Administratör till avtalsenheten

1 day ago


Stockholm, Sweden Stockholms kommun Full time

Stockholm – vår huvudstad med miljoner drömmar, förväntningar och ambitioner. Vi jobbar för alla som lever här idag och i framtiden. Nu söker vi dig som vill tänka stort, nytt och annorlunda med oss – för stockholmarna.



Välkommen till oss

Verksamhetsområdet för upphandling och inköp har en viktig roll i stadens arbete med att använda offentlig upphandling som ett styrmedel för att driva samhällsutvecklingen i en hållbar riktning.

Hos oss finns specialister inom alla delar av inköpsprocessen Vi är idag drygt 60 medarbetare inklusive verksamhetschef och enhetschefer för enheterna avtal, upphandling och e-handel

Rollen är placerad vid Avtalsenheten där vi har en prestigelös kultur med samverkan och erfarenhetsutbyte som en självklarhet. Vi är i nuläget totalt 22 personer på vår enhet i roller som avtalsförvaltare, metod- och analysstöd, kategoriledare, hållbarhetssamordnare, systemförvaltare.

Vi erbjuder

”Som del av vårt team har du stora möjligheter att både utveckla och utvecklas. En del av vårt gemensamma uppdrag är att vara en samordnande funktion och en ledstjärna för stadens inköpsarbete. De flesta av oss arbetar dagligdags i olika team-konstellationer tillsammans med kollegor runt om i stadens stora komplexa organisation, och har även många externa kontakter med leverantörer och nätverkskollegor. Teamet inom enheten är därför otroligt viktigt, vi behöver alla känna att vi kan komma ”hem” emellanåt för att stötta varandra och utbyta erfarenheter. Tillsammans är vi alltid starkare." – Anna Birath, rekryterande chef

Vi erbjuder friskvårdsbidrag, semesterväxling, vinter-/sommararbetstid och flexibel arbetstid. Hos oss får goda möjligheter att planera din tid med frihet under ansvar och har möjlighet att delvis arbeta hemifrån. I våra trevliga och nyrenoverade lokaler vid Globen har vi aktivitetsbaserade arbetsplatser. Läs mer här om Stockholms stads förmåner för medarbetare.

Din roll

Som administratör hos oss kommer du att stötta dina kollegor och din chef med administrativa uppgifter för att säkerställa effektivitet i våra processer och optimerad resursanvändning.

Det kan till exempel innebära att du:

Vid behov inhämtar underlag inför avtalsuppföljning och stöttar i den administrativa hanteringen av dokumentation, prisjusteringar och inbjudningar till informationsträffar
Bistår administrativt i processen vid begäran om utlämnande av handling
Operativt genomför enhetens avrop, samt kontrollerar och konterar inkommande fakturor mot dessa inför attest i nästa steg
Administrerar beställningar av licenser och behörigheter
Stöttar i administration och övergripande dokumentation av enhetens konsultuppdrag, såsom uppdragsförfrågningar och bekräftelser, samt vid behov inhämtar fullmakter och delegationsbeslut.
Upprättar och rapporterar verksamhetsspecifik statistik
Har ett nära samarbete med administrativa kollegor inom angränsande enheter.

Det kan även tillkomma övriga sedvanliga administrativa arbetsuppgifter så som att vid behov skriva minnesanteckningar och protokoll.

Din kompetens och erfarenhet

Vi söker dig som har:

gymnasieexamen
aktuell och flerårig erfarenhet av administrativt arbete
erfarenhet av serviceyrket och ett brinnande intresse för att ge hög service
mycket goda kunskaper i Officepaketet
en hög digital mognad och IT-vana
aktuell erfarenhet av att arbeta med framtagandet av statistik
god förmåga att formulera dig muntligt och skriftligt på svenska.

Det är meriterande om du har:

erfarenhet och kunskap om inköpsprocessen
erfarenhet av administrativt arbete inom offentlig sektor
erfarenhet av att arbeta som administrativt stöd gentemot chefer.

För att arbeta hos oss ser vi att du har en genuin känsla för service och administration. I rollen kommer du att hantera frågor av olika slag med många kontaktytor. Därför är det avgörande att du har ett strukturerat arbetssätt och har förmåga att planera och prioritera arbetet på ett effektivt sätt. I och med att du kommer ha nära kontakt med både din egen arbetsgrupp och externa aktörer är det viktigt att du har lätt för att kommunicera och samarbeta samt är trygg i dig själv och i kontakten med nya människor. Du utför dina arbetsuppgifter med stor noggrannhet och tar gärna egna initiativ för att hitta nya lösningar. I den här rekryteringen lägger vi stor vikt vid ovan nämnda kompetenser, personlig lämplighet och engagemang för tjänsten.

Övrigt

När du ansöker till tjänsten behöver du inte bifoga något personligt brev. Vi gör vårt urval baserat på ditt CV samt dina svar på urvalsfrågorna. Tänk därför på att besvara dem ärligt och konkret.

För att matcha rätt kompetens till rätt jobb använder vi oss av tester och arbetsprov. Forskning visar att arbetspsykologiska test, som personlighets- och kapacitetstester, är en av de bästa metoderna. Vi strävar efter en fördomsfri, jämförbar och objektiv rekryteringsprocess där arbetspsykologiska tester är ett komplement i helhetsbedömningen. Du som söker ett jobb hos oss ska vara trygg i att vi fokuserar på att bedöma de kompetenser som är avgörande för jobbet du har sökt. I denna rekrytering ingår det tester som en del i bedömningen i samband med urval.
Stockholms stad arbetar med kompetensbaserad rekrytering som syftar till att se till varje persons kompetens och därmed motverka diskriminering.



Serviceförvaltningen är en av stadens fackförvaltningar och har i uppdrag att svara för de administrativa uppgifter som är samordnade i staden. Det handlar framförallt om löneadministration, ekonomiadministration, stadsövergripande upphandlingsfrågor, kontaktcenterverksamhet samt interna konsulter som tillhandahåller stöd inom digitalisering, it & telefoni, rekrytering, samt, fastighets- och lokalfrågor. Vi har cirka 370 medarbetare och sitter i Globenområdet. Vår värdegrund sammanfattas i ordet KÖRA som står för: Kompetens - Öppenhet - Respekt - Ansvar.



  • Stockholm, Sweden Prowork Bemanning AB Full time

    Vi söker just nu en operativ administratör till vår kunds nya anläggning i Spånga. Kunden är en av Sveriges största enskilda auktoriserade återförsäljare av Toyotabilar. Företaget omsätter 1,6 miljarder kronor och har ca 165 medarbetare. I rollen som operativ administratör får du ett mångsidigt och spännande arbete där du blir en...


  • Stockholm, Stockholm, Sweden Optilon Full time

    Om du är en driven och positiv person som trivs med att jobba administrativt och effektivt, kan detta vara ett spännande konsultuppdrag för dig. Vi söker dig som vill arbeta i ett dynamiskt team där din insats verkligen gör skillnad.">Företag: OptilonOptilon fokuserar på att hjälpa sina kunder att använda resurserna där de gör mest nytta....


  • Stockholm, Sweden Manpower Full time

    Det här uppdraget innebär att du blir anställd hos oss på Manpower men arbetar hos vår kund i Järfälla. Uppdraget är placerat i säkerhetsklass och kräver en godkänd säkerhetsprövning. Inledningsvis är uppdraget 6 månader med god chans till förlängning. Om uppdraget Arbetet som administratör innebär att stötta Configuration Managers med...


  • Stockholm, Sweden Kraftsam Rekrytering & Bemanning AB Full time

    Administratör till Kiwa Certifiering – En möjlighet att påverka och utvecklas i ett ledande hållbarhetsföretag Är du en strukturerad och serviceinriktad person som trivs med att arbeta både självständigt och i team? Vill du vara med och driva utvecklingen inom ett marknadsledande företag som arbetar med kvalitet och hållbarhet? Då kan du...


  • Stockholm, Sweden Svensk Autorekrytering AB Full time

    Arbetsbeskrivning Vi söker en driven och flexibel administratör som trivs i en varierande roll och är duktig på att hålla många bollar i luften. Som administratör hos oss kommer du att ha ett brett ansvarsområde där du arbetar nära olika avdelningar och stöttar med administrativa uppgifter, projekt och analyser. Exempel på arbetsuppgifter: •...


  • Stockholm, Stockholm, Sweden Starfinder AB Full time

    För att fortsätta utveckla vårt däckhotell och Toyota-verkstad söker vi en erfaren administratör som kan ta hand om dagliga uppgifter i vår breda roll. I den operativa positionen kommer du att ansvara för verksamhetens drift och säkerställa att kundernas fordon är i trygga händer.Uppdragets innehållUtföra administrativa arbetsuppgifter med...


  • Stockholm, Stockholm, Sweden Perido AB Full time

    Arbetsbeskrivning\Vår kund, en betydelsefull myndighet, söker nu en organiserad administratör med högskoleutbildning för ett uppdrag i Stockholm. I rollen som handläggare erbjuds du administrativt stöd och mötesorganisation i internationella projekt. Du kommer att arbeta tillsammans med vår kunds ansvariga och delta på överenskomna projektmöten....


  • Stockholm, Sweden MILJÖPARTIET DE GRÖNA STOCKHOLMSDISTRIKTET Full time

    Miljöpartiet i Stockholmsdistriktet söker en administratör till vårt distriktskansli. Vi kommer att vara fyra personer som jobbar på distriktskansliet. Tjänsten innebär att du kommer att vara kansliets viktigaste person, en administratör med viss ekonomisk hantering, administration kring interna möten som årsmöten och andra evenemang och följa...


  • Stockholm, Stockholm, Sweden Innovatrek AB Full time

    Välkommen till Innovatrek AB, där vi söker en dedikerad person att arbeta som patientmottagare och administratör. I denna roll kommer du att vara vårt ansikte utåt och bidra till att ge våra patienter en trygg och smidig upplevelse.UppgifterTa emot och välkomna patienter med ett professionellt och vänligt bemötande.Hantera tidsbokningar,...


  • Stockholm, Stockholm, Sweden Novare Bemanning AB Full time

    Vi söker en erfaren administratör för ett deltidstillskap till en myndighet i Stockholm. Tjänsten omfattar 50% arbets tid och är pågående initialt i 6 månader.">">Kravet på tjänsten är högskoleutbildning eller likvärdig utbildning inom aktuellt område, samt minst tre års arbetslivserfarenhet från liknande arbete. Personen ska även ha goda...


  • Stockholm, Sweden Optilon Full time

    Gillar du att jobba administrativt och vill du ha ett spännande konsultuppdrag? Vi söker dig som är driven, positiv och som trivs med att arbeta administrativt och effektivt. Företag: Optilon Plats: Stockholm Jobbkategori: HR/kontor/administration Omfattning: Heltid, 100% Startdatum: Omgående Typ av uppdrag: Konsultuppdrag Optilon fokuserar på...


  • Stockholm, Stockholm, Sweden SJR in Sweden AB Full time

    Vi letar efter en administratör med ekonomisk profil som vill arbeta på ett lantbruk i Tumba. Som ekonomiassistent kommer du att stötta Farm Manager med att hantera administrativa arbetsuppgifter, organisera och prioritera inkommande ärenden i inkorgen, utföra enklare bokföring och ansvara för övriga kontorsuppgifter.Huvudsakliga...


  • Stockholm, Sweden SJR in Sweden AB Full time

    Är du en självgående och organiserad person med erfarenhet av administration och lättare ekonomiuppgifter? Trivs du i en unik miljö där natur och arbetsliv möts? Då kan detta vara rollen för dig! Detta är ett konsultuppdrag på heltid med start så snart som möjligt och som sträcker sig 12 månader med chans till förlängning. SJR tillsätter nu...


  • Stockholm, Stockholm, Sweden Universitets- och Högskolerådet Full time

    Om ossUniversitets- och högskolerådet (UHR) är en statlig myndighet med ett brett uppdrag inom utbildningsområdet. Vår vision är utbildning, utbyte och utveckling - för alla som vill vidare.Vi söker nu en engagerad HR-administratör till vår enhet på Avdelningen för verksamhetsstöd. I rollen kommer du att spela en avgörande roll i att stödja...

  • Administratör

    1 day ago


    Stockholm, Stockholm, Sweden Iver Sverige AB Full time

    Kompetens för en spännande rollIver är en ledande nordisk leverantör av IT-tjänster med stark fokus på drift, cybersäkerhet och innovation. Vi söker nu en engagerad och driven person som vill bidra till vår framgång.Rollen som Sales Admin erbjuder dig möjlighet att arbeta nära våra säljare och kunder, med fokus på att skapa en smidig...


  • Stockholm, Stockholm, Sweden Capio AB Full time

    För att ytterligare förbättra vår patientomsorg är vi på jakt efter en erfaren ögonspecialist. I rollen kommer du att arbeta nära våra team och bidra till att utveckla vår verksamhet. Som specialistläkare hos oss erbjuds du en stimulerande arbetsmiljö med möjlighet att utvecklas i din karriär.">I vår öppenvårdsmottagning bedriver vi ett...


  • Stockholm, Stockholm, Sweden Newr AB Full time

    Vill du vara med och bidra till vår fortsatta utveckling? Vi söker nu en Ekonomifunctionsledare som vill arbeta i ett företag inom ventilationsbranschen. Du kommer att ha helhetsansvar för redovisningen och ha ett nära samarbete med ledningen och en administratör på företaget. Du ansvarar för den löpande bokföringen och säkerställer att våra...


  • Stockholm, Sweden NDP IT AB Full time

    Uppdragsbeskrivning Till vår kund söker vi en erfaren och driven konsult inom observability och monitorering, med en tydlig specialisering på AppDynamics (observera att detta gäller just AppDynamics och inte AppDynamics 365). I denna roll kommer du att arbeta som administratör på plattformen, med fokus på förvaltning och hantering av...


  • Stockholm, Stockholm, Sweden Krafttag AB Full time

    Krafttag AB söker en duktig administratörVi är ett konsultföretag som erbjuder innovativa lösningar till vår klientel. Nu söker vi en driven och engagerad administratör för ett långtuppdrag hos en av våra stora kunder, Svenska Kraftnät.Uppdraget kräver stort engagemang och intresse för administration och koordinering. Du kommer att arbeta med...


  • Stockholm, Stockholm, Sweden Svensk Autorekrytering AB Full time

    ArbetsbeskrivningVi söker en driven och flexibel administratör som trivs i en varierande roll och är duktig på att hålla många bollar i luften. Som administratör hos oss kommer du att ha ett brett ansvarsområde där du arbetar nära olika avdelningar och stöttar med administrativa uppgifter, projekt och analyser.Exempel på Arbetsuppgifter:Hantera...