Front Desk Coordinator

Vi söker en professionell och strukturerad Front Desk Coordinator till vårt team. Är du detaljorienterad, proaktiv och positiv och tycker om att träffa människor och skapa en välkomnande atmosfär, vill vi gärna höra från dig

Om oss: Hilton Foods Sverige, ingår i Hilton Food Group koncernen, är ett dynamiskt och innovativt företag dedikerat till att tillhandahålla exceptionell service och värdesätter ett vänligt och positivt bemötande för både anställda och besökare. Vi har både internationella och nationella besökare och evenemang.

Om tjänsten

Som Front Desk Coordinator hos oss har du en central roll i vår verksamhet som säkrar att besökare, möten och evenemang fungerar smidigt och effektivt enligt planerat.

Du ansvarar och utgår från vår reception och är företagets första kontaktpunkt för anställda, besökare, entreprenörer och samtal. Du säkerställer ett välkomnande bemötande och hanterar dina uppgifter med hög noggrannhet och professionalism. I samråd med din chef och relevanta funktioner skapar du hållbara och effektiva rutiner och processer för tjänstens arbetsuppgifter. Du ingår i team People & Culture.

Dina ansvarsområden kommer bland annat att omfatta:

- Reception och kontors management: Med ett vänligt, positivt och professionellt bemötande välkomna och ge support till anställda, entreprenörer och besökare. Hålla reception och konferensrum i presentabelt och gott skick. Hantera inkommande samtal, e-post och dirigera dem till lämplig avdelning. Hantera eventuella nödsituationer strukturerat enligt gällande rutiner.
- Koordinera våra möten och evenemang: Proaktivt stöd och arbete med att planera, arrangera och säkerställa möten, konferenser och andra företagsevent genom att koordinera logistik, förbereda material och säkra att alla detaljer hanteras effektivt.
- Service: Ge exceptionell service till anställda, entreprenörer och besökare, hantera varierande förfrågningar och lösa problem snabbt. Välkomna och säkra att ny personal, entreprenörer och konsulter blir väl emottagna och får den utrustning som behövs.
- Support och Samarbete: Bidra till ett positivt arbetsklimat och vid behov stötta andra avdelningar. Arbeta nära kollegor på olika avdelningar för att säkerställa effektivitet och teamwork. Säkra daglig överlämning mellan Front desk våra väktare.
- Researrangemang: Bokning av flyg, boende och transport. Effektivt hantera ändringar och avbokningar i sista minuten.
- Administrativt stöd: Varierande administrativa uppgifter såsom beställning av kontorsmaterial, underhåll av utrustning och dylikt, stöd till ledning, schemaläggning av möten och hantering av kalendrar. Uppdatera relevanta rutiner och instruktioner
- Proaktivt tillvägagångssätt: Identifiera och driva förbättringsåtgärder inom ditt område.

Vem är du?

- Du har minst 3-årig gymnasieutbildning
- Du har flerårig relevant arbetslivserfarenhet från en liknande roller

För att lyckas i rollen ser vi att du serviceinriktad, ansvarstagande, strukturerad med mycket god förmåga att planera och prioritera dina arbetsuppgifter. Du är självgående, lyhörd, initiativrik och noggrann med en naturlig förmåga att skapa en välkomnande miljö för både medarbetare och besökare.

- Hanterar stress och oväntade situationer: Du förblir lugn och handlingskraftig under press, hantera förändringar och oväntade situationer effektivt.
- Kommunikation och samarbete: Du kommunicerar flytande på svenska och engelska, både skriftligt och muntligt. Du har lätt för att samarbeta, ta kontakt och utveckla goda relationer. Du har goda kunskaper i Office-paketet.
- Ordning och reda: Du har mycket god förmåga att planera, sinne för detaljer och att prioritera arbetsuppgifter

Varaktighet/Arbetstid/Lön

- Provanställning med målet att det ska övergå till en tillsvidareanställning
- Dagtid, heltid, 40 h/vecka
- Månadslön enligt överenskommelse
- Tillträde: Enligt överenskommelse

Om oss

Hilton Foods Sverige AB startade 2004. Vi producerar konsumentpackade färskvaror med fokus på kött, ett område vi leder utvecklingen inom. Vi producerar även färsk pizza, risgrynsgröt, ärtsoppa, bruna bönor samt ett flertal vegetariska produkter. Våra produkter levereras till ICA-butiker i hela Sverige. Vi arbetar hållbart, kvalitetssäkert och innovativt genom ständig utveckling. Hos oss blir du en del av ett härligt team där självständigt arbete och teamwork går hand i hand.

Vi erbjuder bland annat:

- Friskvårdsbidrag
- Subventionerad frukost och lunch i vår egen restaurang
- Fri parkering och el till motorvärmare
- Frukt, kaffe, te
- Erbjudande om gruppförsäkring
- Erbjudande om leasing cykel
- Ersätter läkar- och receptbelagd medicin upp till högkostnadsskydd

Vi lägger stor vikt vid personlig lämplighet. Urval sker löpande och tjänsten kan komma att tillsättas innan sista ansökningsdag.