Ledningsassistent - nytänkande stöd med struktur och trovärdighet som bas

Vill du spela en central roll i en organisation som är Sveriges största fristående finansiär av svensk hjärt- och lungforskning? Som ledningsassistent på Hjärt-Lungfonden blir du navet i en snabbrörlig, värderingsdriven och samhällsnyttig verksamhet – mitt i pulsen av ledningsarbetet och nära Generalsekreteraren. Här får du en unik kombination av administration, struktur, kvalitet, AI-utveckling och strategiskt ledningsstöd.

*OM ROLLEN*
Som ledningsassistent delar du din tid mellan Generalsekreteraren och ledningsgruppen. Du ingår i ledningsgruppen och deltar i alla möten, där du bidrar med planering, struktur och uppföljning kopplat till årshjul, agenda, beslut och aktiviteter.

I rollen ansvarar du för att skapa ordning, förutse behov och hålla ihop processer – från styrelsemöten till krisarbete, reseadministration och dokumentation. Du är motorn som ser till att beslut följs upp, att processer fungerar och att relevanta underlag håller hög kvalitet.

Du har dessutom en viktig roll i att utveckla hur ledningsgruppen arbetar smartare och mer effektivt – bland annat genom att utforska och implementera hur AI kan vara ett stöd i ledningsarbetet , exempelvis mötesförberedelser och sammanställningar. Du kvalitetssäkrar presentationer och bidrar till att skapa tydliga, strukturerade arbetsflöden i Planner, Admincontrol och Office 365.

Rollen innebär också ett tätt samarbete med Ekonomi och HR kring bla compliance, formalia, signeringskoordinering, säkerhetsrutiner och krishantering Dessutom ingår att säkerställa att styrelse- och formaliaprocesser genomförs sömlöst, strukturerat och med hög professionalitet.

I praktiken innebär det bland annat att du:

• Planerar och strukturerar ledningsgruppens möten, agenda, årshjul och uppföljning.
• Hanterar kalender, resor och prioriteringar tillsammans med Generalsekreteraren.
• Samordnar styrelsemöten, säkerställer underlag, formalia och kvalitetssäkring.
• Ansvarar för administration av processer för huvudmän och valberedning.
• Stöttar i krishantering, policys, formalia och säkerhetsarbete.
• Leder arbetet med AI-stödd administration och utvecklar smartare arbetsmetoder.
• Koordinerar interna och externa sammankomster såsom stämmor, konferenser och ledningsgruppsdagar.
• Ha kontakt med systerorganisationer på europeisk nivå i samband med Generalsekreterarens styrelseuppdrag i European Heart Network.

Detta är en roll där du arbetar nära hela organisationen – och där din förmåga att skapa stabilitet, struktur och framdrift får stort genomslag.

*DIN BAKGRUND*
Vi söker dig som har flera års erfarenhet av att stötta chefer och gärna arbetat med lednings- eller styrelsestöd. Det är viktiga är att du trivs i rollen som strukturskapare, möjliggörare och kvalitetsbärare.

Du är trygg, professionell och prestigelös, med ett naturligt lugn även när tempot ökar. Du har pondus och integritet, samtidigt som du är nyfiken, open minded och framåtlutad.

Du är:

• Detaljorienterad och analytisk – du ser helheten men missar inte detaljerna.
• Proaktiv och förutseende – du agerar innan bollarna faller mellan stolarna.
• Handlingskraftig och initiativrik – du driver saker i mål.
• AI-intresserad och teknikvan – du gillar smarta verktyg och effektivisering.
• Strukturerad och kvalitetsmedveten – du har ett naturligt sinne för formalia, språk och ordning.

Du behärskar svenska och engelska, är systemkunnig och har erfarenhet av Office 365. Har du arbetat med Admincontrol, Planner eller HR-system som Haily är det meriterande. Erfarenhet av compliance, krishantering eller styrningsprocesser är också ett plus.

Du har minst gymnasieutbildning, meriterande med för rollen relevanta eftergymnasiala studier och att du har arbetat med HR-och/eller ekonomirelaterade uppgifter. Vi har en rök- och nikotinfri arbetsplats.

*En organisation i ständig utveckling – med AI som motor*
Vi befinner oss i en spännande utvecklingsfas där vi tar till oss an nya arbetssätt, bland annat med stöd av AI och automatisering. Som Controller får du en viktig roll i att påverka hur data kan användas för att effektivisera och skapa bättre beslutsstöd – alltid med våra givare och vårt uppdrag i fokus.

Detta kräver kollegor som delar våra värderingar:

• Trovärdighet i allt vi gör
• Omtänksamhet gentemot både våra givare kollegor och syfte
• Nytänkande i hur vi når fram och utvecklas.

Vi söker dig som är öppen, nyfiken och framåtlutad – som vill testa, lära och utvecklas tillsammans, med respekt för etablerade, fungerande processer. Vi tror att ett utforskande arbetssätt gör oss bättre, tillsammans.

Vårt erbjudande
Hos Hjärt-Lungfonden får du arbeta i en platt, varm och inkluderande organisation med höga ambitioner och ett meningsfullt uppdrag. Här får du omtänksamma kollegor som bryr sig – om människor, resultat och vårt gemensamma uppdrag. Vi erbjuder en arbetsplats med högt engagemang, tillit och korta beslutsvägar.

Du får dessutom fina förmåner, såsom generöst friskvårdsbidrag, hälsofrämjande insatser och möjlighet till distansarbete. Vi sitter i ljusa och inspirerande lokaler i hjärtat av Gamla stan i Stockholm, med närhet till både vatten och stadspuls.

Om Hjärt-Lungfonden
Hjärt- och lungsjukdomar skapar stort lidande och är den vanligaste dödsorsaken både i Sverige och i övriga världen. Hjärt-Lungfondens vision är en värld fri från hjärt- och kärlsjukdom. Att göra skillnad är något som våra cirka 65 medarbetare arbetar med varje dag.

Därför arbetar vi för att öka kunskapen om forskningens betydelse samt samlar in och delar ut medel till utvald forskning inom området. Verksamheten är helt beroende av gåvor från privatpersoner och företag.

År 2024 samlade vi in 613 miljoner kronor och delade ut 532 miljoner kronor till speciellt utvald forskning.

****DIN ANSÖKAN

I denna rekrytering samarbetar vi med vår externa rekryteringspartner Wise. Du söker därför via nedanstående länk.*
Har du frågor om processen eller rollen? Kontakta då ansvarig rekryteringskonsult Stephanie Grammenidis Hagman,
.
Vi intervjuar löpande så rollen kan tillsättas före sista ansökningsdatum.
Varmt välkommen med din ansökan*