Office Manager

5 days ago

Uppsala, Uppsala, Sweden Capto HR Full time 350,000 - 550,000 per year

Office Manager - Senior Coordinator till RegSmart Life Science AB

Plats: Uppsala
Omfattning: Heltid

Om RegSmart

RegSmart Life Science AB är ett kunskapsdrivet konsultbolag med bas i Uppsala. Vi erbjuder regulatorisk rådgivning och stöd till företag inom läkemedelsutveckling och medicinteknik. Vårt mål är att hjälpa våra kunder att på ett effektivt sätt navigera bland regulatoriska utmaningar och bidra till att innovativa produkter når patienter och samhälle. Vi står för kvalitet, relevans och långsiktighet – alltid med kundens bästa i fokus.

Rollen

Som Office Manager - Senior Coordinator blir du en nyckelspelare i bolaget och fungerar som navet för vår interna organisation. Rollen syftar till att avlasta ledningsgruppen genom att ta ansvar för administrativa och operativa processer samt driva utvecklingen av effektivare arbetssätt. Du kommer att ha en central roll i att säkerställa struktur, ekonomisk uppföljning, systemstöd samt trivsel på jobbet som möjliggör bolagets fortsatta tillväxt.

Dina ansvarsområden

  • Samordna och följa upp ledningsmöten samt agera administrativt stöd till ledningsgruppen.
  • Driva och utveckla interna processer för ökad effektivitet och struktur.
  • Förbereda ekonomisk uppföljning och rapportering.
  • Säkerställa kvalitet i tidrapportering, fakturaunderlag och leverantörshantering.
  • Förvalta och utveckla våra digitala system och arbetsverktyg (Microsoft 365, Teams, SharePoint, CRM).
  • Vara kontaktperson gentemot leverantörer.
  • Projektleda mindre kommunikations- och marknadsinsatser samt interna möten och aktiviteter.

Kvalifikationer

Vi söker dig som har:

  • Flerårig erfarenhet från en koordinerande eller operativ roll, gärna inom konsultverksamhet eller tillväxtbolag.
  • Stark förståelse för ekonomiska processer och affärssystem.
  • Dokumenterad erfarenhet av att arbeta med effektivisering och strukturering av system och interna arbetssätt.
  • Bakgrund inom life science, läkemedel eller medicinteknik är en stor fördel.
  • Mycket god systemvana (Microsoft 365, SharePoint m.fl.) och erfarenhet av att ha köpt in tjänster och drivit leverantörskontakter.
  • Flytande svenska och engelska i tal och skrift.

Personliga egenskaper

  • Ansvarstagande, lösningsorienterad och initiativrik.
  • Prestigelös och trivs i en bred roll med många kontaktytor.
  • Stabil, stödjande och pålitlig samt medveten om sina egna styrkor och utvecklingsområden
  • Metodisk, systematisk och med förmåga att prioritera
  • Kommunikativ, samarbetsinriktad och organisatorisk förståelse

Varför RegSmart?

Hos oss får du arbeta i en dynamisk och växande miljö där din insats gör verklig skillnad. Du blir en del av ett engagerat team som värdesätter kompetens, kvalitet och samarbete. Är du redo att ta nästa steg i karriären och bidra till RegSmarts fortsatta utveckling? Skicka in din ansökan redan idag

  • Engineering Manager

    5 days ago

    Uppsala, Uppsala, Sweden IAR Full time 120,000 - 180,000 per year

    Are you an experienced Engineering Manager who enjoys coaching your team to continuously deliver value to stakeholders and working towards company goals?We're looking for an Engineering Manager to lead the "IDE" team (Integrated Development Environment); the group shaping how thousands of engineers work with IAR's Embedded Workbench to ship safer and smarter...

  • Engineering Manager

    5 days ago

    Uppsala, Uppsala, Sweden アイエーアール・システムズ株式会社 Full time 120,000 - 240,000 per year

    Are you an experienced Engineering Manager who enjoys coaching your team to continuously deliver value to stakeholders and working towards company goals?We're looking for an Engineering Manager to lead the "IDE" team (Integrated Development Environment); the group shaping how thousands of engineers work with IAR's Embedded Workbench to ship safer and smarter...

  • Product Manager

    19 hours ago

    Uppsala, Uppsala, Sweden Viedoc Full time 600,000 - 1,200,000 per year

    Who we are and what we doAt Viedoc, we design engaging software that modernizes clinical research so that necessary treatments can reach the people who need them faster.We accomplish this by combining technology and creative design to streamline, automate, and simplify conventional processes within clinical research. Simply put, Viedoc makes every aspect of...

  • Supply Chain Planning Manager

    5 days ago

    Uppsala, Uppsala, Sweden Johnson & Johnson Full time €80,000 - €120,000 per year

    At Johnson & Johnson, we believe health is everything. Our strength in healthcare innovation empowers us to build a world where complex diseases are prevented, treated, and cured, where treatments are smarter and less invasive, and solutions are personal. Through our expertise in Innovative Medicine and MedTech, we are uniquely positioned to innovate across...

  • Supply Chain Planning Manager

    3 days ago

    Uppsala, Uppsala, Sweden Johnson & Johnson Innovative Medicine Full time 1,200,000 - 2,400,000 per year

    At Johnson & Johnson, we believe health is everything. Our strength in healthcare innovation empowers us to build a world where complex diseases are prevented, treated, and cured, where treatments are smarter and less invasive, and solutions are personal. Through our expertise in Innovative Medicine and MedTech, we are uniquely positioned to...

  • Supply Chain Planning Manager

    3 days ago

    Uppsala, Uppsala, Sweden Johnson & Johnson MedTech Full time 120,000 - 180,000 per year

    At Johnson & Johnson, we believe health is everything. Our strength in healthcare innovation empowers us to build a world where complex diseases are prevented, treated, and cured, where treatments are smarter and less invasive, and solutions are personal. Through our expertise in Innovative Medicine and MedTech, we are uniquely positioned to...

  • PMO Business Analyst

    5 days ago

    Uppsala, Uppsala, Sweden myGwork - LGBTQ+ Business Community Full time 60,000 - 84,000 per year

    This job is with Thermo Fisher Scientific, an inclusive employer and a member of myGwork – the largest global platform for the LGBTQ+ business community. Please do not contact the recruiter directly.Work ScheduleStandard (Mon-Fri)Environmental ConditionsOfficeJob DescriptionJoin our Program Management Office at Thermo Fisher Scientific's ImmunoDiagnostics...

  • Founder's Associate

    5 days ago

    Uppsala, Uppsala, Sweden Wehype Full time 60,000 - 120,000 per year

    Join a fast-moving company in the creator-gaming spaceWehype empower the world's leading game publishers and studios to reach and engage players through content creator collaborations.From indie hits to blockbusters like Battlefield, Clash of Clans, World of Warcraft, and Fortnite, our platform has powered over 20,000 collaborations worldwide.Founded in...

  • Associate Director

    5 days ago

    Uppsala, Uppsala, Sweden Etraveli Group Full time 24,000 - 120,000 per year

    About Etraveli GroupEtraveli Group is the globally leading company for tech solutions and fulfillment capabilities for online sales of flights. We are here to solve complexity, by connecting millions of flights and travelers across the globe, from search and selection to trip and beyond. We hold consumer online travel agency brands like Mytrip, GoToGate &...

  • Associate Director

    5 days ago

    Uppsala, Uppsala, Sweden Etraveli Group Full time 80,000 - 120,000 per year

    About Etraveli GroupEtraveli Group is the globally leading company for tech solutions and fulfillment capabilities for online sales of flights. We are here to solve complexity, by connecting millions of flights and travelers across the globe, from search and selection to trip and beyond. We hold consumer online travel agency brands like Mytrip, GoToGate &...