Stockholm, Stockholm, Sweden Säkerhetspolisen Full time

    ArbetsbeskrivningVi söker en administratör som kan bidra i vår utbildningsverksamhet. Du kommer att arbeta i en central funktion där du ansvarar för samordning, planering och inköp av materiel.Du kommer att ingå i gruppen för polisutbildning som ansvarar för all operativ utbildning som riktar sig till polispersonal på myndigheten.Du kommer att...


  • Stockholm, Stockholm, Sweden Sophiahemmet Rehab Center AB Full time

    **Om Sophiahemmet Rehab Center AB**Sophiahemmet Rehab Center AB är en ledande aktör inom rehabilitering och hälsoförsäkring i Sverige. Vi tillhandahåller förebyggande och rehabiliterande insatser för individer och organisationer.Rollen som psykolog hos ossHos Sophiahemmet Rehab Center AB söker vi en erfaren psykolog med inriktning mot KBT och...


  • Stockholm, Stockholm, Sweden Stockholmsmässan Full time

    I rollen som Sales Operations Coordinator kommer du att få möjlighet att arbeta med olika typer av administrativa uppgifter inom teamet, såsom utförandet av olika typer av provningar och test av nya systemversioner.Vi söker dig som är en noggrann och effektiv administratör som kan hantera detaljer och se helheten.På Stockholmsmässan tror vi på...


  • Stockholm, Stockholm, Sweden Perido AB Full time

    Är du en noggrann och strukturerad person som trivs med administrativt arbete? Har du ett serviceinriktat sätt och gillar att kommunicera med olika målgrupper? Vill du arbeta i en dynamisk roll där du får bidra till en smidig stipendieverksamhet? Då kan detta vara något för digOm tjänstenPå uppdrag av vår kund söker vi på Perido en engagerad och...


  • Stockholm, Stockholm, Sweden Bemannia AB (Publ.) Full time

    För att uppnå vår vision om att vara den ledande leverantören av kompetent och kvalificerad personal söker vi en HR-administratör med tidigare erfarenhet av administrativa arbetsuppgifter. I rollen som HR-administratör kommer du att arbeta i ett strukturerat miljö med många parallella processer.Tjänsten:Ansvaret för det administrativa arbetet...


  • Stockholm, Stockholm, Sweden We Select Company AB Full time

    Vårt mål är att skapa en dynamisk miljö där du kan växa som ekonom och utveckla dina färdigheter. Vi söker en driven och analytisk ekonom med erfarenhet av kundreskontra.Om tjänstenSom redovisningskonsult med inriktning kundreskontra spelar du en viktig roll i att hantera och utveckla vår reskontraprocess. Dina arbetsuppgifter innefattar bland...


  • Stockholm, Stockholm, Sweden Kraftsam Rekrytering & Bemanning AB Full time

    Som servicekundmottagare och administratör på Kraftsam Rekrytering & Bemanning AB kommer du att ha en unik möjlighet att utveckla dina färdigheter inom kundservice och administration. I rollen kommer du att vara ansvarig för att hantera kundkontakt via disk, telefon och mejl, liksom att dokumentera och administrera arbetsorder och reparationsunderlag....


  • Stockholm, Stockholm, Sweden EPTA GROUP Full time

    Vill du vara med och utveckla Eptas verksamhet?I vår organisation finns det stora möjligheter till karriärutveckling och fortsatt utbildning. Vi ser oss själva som ett team och vill att alla våra medarbetare ska känna sig delaktiga och motiverade.Vi söker nu en administratör för säljprocesser som kan bidra till vår framgång. Den här tjänsten...


  • Stockholm, Stockholm, Sweden Försvarets radioanstalt, FRA Full time

    Är du intresserad av att arbeta med informationshantering och administrationsuppgifter inom en dynamisk och expansiv organisation?Som administratör av allmänna handlingar kommer du att arbeta i en nära samarbete med vår enhet för informationsförvaltning och bistå med expertkunskap till övriga verksamheter inom myndigheten.Du kommer att ha ansvar...


  • Stockholm, Stockholm, Sweden Wise Professionals AB Full time

    Om du är en relationsbyggare med god kommunikativ förmåga och trivs med breda kontaktytor, både internt och externt, kan detta vara rätt roll för dig.JobbetFörsta linjeansvarig för intern supportA nsvara för relaterade frågor från hela organisationenHantering och ansvar för beställningarInformationsansvarig gentemot chefer och...