Ledningsadministratör till institutionen för fysiologi och farmakologi

7 months ago


Stockholm, Sweden Karolinska Institutet Full time

Din roll

I denna roll kommer du bland annat att;

vara prefektens närmaste stöd och säkerställa att det dagliga arbetsflödet är så smidigt som möjligt. vara första kontaktperson, planera och koordinera möten och hjälpa till att strukturera prefekts kalender utifrån tydliga prioriteringar. förbereda agendor, skicka kallelser och skriva protokoll för ledningsgruppens möten och andra institutionsgemensamma möten. upprätta briefings, presentationer, läsa utkast och förbereda mejlsvar.  göra bokningar för prefekts tjänsteresor  hantera utläggshantering och kontering av prefektens kostnader. förbereda, boka och genomföra praktiska arrangemang kring events, konferenser och andra institutionsaktiviteter, t ex forskningsseminarium och chefsevenemang. arbeta med dokumenthanteringsplan. Viss diarieföring och arkivering förekommer. utföra ekonomisk administration, exempelvis rekvirering av forskningsbidrag, skapa fakturaunderlag, uppläggning av användare i ekonomisystemet, genomföra inventering, ansvara för licensadministration, enklare bokföringsmässiga utredningar, t ex av differenser. samarbeta med verksamhetens övriga enheter.

Andra liknande arbetsuppgifter av administrativ karaktär kan förekomma.

Vem är du? 

I denna roll uppmuntras du att ha ett proaktivt arbetssätt med förmåga att anpassa prioriteringar utifrån situationen. Du är duktig på att planera, strukturera och hålla ordning samt driva arbetet framåt. Det är viktigt att du känner dig lika bekväm med att arbeta självständigt som i samarbete med andra, och periodvis även i högt tempo. Välutvecklade kommunikations- och nätverksfärdigheter kommer att hjälpa dig att lyckas i rollen. Du är trygg i dig själv och har en god förmåga att arbeta parallellt med flera arbetsuppgifter.

För att vara framgångsrik i denna roll är det avgörande att du är extremt pålitlig, tycker om att ge service och att du alltid upprätthåller en hög grad av professionalism. Som person är du förtroendeingivande och har vana att hantera konfidentiell information.
Vi söker dig som har fullgjord gymnasieexamen och innehar minst tre års erfarenhet av att stötta ledande befattningshavare eller annan arbetslivserfarenhet som arbetsgivaren bedömer likvärdig. Du ska ha grundläggande kunskaper i redovisning och dokumenterad erfarenhet av att ha arbetat med ekonomiadministration och erfarenhet av att hantera fakturor i affärssystem/ekonomisystem. Du behöver ha hög digital kompetens med god datorvana inom MS-Officepaketet, och du har lätt att lära dig nya system. Du har även en mycket god förmåga att uttrycka dig på svenska och engelska, både i tal och skrift.

Det är meriterande om du har eftergymnasial utbildning som arbetsgivaren bedömer är relevant för tjänsten. Vi ser det även som meriterande om du har erfarenhet från att arbeta på svenskt lärosäte eller på annan statlig myndighet. Det är också en stark merit om du i tidigare arbetat som VD-assistent eller motsvarade. 

I denna rekrytering kommer stor vikt kommer läggas vid personliga egenskaper.

Vad erbjuder vi? 

Karolinska Institutet är ett av världens ledande medicinska universitet. Vår vision är att driva utvecklingen av kunskap om livet och verka för en bättre hälsa för alla. Här bedriver vi framgångsrik medicinsk forskning och har det största utbudet av medicinska utbildningar i Sverige. Vid Institutionen för fysiologi och farmakologi har vi både forskning och stort utbildningsuppdrag.

Som universitet är Karolinska Institutet en statlig myndighet. Det gör att du får goda förmåner genom vårt kollektivavtal, innefattande exempelvis pensionsavsättning, semesterrätt samt ersättningar vid föräldraledighet och sjukfrånvaro. Medarbetare på KI erbjuds också möjlighet till ett flexibelt arbetssätt. Det innebär att du i viss omfattning kan arbeta en del av din arbetstid på distans om verksamheten tillåter. Tjänsten utgår från forskningshuset Biomedicum där man sitter i ett öppet kontorslandskap tillsammans med övrig administrativ personal. 



  • Stockholm, Sweden Karolinska Institutet Full time

    Din roll I rollen som HR-partner kommer du att vara ett stöd och delge information till både chefer och medarbetare kring regler, lagar och avtal inom HR-området. Du är lyhörd för utmaningar som uppstår och med din kunskap ger du råd om potentiella möjliga lösningar på HR-relaterade ärenden. Du medverkar till utvecklingen av rutiner och...


  • Stockholm, Sweden Karolinska Institutet Full time

    Din roll Dina viktigaste arbetsuppgifter är att: Arbetsleda gruppen, vilket innefattar att fördela och koordinera arbetsuppgifter, samt att tillsammans med gruppen utveckla processer och arbetssätt Skapa engagemang och utveckla samarbetet inom gruppen Samarbeta med kursansvariga och lärare och därigenom säkerställa leverans av service till...


  • Stockholm, Stockholm, Sweden Aleris Heart Center AB Full time

    Vi söker nu en erfaren klinisk fysiolog som har kunskaper inom ultraljudsundersökningar och vill arbeta på Aleris Heart Center AB.Aleris Heart Center AB är en av Sveriges största öppenvårdsverksamheter inom klinisk fysiologi som arbetar på uppdrag av Region Stockholm. Vi finns på två enheter i centrala Stockholm, Folkungagatan samt Sabbatsbergs...


  • Stockholm, Sweden Karolinska Full time

    Biträdande överläkare i klinisk fysiologi till Barnhjärtcentrum Är du specialistläkare inom klinisk fysiologi och vill utreda och behandla barn och ungdomar med hjärtproblem, från att de är nyfödda och upp till att de fyller 18 år? Hos oss kommer du att ta hand om barn med medfödda hjärtfel, arytmier och hjärtmuskelsjukdomar. V i...


  • Stockholm, Sweden Aleris Full time

    Om dig vi söker Som person Vi söker dig som håller en hög professionell nivå i din yrkesutövning.  Som person är du öppen för förändringar, och nya förutsättningar, i en miljö där långsiktighet och kvalitet är ledord. Hos oss står det personliga bemötandet i fokus. Våra värderingar; omtanke, engagemang, professionalism och...


  • Stockholm, Sweden Karolinska Institutet Full time

    Din roll Som IT-administratör / Support-tekniker inom Institutionen för MEB kommer du att ha en central och viktig roll inom IT-avdelningen. Du kommer att ingå i Drift- och supportgruppen som hanterar MEB:s gemensamma IT-infrastruktur och rapportera till IT-chef.  Din huvuduppgift kommer vara att hantera administration av licenser och övriga...


  • Stockholm, Sweden Karolinska Full time

    Sektionschef till sektionen för Barnallergi och lungsjukdomar Nu söker vi dig som vill leda och utveckla Sektionen för Barnallergi och lungsjukdomar på Astrid Lindgrens barnsjukhus! Vi erbjuder Ett utvecklande och givande arbete med att leda en högspecialiserad verksamhet inom barnallergi och lungmedicin vid Astrid Lindgrens barnsjukhus ...


  • Stockholm, Stockholm, Sweden Vendo Full time

    Beskaffningschef i trygghetOm du är en målmedveten och driven person som vill jobba med försäljning och leverans av säkerhetslösningar, kan detta vara rollen för dig. Du kommer att arbeta tillsammans med ett team som har passion för säljande och skapar värde för kunderna.Tjänsten innebär:Att jobba med försäljning och leverans av...


  • Stockholm, Stockholm, Sweden Inte Bara Post Bemanning Full time

    ArbetsbeskrivningVår kund är ett av Sveriges största internationella industriföretag som söker en administratör till deras kontor i centrala Stockholm. Du kommer att arbeta i ett team på 11 personer som hanterar inköp och försäljning av råmaterial.FunktionenSäkerställa ett smidigt och korrekt genomförande av de överenskomna...


  • Stockholm, Sweden TakeReference Full time

    Är du redo att ta nästa steg i din säljkarriär? TakeReference kan bli din partner på vägen.Som en ledande headhunting- och rekryteringsbyrå i Sverige har vi gedigen erfarenhet av framgångsrik coachning och matchning till en rad säljuppdrag i många branscher. Tack vare vårt omfattande nätverk bland säljande företag och expertis inom rekrytering...


  • Stockholm, Sweden Coor Service Management Full time

    På Tech@Coor är det innovation som driver oss. Vi är kärnan i den tekniska utvecklingen av facility management och levererar intelligenta digitala lösningar över hela Norden. Gå med i vårt dynamiska team idag och bli en del av en arbetsplats där innovation frodas och gör skillnad i varje lösning. Intresserad? Besök för att hitta mer...


  • Stockholm, Sweden Tre Full time

    Välkommen till Tre, telekomaktören som älskar att utmana och utforska. Vi tror på laget före jaget, vi vill ge dig ditt livs bästa ledare, vi älskar olikheter, hatar orättvisor och vi applåderar bra resultat framför långa arbetsveckor. Visst låter det Trevligt? Vårt team är tankekraften som ser till att våra högt uppsatta mål och...


  • Stockholm, Stockholm, Sweden Region Stockholm Full time

    Om Region StockholmRegion Stockholm är en av Sveriges största regioner med omfattande verksamhet inom hälso- och sjukvård, utbildning och forskning.Vår vision är att våra invånare ska ha bästa möjliga hälsa och levnadsvillkor. För att uppnå detta söker vi nu en Avtalsansvarig till enheten för barn, kvinnor, unga och asyl.TjänstebeskrivningI...


  • Stockholm, Stockholm, Sweden Transdev Full time

    TjänstebeskrivningSom teknikspecialist på Transdev har du en viktig roll i vår planeringsavdelning.Vår uppgift är att utveckla våra system och arbetssätt för att stötta våra verksamheter. Vi söker nu en tekniskt intresserad person med erfarenhet av programmering och kunskap om planeringssystemet Hastus.Förutsättningar och ansvarInitiera, driva...


  • Stockholm, Stockholm, Sweden Region Stockholm Full time

    Vi söker en erfaren undersköterska som vill arbeta på Södersjukhuset i Region Stockholm. Södra sjukhusets avdelning 82 behandlar patienter med olika sjukdomar inom lungmedicin och hematologi.En stor del av våra patienter har akuta eller kroniska blod- och lungsjukdomar. Vi sätter stort värde på ett nära teamarbete med alla yrkesprofessioner, för...


  • Stockholm, Sweden Coor Service Management Full time

    Är du en Quinyx-entusiast med passion för HR, tidrapportering, och systemutveckling? Vill du spela en nyckelroll i Coors digitala utvecklingsresa? Då kan denna roll vara perfekt för dig! Coor har implementerat Quinyx, marknadens mest moderna schemaplanerings- och tidrapporteringssystem, på nordisk nivå. Nu söker vi en nationell systemspecialist och...


  • Stockholm, Stockholm, Sweden MTR Stockholm AB Full time

    JobbbeskrivningVi söker en erfaren sanerare till vår arbetsgrupp. Som sanerare på MTR Stockholm AB är du ansvarig för att säkerställa att våra fordon och kundmiljöer är fria från farliga ämnen och föroreningar. Detta innefattar bland annat kemisk sanering, foliering och målning av fordonen samt högtrycksspolning och slipning av...


  • Stockholm, Stockholm, Sweden Avalanche Studios Group Full time

    Om du är analytisk, strategisk och kommunikativ vill vi att du ska bli vår nya Driftledare för affärskontroll och strategi.Avalanche Studios Group erbjuder en spännande arbetsmiljö där du kommer att ha stor möjlighet att utvecklas i din karriär. Vår bedömning av lönesumman för denna tjänst är mellan 85 000 - 120 000 kr per månad beroende...


  • Stockholm, Stockholm, Sweden emagine Consulting Full time

    Om enhetenDIGG arbetar med att säkra digitala identiteter och förutsättningar för en framgångsrik digitalisering. Ett viktigt uppdrag är att utveckla Sveriges första statliga e-legitimation.LönDen estimierade lönen för denna tjänst ligger inom intervallet 85 000 – 110 000 kr per månad i form av fastighet som skall innehas på...


  • Stockholm, Stockholm, Sweden Stockholms stad Full time

    Jobbeskrivning: Vårt uppdrag är att stärka stockholmarnas livsvillkor, och vi söker dig som vill vara en del av det. Som socionom på Stockholms stad kommer du arbeta med barn, unga och deras familjer i samverkan med kommunens verksamheter. I den här rollen har du möjlighet att utforma och implementera arbete med elever i Regional särskild...