Inköpare

Bakgrund och Uppdragsbeskrivning

Ditt uppdrag består av att bidra till Svenska kraftnäts utbyggnad av nya och förnyelse av befintliga anläggningar genom att främst avropa konsulter från våra ramavtal inom Teknik och IT. Inköp och avrop från andra kategorier kan förekomma.

Du ansvarar för hela inköpsprocessen från framtagning av förfrågningsunderlag till avtal, inkl utvärdering av anbud. Du har dialog både med interna beställare och externa leverantörer samt jobbar även med kontraktsförvaltning och i viss mån uppföljning av inköpsordrar kopplat till konsultinköp.

Din roll kommer vara att stödja projektverksamheten med deras behov av konsulttjänster. Ditt ansvar är att guida beställarna i vår process samt säkerställa att avrop sker på ett korrekt sätt utifrån LUF, Lagen om offentlig upphandling inom försörjningssektorerna, våra styrande dokument samt ramavtal.

Arbetet utförs i nära samarbete med övriga medarbetare på inköpsenheten GIK – Inköp Konsulter, med andra inköpskollegor på avdelningen samt många delar av övriga Svenska kraftnät samt leverantörer.

Uppdraget kräver god kompetens och förståelse för kommunikation och relationsbyggande då inköpsrollen innebär kontaktytor inom hela verksamheten och med leverantörer. Vi lägger stor vikt i att du har ordning och reda och arbetar strukturerat. Vi förväntar oss också att du tar ett drivande ansvar för hela avropsprocessen stöttar och driver på avropsprocessen om verksamheten behöver det. Allt för ett så effektivt arbetsflöde som möjligt.

Inom detta arbetsområde arbetar vi i många olika system och det är därför av stor vikt att du är lättlärd inom system. Har lätt för att ta till dig instruktioner och förstår detaljernas vikt i det stora hela.

Upphandlingar på Svenska kraftnät genomförs enligt LUF, Lagen om offentlig upphandling inom försörjningssektorerna.

Arbetsuppgifter

Detta uppdrag innebär främst att avropa konsulter från våra ramavtal. Du är länken mellan beställarens behov och leverantörernas kompetens. Utifrån beställarnas behov administrerar du de avrop som initierats för att säkerställa en snabb och kvalitativ hantering enligt våra processer och utefter LUF's föreskrifter. Vi arbetar digitalt med alla avrop i ServiceNow (SVEA) samt i e-Avrop.

I dina arbetsuppgifter ingår bland annat att:

• Utforma uppdragsbeskrivningar, för resurskonsulter samt uppdragskonsulter, och krav tillsammans med beställaren från verksamheten.

• Sammanställa och granska anbudsformulär och sedan skicka avropsförfrågan till ramavtalsleverantörer via e-avrop.

• Svara på frågor under anbudstiden till leverantörer samt svara på verksamhetens frågor angående avrop och avtal kopplade till konsulter.

• Ta fram beslutsunderlag för tilldelning.

• Tilldela och uppföra avtal och inköporder samt följa upp mot leverantör.

• Arkivering samt viss förvaltning och uppföljning av avropsavtalen vilket kan vara förlängningar, utökning av budget, indexregleringar enligt avtal etc.

• För att hela tiden genomföra en så smidig och effektiv avropsprocess som möjligt har du även kontakt med säkerhetsenheten i vissa frågor gällande säkerhetsklassning och avtal och status i processen.

• Kontakt med ramavtalsleverantörer angående avtalsfrågor.

• Stötta verksamheten i inköpsfrågor.

• Arbeta proaktivt för att minska ledtiderna i avropsprocessen.

• Var med och bidra med din kompetens för att ständigt förbättra Svenska kraftnäts arbetssätt, rutiner, mallar och processer inom inköpsnära frågor.

• Arbete med masterdata av konsulter samt viss typ av rapportering och statusuppdateringar förekommer.

Preliminärt startdatum:

Slutdatum:

Option: kan förlängas t.o.m

Omfattning: Beräknas vara 100 procent.

Placeringsort: Svenska kraftnäts kontor i Sundbyberg. Distansarbete kan förekomma upp till 15-25% av arbetstiden. Bör kunna vara på plats minst 3 dagar i veckan i Sundbyberg och med oregelbundna dagar. Det kan skifta från vecka till vecka och det är viktigt att vara lyhörd och flexibel utifrån verksamhetens behov.

Säkerhetsprövning: Säkerhetsprövning och registerkontroll krävs.