Workplace Exp Coordinator

Stockholm - Stockholms lan - Sweden

Söker du en möjlighet att kombinera ditt intresse för service och administration samtidigt som du tar ett steg framåt i din karriär? Nu har du chansen att bli en del av ett internationellt växande företag i rollen som Facility Coordinator Här väntar en mångsidig tjänst på dig. T

Vi söker en driven och självgående kollega till vår kund i centrala Stockholm. Vi erbjuder ett variationsrikt arbete med stort ansvar och engagerade kollegor. Som Facility Coordinator är du mer än bara en representant; du är ansiktet utåt för vårt företag och förväntas leverera en exceptionell nivå av service – ett värdskap som går utöver det vanliga, både gentemot våra kunder och deras besökande kunder.

CBRE är ett värderingsstyrt företag som arbetar utifrån våra värdeord RISE (Respect, Integrity, Service and Excellence). Dessa värderingar har vi med i alla delar av vårt arbete och vi vill att det skall genomsyra allt vi gör.

Huvudsakliga arbetsuppgifter
Reception och kommunikation

• Välkomna och registrera besökare professionellt och säkerställa ett varmt och effektivt välkomnande.
• Hantera växelns drift, besvara och vidarekoppla samtal korrekt.
• Koordinera telefonbeställningar, avbokningar och uppdateringar med leverantörer, samt underhålla aktuella telefonlistor.

Kontors- och lokalförvaltning

• Säkerställa att alla kontorsområden är rena, organiserade och fullt fungerande, inklusive felsökning av grundläggande teknisk utrustning.
• Underhålla konferensrum: förbereda utrymmen före och efter möten, stödja användare av rumsbokningssystemet och ordna catering på begäran.
• Hantera inkommande och utgående post och budförsändelser.
• Övervaka lager av kontorsmaterial.
• Stödja och övervaka kontorsutvecklingsprojekt och koordinera möbelomflyttningar efter behov.

Leverantörs- och leverantörssamordning

• Fungera som huvudkontaktpunkt för leverantörer och servicepartners, hantera ärenderapportering, uppföljning, feedback och kommunikation gällande eventuella kontorsförändringar.
• Övervaka lagerhantering, orderhantering, uppackning av förnödenheter och distribution av visitkort.

Evenemangsstöd

• Organisera och stödja kontorsevenemang såsom frukostar, externa evenemang, afterwork, kundträffar och informella sociala aktiviteter.

Administrativa uppgifter

• Underhålla och uppdatera kontorets rutiner, inklusive kontorslayouter och relevanta avtal.
• Hantera säkerhetssystem, passerkort, larmprotokoll, utrymningsplaner och säkerställa personalens medvetenhet om rutinerna.
• Hantera inköpsordrar för köksartiklar, reklammaterial, presenter och utrustning som mobiltelefoner och bärbara datorer.
• Behandla fakturor, upprätthålla leverantörskommunikation och hantera fakturabokning och rapportering.
• Rapportera fel till hyresvärden och hjälpa till att uppfylla avtalsenliga skyldigheter, inklusive onboarding, offboarding och årliga omcertifieringar.
• Bistå med ad hoc-förfrågningar såsom tryckning, bindning, resebokningar (inklusive VD och styrelse), taxiarrangemang och kontakt med resebyråer.
• Hantera onboarding av ny personal.
• Upprätthålla ett uppdaterat register över kontorsinventarier.

Hälsa, säkerhet och miljö (HSE)

• Identifiera och rapportera säkerhetsproblem omedelbart.
• Genomför regelbundna arbetsplatsinspektioner och följ upp brandutrustning och utrymningsrutiner.
• Utför riskbedömningar för leverantörer och servicepartners som utför farligt arbete.
• Leda brandövningar och ordna HLR-utbildning för personal.

Vi söker dig som (har/är)

• Proaktiv och ansvarsfull, bekväm med att ta initiativ och ansvar för uppgifter.
• Detaljorienterad med ett starkt engagemang för att upprätthålla en professionell och välkomnande kontorsmiljö.
• Utmärkta organisationsförmågor med förmåga att hantera flera prioriteringar effektivt.
• Lösningsfokuserad och anpassningsbar, förmåga att reagera snabbt på dynamiska situationer.
• Starka interpersonella färdigheter; trivs med att arbeta i team och med externa partners.
• Tidigare erfarenhet av en liknande roll inom reception är att föredra.
• Goda datorkunskaper med goda kunskaper i MS Office-program.
• Flytande engelska, både muntlig och skriftlig. Svenska är ett krav.
• Intresserad av att stödja kollegor och bidra till en positiv arbetsplatskultur.
• God datakunskap och kunskap i Officepaketet är grundläggande
• Har en positiv attityd, brinner för att ge service och värderar integritet högt

Vi erbjuder en omväxlande tjänst i en global organisation med stora utvecklingsmöjligheter. Hos oss får du vara med på den spännande tillväxtresa och förändringsprocess som företaget för närvarande genomgår.

Tjänsten är på 100% och är ett vikariat med placering i Stockholm hos vår kund.

Arbetstid: 08.00 – 17.00, måndag – fredag.

Start:

Slutdatum:

Känns denna roll intressant, ansök redan idag Vi arbetar löpande med vårt urval och tjänsten kan därför komma att tillsättas innan sista ansökningsdag.

CBRE är världens största kommersiella fastighets- och investeringsföretag. På CBRE är vår passion att leverera marknadsledande fastighetsrelaterade tjänster som bidrar till våra kunders framgång CBRE Global Workplace Solutions (GWS) i Sverige är ett affärsområde med ca 650 medarbetare som levererar integrerade tjänster inom fastighetsservice, projekt och rådgivning.

About CBRE Group, Inc.
CBRE Group, Inc. (NYSE:CBRE), a Fortune 500 and S&P 500 company headquartered in Dallas, is the world's largest commercial real estate services and investment firm (based on 2024 revenue). The company has more than 140,000 employees (including Turner & Townsend employees) serving clients in more than 100 countries. CBRE serves clients through four business segments: Advisory (leasing, sales, debt origination, mortgage serving, valuations); Building Operations & Experience (facilities management, property management, flex space & experience); Project Management (program management, project management, cost consulting); Real Estate Investments (investment management, development). Please visit our website at

Service line:
GWS Segment