Administrativ assistent till Fastighets- och gatukontoret i

Publicerad: 3 november 2025

Är du en strukturerad, energisk och serviceinriktad person med erfarenhet av att arbeta som stöd till andra? Vill du bidra med dina administrativa färdigheter i en dynamisk arbetsmiljö? Vi söker nu en erfaren administrativ assistent till fastighets- och gatukontoret i Malmö stad.

Du kommer att administrera förvaltningens utbildningsadministration i stadens nya plattform Malmö Lär. Malmö Lär är Malmö stads gemensamma utbildningsplattform för e-utbildningar, hybridutbildningar och lärarledda utbildningar. Uppgiften kommer att utföras efter anvisningar från förvaltningens samordnare för Malmö Lär.

Du kommer att boka möten, fika och resor åt förvaltningens chefer, vid behov även till de förtroendevalda i tekniska nämnden. Du kommer vidare vara ett administrativt stöd i bokning av lokaler, transporter och liknande vid förvaltningsträffar, chefsträffar, studiebesök och större invigningar. För att du ska kunna utföra dessa beställningar i enlighet med förvaltningens riktlinjer, kommer du att få gå en utbildning för certifierade beställare.

I arbetet ligger även enklare ekonomiadministration, som till exempel kontering av fakturor. Du kommer också att stödja registratur i registrering av allmänna handlingar samt arbeta med övrigt förekommande administrativa arbetsuppgifter vid behov.

Din roll är avgörande för att säkerställa att vår verksamhet fungerar effektivt, smidigt och professionellt gentemot såväl interna som externa kontakter. Hos oss kommer du få en stimulerande och varierande arbetsmiljö och möjlighet att arbeta i en viktig roll inom en offentlig organisation.

Vi söker dig som har en gymnasial utbildning med inriktning mot ekonomi eller administration. Har du annan gymnasial utbildning som gett dig motsvarande kunskaper inom administration och ekonomi är det också relevant. Utöver det vill vi att du har minst två års erfarenhet av administrativt arbete, till exempel som assistent, koordinator, sekreterare eller motsvarande roll där administration har varit en central del. Vi ser även att du har dokumenterad erfarenhet av att samordna och administrera möten, platsbesök och liknande aktiviteter.

Det är meriterande om du har erfarenhet av liknande arbete inom en offentlig organisation.

För att vara aktuell för tjänsten ska du ha goda kunskaper i svenska i både tal och skrift. Du kommer att arbeta i ett flertal olika verksamhetssystem. Därför är det viktigt att du har god datorvana och erfarenhet av att arbeta i administrativa system. Det är meriterande om du har arbetat i ärendehanteringssystem eller ekonomisystem, och vi förutsätter att du har goda kunskaper i vanliga MS-Office-program.

För att trivas i rollen behöver du tycka om att samarbeta med andra människor, och det krävs att du har en förmåga att strukturera och organisera dina arbetsuppgifter. Du har lätt för att anpassa dig till ändrade omständigheter och är lyhörd och konstruktiv i din kommunikation. Vi söker en person som är energisk, engagerad och som har förmåga att arbeta målmedvetet även under tidspress. Service är viktigt för dig och du har intresse och förmåga att hjälpa andra och leverera lösningar. Vi ser gärna att du är en person som visar förståelse och uppskattar olika bakgrunder och perspektiv.

Kanslienheten är en av två enheter kvalitets- och kansliavdelningen och består av 14 medarbetare. Vi arbetar mot avdelningens grunduppdrag att säkerställa den demokratiska processen genom att stödja nämnden, allmänheten, förvaltningsledningen och verksamheten. Kansliets ansvar handlar om att styra och samordna förvaltningens arbete med dokument- och ärendehantering, inklusive förvaltningens hantering av information och handlingar samt arbetet med informationssäkerhet. Vi värdesätter ett öppet och inkluderande arbetsklimat där alla är välkomna att bidra och samarbeta. Här är vi alltid beredda att hjälpa varandra och stötta våra kollegor. Tillsammans skapar vi en arbetsplats där alla känner sig hörda och respekterade.

Fastighets- och gatukontoret är en av de 14 förvaltningarna Malmö stad. Förvaltningen äger, utvecklar och förvaltar stadens mark uppdrag av tekniska nämnden och har till uppdrag att möjliggöra ett gott stadsliv för Malmöborna och stadens näringsliv.

Malmö stads verksamheter är organiserade i 14 förvaltningar. Vårt gemensamma uppdrag är att skapa välfärd och hållbar samhällsutveckling. Tillsammans med Malmöborna utvecklar vi en ännu bättre stad att bo, verka och vara i; olikheter, livserfarenheter och talanger gör Malmö till en smart stad i hjärtat av Europa. Världens kunskap finns här.

Läs om Malmö stad som arbetsgivare här

Anställningsform: Tillsvidareanställning

Omfattning: Heltid

Antal tjänster: 1

Tillträde: snarast, enligt överenskommelse

Observera att vi i Malmö stad tagit bort det personliga brevet från ansökningsprocessen och ersatt det med urvalsfrågor, detta för en mer inkluderande rekryteringsprocess och en effektiv kandidatupplevelse för dig som söker jobb hos oss. Dina svar blir en viktig del i vårt urvalsarbete.

Malmö stad strävar efter att medarbetarna ska representera den mångfald som finns i vår stad. Vi välkomnar därför sökande som kan bidra till att vi som arbetsgivare kan uppfylla Malmöbornas behov.

Ansök senast

16 november 2025

Anställningsform

Tillsvidareanställning

Omfattning

Heltid

Referensnummer

Adisa KafedzicVision

Per WisenbornSACO

Susann KnutssonEnhetschef

Zead Abdul-KarimHR-konsult

Undrar du hur vi arbetar med rekrytering i Malmö stad?