Administrativ handläggare

Malmö universitet är ett nyskapande, urbant och internationellt lärosäte som tack vare engagerade och erfarna medarbetare bidrar till samhällsutveckling. Hos oss arbetar lärare, forskare och andra medarbetare med olika kompetenser tillsammans för att bedriva utbildning och forskning av hög kvalitet. Alla yrkeskategorier och roller är viktiga. Du är välkommen att söka jobb hos oss

Här kan du läsa mer om hur det är att arbeta på Malmö universitet: Jobba hos oss  

Vi söker   
Vi söker en administrativ handläggare med placering vid TS-verksamhetsstöd.

Innehåll och arbetsuppgifter   
Som administrativ handläggare har du en central funktion i stödet till Institutionen för datavetenskap och medieteknik där du behöver samarbeta med många medarbetare i en kvalificerad och komplex miljö, samtidigt som du utgör en viktig länk mellan fakultetskansliet och institutionen. Du arbetar nära institutionens prefekt och utgör stöd till institutionens ledningsgrupp och enhetschefer. Tyngdpunkten ligger på att se verksamhetsnära behov och att koordinera och samordna processer, som till exempel institutionens verksamhetsplanering, tjänsteplanering samt bidra till institutionens kvalitetsarbete.

Rollen som stöd till prefekt och ledningsgrupp innebär att bereda prefektbeslut, bereda agendor, skicka kallelser till möten, skriva anteckningar samt utföra efterarbete. Du utgör ett viktigt stöd i administrationen av institutionens doktorander, lärare och forskare vilket innebär att i samarbete med institutionens HR och ekonomer hantera doktorandanställningar och introduktion av nyanställda. Det kan också förekomma utvecklingsarbete av institutionens interna processer. I arbetet ingår också att vara administrativt stöd till institutionens Handledarkollegium.

Som administrativ handläggare deltar du i universitetsgemensamma nätverk. Handläggning och administration inom andra områden kan komma att ingå.

Kvalifikationer   
Du har akademisk utbildning som arbetsgivaren bedömer som relevant och flera års erfarenhet av arbete med kvalificerat ledningsstöd eller handläggning, gärna på institutionsnivå, inom högskolesektorn. Meriterande är arbete med tjänsteplanering i till exempel Retendo eller liknande system. Meriterande är även erfarenhet av att ha arbetat i en internationell miljö.

Arbetet ställer krav på att du har god samarbetsförmåga och kan skapa förtroendefulla relationer. Du har god kommunikativ förmåga och har ett lösningsorienterat arbetssätt. Arbetet förutsätter också att du är noggrann, tålmodig, förutseende, lyhörd för andras synpunkter och har ett intresse för verksamhetsfrågor. Du har ett proaktivt synsätt som innebär att du kan arbeta självständigt i en komplex miljö där du har förmåga att växla mellan arbetsuppgifter, men också vara förberedd på att arbetsbelastningen kan vara hög under vissa perioder.

Rollen som administrativ handläggare förutsätter att du har god förståelse för universitetet som myndighet och har god förmåga att tolka och tillämpa regelverk inom ditt kompetensområde.

Vi jobbar dagligen i en mängd olika datasystem och du behöver ha en utvecklad systemförståelse och är bekväm med att lära dig nya digitala verktyg. Du behärskar Office 365. Du kommer att arbeta i Retendo och Hypergene. Universitetet är en internationell miljö och verksamheten förutsätter att du har mycket goda kunskaper i engelska och svenska i såväl tal som skrift. Vi kommer att lägga stor vikt vid personlig lämplighet.

Arbetsplats 
Du kommer att vara organiserad under Gemensamt verksamhetsstöd och placerad på kansliet vid Fakulteten för teknik och samhälle, med arbetsplats på Niagara. I Fakulteten för teknik och samhälle ingår Institutionen för datavetenskap och medieteknik och Institutionen för materialvetenskap och tillämpad matematik. Miljön är internationell med lärare, forskare och studenter från över 25 olika nationaliteter. Tjänsten avser kvalificerat ledningsstöd till Institutionen för datavetenskap och medieteknik.

Upplysningar   
Administrativ chef Cecilia Ihse, cecilia.ihse@mau.se, 040-665 8065

HR-specialist Niklas Tholin, niklas.tholin@mau.se, 040-665 7009

  
Inför rekryteringsarbetet har Malmö universitet tagit ställning till rekryteringskanaler och marknadsföring. Vi undanber oss därför alla erbjudanden om annonserings- och rekryteringshjälp i samband med denna annons.    

Ansökan  
Du söker anställningen via Malmö universitets rekryteringssystem genom att klicka på knappen "Ansök". Du som sökande ansvarar för att ansökan är komplett i enlighet med instruktioner nedan och att den är universitetet tillhanda senast 2025-02-27. Din ansökan ska skrivas på svenska, engelska eller något av de nordiska språken. Du som sökande ansvarar för att din ansökan och dess bilagor översätts.

Ansökan skall innehålla:

• Meritförteckning
• Relevanta betyg och intyg
• Kortfattad redogörelse på max 1 sida där du beskriver din erfarenhet, bakgrund och kompetens relaterad till den sökta anställningen och hur detta gör dig till den mest lämpliga kandidaten

Övrigt   
Anställningen är en heltids tillsvidareanställning. Provanställning kan komma att tillämpas. Intervjuer kommer att hållas i vecka 11.

Malmö universitet är en arbetsplats och ett lärosäte som strävar efter att ha ett öppet och inkluderande synsätt, där jämställdhet och lika villkor tillför mervärde i vår verksamhet.   

Malmö universitet tillämpar individuell lönesättning.   

 Tillträde   
Enligt överenskommelse.  

Fackliga företrädare   
SACO: rebecka.johansson@mau.se
SEKO: anne.sundel@mau.se
OFR: lutfi.zuta@mau.se

    

Välkommen med din ansökan