Kanslist i gymnastikföreningen

Anställningsform: Halvtid (50%)

Arbetsplats: Hybrid

Övergripande beskrivning

Kanslisten spelar en central roll i vår gymnastikförening genom att säkerställa en smidig administration och fungera som en länk mellan styrelsen, ledare, gymnaster och medlemmar. Som kanslist på halvtid bidrar du till att skapa en effektiv och välstrukturerad föreningsverksamhet, där fokus ligger på att stödja föreningens dagliga drift och underlätta för våra ideellt engagerade ledare och personal.

Huvudsakliga arbetsuppgifter

1. Administrativ support

- Hantera medlemsregister, uppdatera kontaktinformation och säkerställa att medlemsavgifter registreras korrekt.
- Ansvara för att kommunikation till medlemmar, exempelvis nyhetsbrev, utskick och informationsbrev, sker regelbundet och i linje med föreningens mål.
- Stötta styrelsen och kommittéerna med mötesplanering, protokollskrivning och uppföljning.

2. Ekonomiadministration

- Hantera enklare bokföring, fakturering och betalningar i samarbete med föreningens kassör.
- Säkerställa att träningsavgifter, tävlingsavgifter och andra medlemsavgifter faktureras och följs upp.

3. Kommunikation och medlemsservice

- Vara tillgänglig för att besvara frågor från medlemmar, föräldrar och allmänheten via telefon, e-post och sociala medier.
- Samordna kommunikation om föreningens aktiviteter, såsom träningar, tävlingar och evenemang.
- Arbeta med att främja föreningens närvaro i sociala medier och uppdatera hemsidan med relevant information.

4. Organisering av evenemang och tävlingar

- Assistera i planeringen av föreningens egna tävlingar och arrangemang.
- Boka lokaler, koordinera material och samordna volontärer vid större evenemang.

5. Övrig administration

- Ansvara för att uppdatera och underhålla föreningens dokument och policies.
- Stötta föreningens ledare och tränare med praktiska frågor kring scheman, tillgång till utrustning och andra administrativa uppgifter.

Kvalifikationer och erfarenheter

- Tidigare erfarenhet av administrativt arbete, gärna inom föreningslivet eller ideell sektor.
- Grundläggande kunskaper i ekonomi och bokföring.
- God datorvana och erfarenhet av medlemsregister, Office-paketet samt sociala medier (Instagram, Facebook)
- Kommunikativ och serviceinriktad med förmåga att hantera kontakter med olika målgrupper.
- Förmåga att arbeta självständigt och att planera och prioritera arbetsuppgifter.

Personliga egenskaper

- Noggrannhet: Du är strukturerad och lägger stor vikt vid att dina arbetsuppgifter utförs noggrant och i tid.
- Samarbetsförmåga: Du är duktig på att samarbeta och skapa goda relationer med både personal, ledare och medlemmar.
- Initiativförmåga: Du är självgående och kan ta initiativ till förbättringar av administrativa rutiner.
- Flexibilitet: Som en del av en ideell verksamhet kan dina arbetsuppgifter variera, och du är bekväm med att hjälpa till där det behövs.

Arbetstider

Tjänsten är på halvtid (50%) och arbetstiderna är flexibla, men viss arbetstid kan behöva förläggas till kvällar eller helger vid behov, exempelvis vid föreningens evenemang.